OA系統文檔管理系統：告別“邊培養邊失去”窘態

　　OA系統未普及之前，企業的管理者們都有過類似的煩惱：某個員工離職了，不僅帶走了公司的信息和客戶資料，工作經驗也沒給企業留下，企業花精力辛苦培養了一個人才，獲得的價值甚少。新員工入職后，又要重新開始新的培訓，就這樣周而復始，不斷培養，不斷失去，特別在如今人員流動性居高不下的背景下，這樣的循環讓企業無形中損失很多，內耗很多。如何避免這類事件頻頻發生，如何降低員工高流動率的影響，保證企業的穩定與發展?OA系統在整個工作過程中扮演著舉足輕重的角色。華天動力OA系統文檔管理系統帶您了解如何解決上述問題!

　　隨著信息化建設的發展，計算機的普及使企業的電子文檔越來越多。企業中普遍缺乏一個集中管理文檔的服務器和知識中心，導致很多關鍵資料和文件，分散在不同的電腦上，面臨著多種意外損失的風險。作為企業知識最重要的載體，分散的文檔意味著技能和經驗的隔離，一旦損失，就會直接導致技術上和業務上的失敗。信息化進程的加速，企業的領導者和管理者們逐漸認識到文檔管理的重要性，在日常辦公中不可或缺。然而企業在進行文檔管理的過程中，經常會碰到以下情況，例如：海量文檔存儲，管理困難、查找緩慢、效率低下、文檔版本難以管控，出差時或下班期間沒辦法提取文檔影響工作效率等問題。

　　華天動力協同OA辦公系統的文檔中心，通過方便、快捷、易用的操作，為廣大企業用戶提供了用來創建和管理大批量文檔的功能。不僅提供文檔的上傳、下載功能，更支持文檔模板的管理，智能的全文檢索，文檔的更新提醒，項目體系的完美支撐，靈活的權限控制，嚴謹的版本管理，全面的報表分析等功能。讓企業在使用過程中操作簡單，查找容易，只要有權限隨用隨取的文檔管理更大大提高了企業的工作效率。

　　企業都會有自己的文檔樣式，當制作一個新的文件時，需要套用現有的樣式。為了達到這一目的，在建立文件時，通常會使用一個現有的文件復制后，再文件中進行修改。為了適應這一工作要求，我們設置了文件模板功能。它的設置方式是能夠在線建立Word和Exel類型的文件模板，模板建立后，能夠通過建立文件夾綁定模板或在線新建文件時使用模板。

　　一個項目通常會產生大量的文檔，比如在立項階段需要有項目需求書、項目方案書，在投標階段有投標書，在施工階段有安全保障書、進度計劃表等，這些文檔需要匯總在一起并形成一個文件夾樹。在這里面，有的文件夾是只允許財務查看的，比如結算，有的文件夾是需要全體人員查看的，比如進度計劃、安全檢查等，說明還需要有訪問權限的控制才可以。

　　而對于投標文件夾，里面除了要放置相關的文件外，必須要有一個標書，標書又是有一個格式的，這就需要使用文件模板。針對于類似的需求，系統中設置了項目規則這一功能。它的設置方式是在項目規則中，完全可以按照實際業務需求，先把文件夾樹按規則建立出來。當有新的項目時，直接按項目規則建立文件夾即可。通過項目規則能夠快速建立符合業務邏輯的文件夾樹，極大簡化了工作程序，提高工作效率。

　　我們可以通過全文檢索功能來實現文件查詢。在系統左側菜單下方提供全文檢索查詢功能。在此處輸入要查詢的文檔的內容關鍵字，系統能夠自動檢索全部的文檔，通過文檔的標題和內容找到全部相關的文檔。查找到的文件也是根據文件的權限來顯示，對于沒有權限的文件是查不到的。還可以應用標準查詢功能，可以按文件名、關鍵字、創建者、創建時間、最后修改時間等條件進行檢索。全文檢索功能不僅能夠通過文件的標題進行查詢，最關鍵一點是，它可以直接搜索文檔的內容，按查詢關鍵字進行內容比對，找到需要的文檔，為工作提供了巨大的便利。

　　除了上訴幾點功能，華天動力協同OA文檔管理系統還具備記憶訪問視圖、靈活的權限控制以及符合ISO的版本控制功能。它的自動記憶的訪問視圖讓用戶有更舒適的使用體驗。而靈活的權限控制是對于保密的文檔我們可以控制把權限不開放給不能看的員工，對于有些只能查看不能編輯的用戶，我們只給他查看權限，甚至可以修改的用戶我們可以控制他是否可以刪除及下載文件，權限控制到每個細節，讓文檔管理更為規范、嚴謹。同時，華天動力協同OA文檔管理系統符合ISO的版本控制。對于企業多變的文檔信息，多人員操作同一文檔，通常修改記錄很難控制，修改過程中出問題很難查找，有了版本控制所有問題引刃而解，并且我們記錄了修改時間及修改人，方便后續的問題處理。該功能也為企業實現ISO文檔化提供了強有力的工具。