公文書を書くときの早文術(shù)

公文書は実用文であり、実際の仕事の問(wèn)題を解決し、具體的な事務(wù)を処理するために書かれています。

問(wèn)題の解決、事務(wù)の処理は一定の時(shí)間內(nèi)に行わなければならないので、

以前は公文書を速く書くのは大部分の局が構(gòu)造のモードの方面から研究を行うことに限られて、視角は狹くて、結(jié)果は比較的に粗いです。

本稿では、より広い視點(diǎn)から見て、研究し、公文書の快速な文章作成に影響する関連要素を明らかにし、公文書の考え方と構(gòu)造パターンの連絡(luò)について自分の見解を提出したいと思います。

資料の蓄積?備蓄は速く書く基礎(chǔ)である。

普段は文章を書く資料が十分に蓄積されていないと、公文書で緊急文書を書くと「米櫃なし」という気まずさがあります。

ですから、日常的な公文書作成者として、普段の仕事の中で、関連資料を集めたり蓄積したりすることを意識(shí)して、資料を集める心強(qiáng)い人として、備えがあっても大丈夫です。

普段はいろいろなことに気をつけて、「六道を見て、八方に耳を傾ける」というように、公文書作成に関することや問(wèn)題について考えてみましょう。

書き留める。

仕事で取り扱う各種文書、會(huì)議記録、報(bào)告書、まとめ、計(jì)畫、新聞などの資料は大切に保管して、勝手に捨てないでください。

このように日を重ねると，多くの有用な資料を集めることができる。

そして資料を分類して整理し、自分に適したデータベースを作って、文書作成の仕事があると、すぐに大きな役割を果たします。

いくつかの資料は新しい文脈によってまとめられ、組み替えられます。ある資料は直接取って使うことができます。

また、古い資料は作者を助け、啓発して文章を書く構(gòu)想を整理し、構(gòu)造配置を手配し、言語(yǔ)表現(xiàn)を行うこともできます。

もちろん、公文書の作成は普段の資料だけでは足りません。

しかし、普段の蓄積は基礎(chǔ)であり、保障であり、普段の蓄積がないと、公文書を早く書くことはできない。

文書の目的、つまり公文書の作成意図です。

公文書は実際の仕事の必要に応じて作成し、現(xiàn)実問(wèn)題を解決するために、「事をする」ために書いたもので、明確な目的性があります。

文章を書く目的は公文書の動(dòng)力要素であり、文書の中で公文書の主旨が形成されています。公文書を書く側(cè)の面を決定し、制約しています。

このため、公文書を書く最初の段階は、行文目的を明確にし、文書の主旨を確立し、なぜこの公文書を書くべきかを明らかにすることです。誰(shuí)に書くのですか？この公文書を書くには何をするべきですか？この三つの問(wèn)題を明確にしてこそ、文章を書くことができます。

この三つの問(wèn)題の答えは行文目的と公文の主旨の具體的な內(nèi)容です。

主旨があいまいで、目的がはっきりしないと、急いで文章を書いてしまいます。結(jié)局は書けないのではなく、「下筆千言、遠(yuǎn)題萬(wàn)里」です。

公文書の文章は大體指導(dǎo)者が授意し、秘書が執(zhí)筆し、指導(dǎo)意図は公文書の主旨を形成するオリジナル要素である。

ですから、「行文目的を明確にし、公文の主旨を確立する」ということは、指導(dǎo)者の意図をよく理解することです。

指導(dǎo)者は文章を書く任務(wù)を手配する時(shí)に、よく聞きながら覚えたほうがいいです。明確でない問(wèn)題があったらその場(chǎng)で教えてください。

また、公文書の主旨を確立するには、実際の狀況と必要に応じて、この仕事や活動(dòng)の背景、內(nèi)容、要求と重點(diǎn)を速やかに把握し、また、現(xiàn)段階の中心との関係など、仕事の全體像については、心の中でよく知っています。

このように、上司の意図と実際の仕事に必要な結(jié)合點(diǎn)について頭を働かせて、確立の主旨はより強(qiáng)い対応性と実用性があります。

三、公文書の種類を理解して、種類を適用することを選ぶ。

公文書は文章の大家族で、種類が多いです。

中國(guó)の現(xiàn)行の法定公文書は主に「黨」と「政」の二つの種類に分けられています。黨の機(jī)関公文書は14種類あり、國(guó)家行政機(jī)関の公文書は13種類あります。

