公文：紀要的寫作要求

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　　1.以實事求是的態度真實準確地反映會議的各項內容。對與會者的發言與議定事項可歸納概括、提煉或作必要的刪節，但絕不要按主觀意圖，隨意增添內容，甚至加以歪曲或篡改。對于會后工作的安排，包括責任分工、時限要求務求表述準確、具體，以利傳達貫徹與督促檢查。對于會議中出現的重大分歧，應如實記載反映。

　　2.突出重點，簡明精煉。應根據會議性質確定紀要的重點，對于重點部分應作詳盡的闡述。對于會議內容應加強分析與歸納概括，以便做到深入淺出，重點明確，語言簡明：如對于會議中產生的各種觀點，應加以集中與分析鑒別，作出理論上的概括，使紀要具有說理性;對會議中反映出的各種情況，也應認真進行分析，從中提煉出最典型最有說服力的事例與數據并作概括說明;對于會議的過程與主要情節也應概括介紹，舍棄繁瑣的細枝末節。

　　3.層次分明，條理清楚。紀要的各個層次除可用分標題、序數表示外還可使用“會議決定”、“會議同意”、“會議聽取了并經討論決定”等慣用語表示。

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　　公文作為一種特定的文書材料，具有特定的功能，因而也就具有自己的特點。公文的主要特點可以歸納為三個方面，即法定作者、法定效力和特定體式。

　　1.法定作者

　　法定作者，就是指依法成立并能以自己的名義行使權力、承擔義務的組織或個人。各級黨政機關、社會團體和企事業單位，凡是依法建立并合法存在的，均可依據自己的職能和權限范圍制發文件，它們都是公文的法定作者。

　　公文大多是以機關的名義制發的，但有時也以領導人名義制發，如命令、議案等文種，都在文件上簽署個人的姓名。領導人是由法定組織通過選舉、委任等法定程序產生的，以領導人名義發布公文，是代表其所在機關依法行使職權，所以他們也是公文的法定作者。

　　公文的撰擬，一般由秘書或業務部門人員起草，有時組織寫作班子分頭執筆。這些草擬公文的人員，都不能視為公文的法定作者。他們是機關的代言人，是受命寫作的。法定作者這一特點，體現了公文高度的嚴肅性。任何未經法定程序核準的組織不得制發公文，也不允許任何人假冒法定組織發布公文。偽造、變造國家機關公文的，將按擾亂公共秩序罪依法懲處。

　　2.法定效力

　　公文法定效力的大小取決于兩方面：一是制發機關地位的高低和職權范圍的大小;二是公文內容的重要程度。此外，公文的法定效力具有一定的時間性，被稱為公文的時效。

　　公文是處理公務的工具，是機關的喉舌。制發公文，是各級機關根據其合法地位行使職權的一種重要形式。公文的權威性和行政約束力，來自它的制發機關的權威和合法地位，如黨中央、國務院的文件體現了黨和國家的意志，具有最高的權威性;省委、省政府的文件在全省范圍內具有法定效力。又如法規性、指揮性公文，其法定效力高于一般的知照性、事務性公文。另外，沒有一份公文是永遠有效的。隨著形勢的發展、情況的變化，舊的文件就會被新的文件所代替;某項工作一旦結束，那么相關的公文也就完成了它的使命，不再具有現實效用。失去現實價值的公文，經立卷歸檔，可以發揮歷史效用，以備查閱和參考。

　　3. 特定體式

　　特定體式，就是指特定的體例格式，包括統一的種類、名稱、格式以及辦理程序。為了維護公文的權威性、嚴肅性、準確性，提高辦事效率，黨和國家作了許多具體規定，撰制公文時必須嚴格遵守。

　　《黨政機關公文處理工作條例》規定了行政公文的種類及其名稱。每一種公文，都有特定的適用范圍，具有特定的作用。公文撰制者必須正確地選擇和使用文種。

　　公文的格式，指公文的結構要素及其編排形式。結構要素有的屬于必備要素，如標題、正文等;有的屬于附加標記，如秘密等級等。編排形式，包括各組成要素在頁面上的安排以及用紙、字體等方面的要求。

　　公文有一整套獨特、固定的處理方式，這就是辦文程序。如收文辦理包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等程序;發文辦理包括復核、登記、印制、核發等程序。這些程序都不能隨意省略或顛倒。