會務工作：如何安排才顯得更加有禮有節

　　1、如何制發會議通知?

　　通知發出后，一定要確認參會人員有沒有接到通知，參不參加會議。對那些兼任多個職務的特殊人員，一定要核實到人，是不是本人參加，以便正確擺放席卡。

　　2、如何選定會場?

　　主要按照大小適中、條件具備、距離較近、經濟實惠來選定。

　　3、如何確定會標、回頭標和宣傳標語?

　　會標可以根據會議通知來確定。回頭標和宣傳標語，要緊扣會議主題，富有號召性、鼓動性。

　　4、如何排列席卡?

　　主席臺的排列。當主席臺人數較多時，可設立1排以上的主席臺，領導分排就座。以面向臺下來看，當主席臺人數為單數時，1號人員居中，2號人員在1號人員左手位置，3號人員在1號人員右手位置，以此類推。當主席臺人數為雙數時，1號人員在中心點偏右的位置，2號人員在中心點偏左的位置，即1號、2號人員之間的中心點即為主席臺的中心點，3號人員在1號人員右手位置，4號人員在2號人員左手位置，以此類推。

　　有發言的要準備“發言席”席卡，會前擺放到位。發言前5分鐘，要請發言人員到達主席臺后面靠近發言臺的一側，準備發言，發言后回到自己的座位上。

　　5、如何保證話筒和音響良好?　　選擇好的話筒。反復查看檢修，確保穩定運行。會議開始前10分鐘還要最后檢查一次話筒，確保使用良好。

　　6、如何發獎?

　　將領獎人員安排靠前相對集中就座，便于組織領獎。

　　對禮儀小姐進行彩排。禮儀小姐從主席臺一側手捧獎品依次上臺，前后兩人距離相等，走到第一排主席臺前，先自然轉向臺下，展示獎品，然后，轉向主席臺，將獎品交給發獎領導，自然轉身，從另一側離開主席臺。

　　對領獎人員進行彩排。確定每批領獎人數。按照主席臺上第一排所坐發獎領導的人數，確定每批上臺領獎的人數，要注意領獎人數一般不要超過發獎領導人數，盡量避免一位領導同時頒發1個以上獎項，減少失誤的可能。

　　將發獎人姓名與領獎人姓名一一對應排列打印，發到每一位領獎人員手中，讓其記住自己走到哪位領導面前領獎。

　　正式上臺領獎前，由禮儀小姐引導領獎人員走上主席臺，走到對應的發獎領導面前后，所有領獎人先轉向臺下，約停頓5秒鐘，然后向后轉向主席臺，面帶微笑從對應的領導手中領獎，領獎后，再次向后轉向臺下，約停頓8秒鐘，展示獎品，讓攝影攝像記者攝影攝像。最后，從另一側回到座位上。

　　7、如何簽訂責任狀?

　　將簽狀人員安排靠前相對集中就座，便于組織簽狀。

　　準備責任狀、簽狀桌椅、“簽狀席”卡、簽字筆。安排抬簽狀桌的人員，并要統一服裝。禮儀小姐要訓練有素。參加簽狀人員要事先通知。簽獎時樂曲配套，音量適中。事前要多次彩排。

　　8、如何做好會議的后勤保障(主要是車輛、秩序、電力)?

　　調配會議所需車輛，特別是接送參加會議領導的車輛，要座位充足，車內整潔，并準備1臺備用車輛。要有工作人員現場服務。

　　安排人員維持會場內外秩序，保證車輛停放有序，環境安靜。開會之前要檢查會場內外，開會時也要關注會場內外，以便及時處置突發情況。

　　準備電力保障車，并有專業人員跟蹤服務，確保停電之后立即供電。

　　9、如何做好節儉工作?

　　遵循必要、簡單、方便的原則。

　　一是會場大小適中、設施設備夠用，不要過份追求高檔豪華。會場距離較近，方便多數人來往。

　　二是場內布置都有必要性，以烘托氣氛，不能太復雜、太花哨。

　　三是會議材料要盡量減少。

　　四是食宿要就低不就高。住宿可安排普通標準間。

　　五是車輛以自接為主，以借為主，盡量不租用。

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