種類によって機(jī)能が異なり、適用範(fàn)囲も違っていますので、文書を選ぶのも公文書を書く上でまず解決すべき問(wèn)題です。

適當(dāng)な文種を選んでこそ、公文の効用を最大限に発揮することができる。

「文種を間違えたら、車を乗り間違えたことになる」と比喩する人がいますが、行文の目的を達(dá)成するには、正反対の道と同じです。

だから、文種の選択は慎重にして、いい加減にしてはいけません。

文章の種類を正確に選択するにはどうすればいいですか？紙面に限られていますので、詳しく述べることはできません。

要約すると、公文書の種類を理解し、熟知することです。作者はそれなりの文體知識(shí)を持ち、異なる文種の機(jī)能特徴を熟知してこそ、行文の必要に応じて正確に文種を選択することができます。

文書の種類の機(jī)能的特徴と適用範(fàn)囲を理解し、よく知っているのは、最も権威のある根拠は二つの公文法規(guī)的文書である。2000年8月24日に発表され、2001年1月1日から施行された「國(guó)家行政機(jī)関公文処理弁法」と1996年5月3日に公布された「中國(guó)共産黨機(jī)関公文処理?xiàng)l例」。

また、いくつかの特徴、機(jī)能が似ていて、適用範(fàn)囲があまり區(qū)別しにくい紛らわしい文種があります。使う時(shí)は特に注意して、間違えないようにしてください。

公告、通達(dá)と通知のように、賞罰性の決定と表彰の承認(rèn)通報(bào)、報(bào)告と指示、指示と承認(rèn)書をお願(yuàn)いします。

これらの紛らわしい文種をどう區(qū)別するか、また専門家の學(xué)者が文章専門論を書いているので、これは詳しく説明しない。

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四、思考の法則に従って、文章の構(gòu)想を整理する。

快速な文章を書くには、作者が明確な文章の構(gòu)想（套路）を持っていなければならない。主にどんな內(nèi)容を書いて、いくつかのステップ、段階に分けて、どうやって始まりと終わりを書くか？

公文書の格式化の特徴は明らかで、同じ文種、タイプの公文書の文章を書く構(gòu)想は大體同じで、それらはすべて共通の思惟のプログラムと規(guī)則に従って、公文書に速く文章を書いて構(gòu)想の一環(huán)で基礎(chǔ)を打ち立てて、これは人々のいわゆる公文書の作文の思惟のモードの機(jī)能です。

このような公文書の目的と役割は、受文者に何かをしたいということを知らせることであり、受文者に行動(dòng)（助け、執(zhí)行、従う）を求めることである。

命令、決定、大部分の通告、通知及び指示、回答、手紙、意見などの公文書にはこのような方法が考えられます。

この種の公文書の目的と役割は、受文者に何かを知ってもらうだけで、行動(dòng)を求めないので、なぜ何をするかという考え方です。

公告、一部の通達(dá)、通知及び通報(bào)、報(bào)告などの告知類の公文書はこの法律の構(gòu)想を運(yùn)用することができます。

ほとんどの公文書の文章を書く構(gòu)想はこのように前後に関連する三つのステップに分けられます。

もちろん、これはただ大きい種類について言えば、具體的にはある種類またはある種類の小さいタイプに行くと、文章の考え方はもっと細(xì)かく分けられます。

事故報(bào)告書を書く構(gòu)想は四つのステップに分けられます。（1）狀況紹介：事故発生の時(shí)間、場(chǎng)所、重大な結(jié)果及び事後の善後処理隋の狀況を概説します。（2）原因を分析します。

各種類の公文書の文章を書く思惟のモードを熟知して掌握して、論理の思惟の規(guī)則に従って、迅速に公文書の文章を書く構(gòu)想を整理することができて、迅速な構(gòu)想、高速の文章を書く目的を達(dá)成します。

文章の構(gòu)造は作者の構(gòu)想の書面の物化の形式で、公文書の作者の文章の構(gòu)想はテキストの構(gòu)造の中で公文書の段階の手配を形成したことを反映します。

上記のように「三段思考法」は公文構(gòu)造の中で公文書の三つの大きなレベル（部分）を形成しています。一般公文書の教科書はそれを要約します。

これは各公文書の構(gòu)造の特徴に対する総括と総括で、多くの種類の文章に適用され、公文書構(gòu)造の基礎(chǔ)手本として參考、活用されます。

この3つの部分によくある書き方は以下の通りです。

冒頭の緣由の部分は主に発文の原因、根拠、目的、開宗明義を説明し、行文の基本的な意向または狀況を概括的に説明し、以下に言及し、読者になぜ文を発するかを知らせる。

この部分の書き方は固定的なパターンがあります。一般的には概観式、根拠式、目的式、引述式などがあります。

中間事項(xiàng)の部分は行文の基本的な意向をめぐって內(nèi)容を展開し、狀況を述べ、問(wèn)題を分析し、政策決定と問(wèn)題解決の原則、方法と措置を制定し、読者にどのようにするかを理解させます。

