職場メール十大忌

毎日たくさんのメールをもらっています。

長年の職場での経験をもとに、人気をまとめました。

忌み嫌われる

多くの人がメールを書くと、直接に用件を話します。「私は誰か知っているはずです」という感じです。「こんにちは」を使う人もいます。これらは全部マナー違反です。

正しいやり方は、相手が職位（姓＋職位）を呼ぶ場合、職位が分からないなら、姓＋氏/お嬢様を使うことです。

もちろんおなじみの場合は、両方の呼び方ができますが、この場合は非公式メールに限られます。

注意に値するのは、「こんにちは」を使うほうが「こんにちは」よりもっと禮儀正しいです。

むやみに呼ぶな。

比較的に禁忌したのはすべての人を管理してすべてマネージャーを叫ぶので、普通の従業(yè)員はもちろんとてもうれしくて、しかしマネージャーの職務(wù)より高い人を犯すことができます。

他人を呼ぶときは「副」を省きますが、できるだけ跳ぶのではなく、他人に降格させてはいけません。

例えば相手は副社長で、「名字＋社長」と呼んでもいいですが、「名字＋総経理」と呼ばないでください。相手が副社長であれば、相手を社長または社長と呼んではいけません。

三タブーはすべての人に回復(fù)する。

普通は送信者に返信するだけで、すべての返信が必要な場合が少ないです。相手は同時に多くの人に送ったかもしれませんが。

他人に迷惑をかけることを減らすために、「リプライ」機能を使えばいいです。他の人に寫し取る必要があるなら、できるだけ自分で実際の必要に応じて選択的に書いてください。

特に注意しなければならないのは、良いことは他人に寫し取ることができて、悪いことはできるだけ一対一で処理します。

もちろん、便利なメールのやり取りで口喧嘩する行為は、個人のイメージに影響を與えます。

差出人は「全員に返信する」という不職業(yè)を相手が勝手にクリックしないようにするために、大量の宛先を「密送」のところに置いて、本文の先頭の位置に受信者のグループ名を書いてください。例えば「各事業(yè)部経理へ」など、受信者が自分と同時にメールを受け取った人はどの人なのかを明確に把握して、迷惑メールの発生を避けられます。

四タブーボスを受取人の一人として數(shù)えてください。

よく手紙を書きます。何人かの受信者の中で、自分の社長はその中の一人です。これは社長にあまり尊重されていないと思われます。

社長への手紙なら、彼に単獨で書く必要があります。他の人を?qū)懁啡·氡匾悉ⅳ辘蓼护蟆?/p>

もちろん、上司に送ることはできません。他の人に寫し取ります。

私は多くの研修の場で學(xué)生に聞いたことがありますが、もし彼らが社長から手紙をもらったらどんな反応がありますか？彼らは信頼されていない感じがあり、脅威の味もあります。

社長がある関連事項を知る必要があれば、他の人に送ると同時に、社長に寫し取るのが妥當(dāng)です。

例えば、一つの提案についてみんなの提案を求めるなら、社長にコピーして送ることができます。同時に社長の意見を求めるなら、単獨で社長に送るか、あるいはコピーして送ると同時に、本文の中で単獨で「社長に教えてもらいます」という文を書きます。

人の名前は並べ替えません。

受信者（CCを含む）が一つ以上であれば、メールアドレスの位置、本文の位置、または添付ファイル內(nèi)であれ、並べ替えが必要です。

最も禮儀を重んじる方式は職務(wù)の高低によって並べ替えて、同じ職位は名字の字母の順序によって並べて、職位を知らない時は字母の順序によって並べてもいいですが、重要なメールはこのようにすることを勧めないで、特に重要な取引先。

內(nèi)外の區(qū)別がある時は、お客さんを先とします。

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六忌不同

ある人は全體のメールを最初から最後まで書いて、小説のように、眉目がはっきりしない感じを與えて、読みたくなくて、自然に処理の効率に影響します。

オススメの方式は、できるだけ一つの表示ページで全文を完成し、一つの核心的な意味を殘してから二段目を空欄で書くことです。話したことが多いなら、番號をつけてもいいですが、一回は三項を超えないほうがいいです。そうでないと覚えにくいです。

もちろん、受信者の狀況に応じて、サイズやフォントスタイルなどを調(diào)整することができれば、最適です。

例えば相手は全部50代の指導(dǎo)者で、適當(dāng)に大きいサイズに調(diào)整して、相手が読むようにして、回復(fù)の効率を高めました。

七忌の重點は目立たない。

今の職場のストレスや情報の氾濫は、一言一句で完璧なメールを読むことを許しがたい。

したがって、手紙を書く人は、最も核心的な語を強調(diào)して、太字、拡大記號、書體、色などを含む。

しかし、公文書では通常黒と青しか許されません。ポスターの役割に相當(dāng)する時だけカラーを適當(dāng)に使うことができます。

メールのタイトルは重要です。行動性が強く、キーワードだけを使って、虛辭を削除します。

行動や結(jié)果に関する言葉は文頭の【】に入れて、具體的な內(nèi)容を書きます。例えば、タイトルは「【9日前に確認してください】xx會議の日程」と書いてもいいです。

感謝しないでください

感謝の習(xí)慣がない人もいますが、メールの返信率が低い主な原因です。

協(xié)力を求めたり、質(zhì)問を聞いたり、助けてもらったり、教えてもらったりするだけでも、相手の善意や協(xié)力に感謝します。

たとえ上司が相手に協(xié)力を命じるとしても、感謝の意を表すと自分の修養(yǎng)があるということです。

多重終了語を禁ずる

手紙の最後には、「おめでとうございます」「ご無事をお祈りします」「お仕事をお楽しみください」などの挨拶を同時に書く人が多いです。

実は、一番適切な結(jié)語でいいです。

送信者が事前に署名ファイルを設(shè)置していることが明らかになっています。中には挨拶があります。送信前に必ず確認してください。

上記のような狀況を避ける方法は、署名ファイルから挨拶を抜き、署名と連絡(luò)先だけを殘してもいいです。

十戒無署名

署名しないで、言外の意味、相手はメールの住所から自分が誰かを判斷することができるべきで、あるいは“そんなに遠慮しないでください”、このようにすると相手に多くの不便をもたらすことができて、仕事の効率にも影響して、電話をかけて具體的な事を疎通したい時、更に調(diào)べなければなりません。

差出人は自分を中心にして、相手の輪を知っていると思い込んではいけません。実はそうではないです。誰からのメールか分かりません。

署名は相手を尊重することであり、自分を尊重し、宣伝することでもあります。

そして、事前に署名ファイルを設(shè)置して、自分の便利な連絡(luò)先を添付してください。

以上のルールはメールを書くのにも同じです。例えば相手を呼んだり、署名したりする場合、相手の立場に立って具體的な內(nèi)容を一度に書いておきます。

書いています。サインのないメールをもらいましたが、この番號は私の攜帯電話のアドレス帳にないので、すぐにメールで「すみません、攜帯を変えたばかりです。まだ通信録を?qū)毪筏皮い蓼护蟆￥嗓Δ浃盲皮ⅳ胜郡蚝簸婴蓼工俊?/p>

すぐに返事をもらいました。「私は花ですよ。^v^)」。

いつ知り合ったのかは本當(dāng)に思い出せませんでした。「すみません、検索したい內(nèi)容が見つかりませんでした。」