公文寫作與處理考點：審核、分發和傳閱

　　1.審核。機關文書部門收到下級機關上報的需要辦理的公文，應當進行審核。審核的重點是：是否應由本機關辦理;是否符合行文規則;內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定;涉及其他部門或者地區職權范圍內的事項是否經過協商、會簽;使用公文文種、公文格式是否規范等。

　　經審核，對符合規定的公文，文書部門應當及時提出擬辦意見報機關負責人批示或者交有關部門辦理、閱知。對屬于部門職權范圍內的事項或者經上級機關授權、委托由部門辦理的事項，應當直接轉請有關部門辦理;需要兩個以上部門辦理的公文，應當明確主辦部門;緊急公文，應當明確辦理時限。

　　對不符合規定的上報公文，經本機關辦公廳(室)負責人批準后，可退回呈報單位并說明理由。

　　2.分發。公文的分發亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內容、性質和辦理要求，及時、準確地將收來文件分送給有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。

　　分發的原則和具體要求是：

　　對那些方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件，或重大問題的請示、報告之類的文件，以及文書人員還不能判定應由哪個部門承辦的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導。分送給機關領導閱批的文件，要先填好《公文處理單》連同文件一并送批，以便領導人簽署具體意見，文件經領導人批辦后，再根據批辦意見分發辦理。

　　相關鏈接：

　　公文的催辦是指那些必須辦理答復的文件，根據承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。要求做到緊急公文跟蹤催辦;重要公文重點催辦;一般公文定期催辦。防止積壓、延誤。建立催辦制度，是避免辦理拖沓，文件積壓，克服官僚主義，加速文件運轉，提高機關辦事效率的重要措施。

　　公文的催辦工作一般有以下兩種情況：

　　一是對內催辦。主要內容是：上級機關發來本機關的文件，特別是對要及時回復的文件的催辦;平行或不相隸屬的機關單位向本機關聯系商洽工作的文件的催辦;下屬單位主送本機關的請示性文件的催辦;本機關下發所屬單位需要回復文件的催辦。

　　二是對外催辦。主要是指本機關上行或平行需要對方回復的文件的催辦。

　　催辦工作應當注意做到以下幾點：

　　(1)要明確催辦范圍。無論是對內催辦還是對外催辦，都只是針對那些必須進行催辦的公文，而不是說所有的公文都要催辦。

　　(2)要將催辦落實。由于催辦是公文處理工作中一項必要的制度，是收文辦理中的一個重要環節，所以必須堅持做好。對一些特別重要的緊急的公文，機關領導還應當親自過問進行查辦;即使對一些普通急件、平件也應當由秘書部門或者指定專人負責進行催辦。

　　(3)要建立和加強公文催辦工作的組織機構。在一般較小的機關，由于公文數量比較少，組織機構比較簡單，就可以由辦公室的文書工作人員來負責進行催辦，而在一些大的機關，由于公文數量較多，機構設置較復雜，所以可以考慮設立一個專門負責總催辦的機構和人員，各部門也可以指定一名文書工作人員負責進行催辦工作。

　　催辦工作應根據不同的情況，靈活采用口頭催辦、電話催辦和書面催辦等形式，其主要方法有：

　　(1)在機關內部，盡可能由催辦人員上門當面催詢，了解有關公文的承辦情況，也可利用分送文件給領導或各部門有關人員的機會進行口頭催辦。

　　(2)對外機關，可由催辦人向承辦單位或者承辦人用電話進行催詢，或用發便函、催辦單等方式進行催辦。

　　(3)如果為了便于掌握情況，由負責內收發的文書工作人員兼管公文催辦工作時，就可以利用收文登記簿將必須催辦的文件登記，注明承辦時間，在辦理答復以后，立即填上復文號，然后通過經常檢查登記簿來掌握文件催辦工作的進展情況。對于一些大的機關來說，由于他們在工作中所形成的文件數量比較多，設專人進行文件登記時，可以考慮使用催辦登記簿或者催辦單(見表11—8)，將那些必須進行催辦的文件逐一進行登記，使用催辦單時，可以按照承辦的時限或者承辦單位來進行排列，凡是已經辦理完畢的文件，就可以在催辦單上填寫辦理的情況，并將該份催辦單抽出，放在另一個地方，以便于檢查。