よくある書き方は、段組式、條様式、小見出し式などがあります。

結(jié)びの要求部分は要求、要求、希望、呼びかけなどを提出して、慣用句と要求式、総括式、強(qiáng)調(diào)式、呼応式などのモードを常用して本文の終わりを行います。

公文書もあります。専門的な終わりにしないでください。本文は書き終わって、自然に終わります。全文は二つの部分だけです。

上記の論理構(gòu)造パターンに対応して、公文書の文章構(gòu)成パターンもあります。

章構(gòu)造モードは「公文構(gòu)造の體式配置」、「公文構(gòu)造の外形體式」とも言われています。これは深層論理構(gòu)造の要素変化が文章の文字レベルに反映されています。

公文書の材料、段落、文字を組み合わせて最適な表現(xiàn)形式を求めるのが役目です。

一般的な文書の構(gòu)成パターンは、（1）篇が一つになり、（2）要約は箇條書き、（3）小見出し式、（4）ブロック式、（5）メイン添付ファイル式、（6）條の貫通式、（7）章の斷線式、（8）並列式などである。

公文書の構(gòu)造パターン化の特徴は明らかで、文章を書く人は上述の常用構(gòu)造のモードを熟知して、掌握するのでさえすれば、緊急の情況の下で具體的な情況と必要によって迅速に判斷をすることができて、あるモードを採(cǎi)用して、原稿を快速に成型させます。

言語(yǔ)は文章の重要な構(gòu)成要素であり、文章の內(nèi)容と形式は言語(yǔ)によって表現(xiàn)される。

文章は速く上手に書くためには、著者は高い言語(yǔ)表現(xiàn)能力を持っていなければならない。

だから人々はよく文學(xué)者、文章の達(dá)人を“言語(yǔ)の大家”と呼びます。

公文書は実用的な文體で、書く時(shí)効性の要求は比較的に厳しくて、作家が作品をやるように“10年が1本の剣を磨く”、“吟安の1つの字をつけて、數(shù)本のひげをひねり減らす”ではなくて、急速に表現(xiàn)して、文章を書いて章になります。

どうすれば早く表現(xiàn)できますか？多くの読み書きをして、公文の語(yǔ)感を養(yǎng)うという根本的な方法以外に、公文の慣用句を勉強(qiáng)し、把握するべきです。

公文の慣用語(yǔ)は公務(wù)活動(dòng)の必要に応じて、長(zhǎng)期公文書の文章を書く実踐の中で次第に形成するひとまとまりの規(guī)範(fàn)化、定型化の公文書の専用語(yǔ)で、それは正確で、厳格に公文書の內(nèi)容を表現(xiàn)する同時(shí)に、さらに公文書の簡(jiǎn)明で、荘重な語(yǔ)體の風(fēng)格を強(qiáng)めます。

これらの慣用句を使うことをマスターすれば、簡(jiǎn)単に表現(xiàn)できます。言葉の表現(xiàn)に苦労する必要はありません。

これらの慣用句は一般的に公文書の冒頭、遷移、終わりに用いられる。

冒頭の慣用句によくあるのは「ために」です。

によって

によって

現(xiàn)在（當(dāng)面）…

「……」

承知しました。

研究」など、転じた慣用句には「以下のとおり通知します」、「特に次のように決定します」、「次のような措置をとるつもりです」、「そのために…」があります。

ということです。

結(jié)びの慣用語(yǔ)は主に「ここでお知らせします」、「ここで返事します」、「ここで返事します」、「ここで返事します」、「以上の報(bào)告をします。ご検討ください」、「よろしいかどうか、ご返事ください」、「真剣に実行してください」などがあります。

公文書を速く書くことは現(xiàn)代社會(huì)の発展の必要であり、仕事の必要である。

公文書を書くことの迅速な成文の方法を研究して、技巧はとても重要な現(xiàn)実的な意義と普及の価値があります。

公文書の迅速な文書作成の技巧は空想的なものではなく、人々が長(zhǎng)い間公文書を使って実踐経験を基礎(chǔ)にまとめた規(guī)則的な方法、規(guī)則的なものです。

これは有効的に人々の公文書を書く活動(dòng)を指導(dǎo)し、人々の公文書を書く能力を高めて、人々に効率的で迅速に公文書を書くことができます。