心を込めてコミュニケーションする—事務(wù)室の電話(huà)応対のテクニック

＜p＞自分の考えを調(diào)整して、できるだけ早く自分の力を集中して、今やっていることを一旦置いて、電話(huà)による情報(bào)やビジネスを明確に処理できるようにします。

以下の何時(shí)は事務(wù)室の電話(huà)応対の技術(shù)です。參考にしてください。

＜p＞＜strong＞1、隨時(shí)＜strong＞＜p＞を記録します。

＜p＞紙と鉛筆を手元に置いて、いつでも聞いた情報(bào)をメモしておきます。

もし準(zhǔn)備ができていないなら、相手に繰り返しをお願(yuàn)いしなければならないと、相手が上の空になり、話(huà)を聞いていないと感じてしまいます。

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＜p＞＜strong＞2、名乗り＜strong＞＜p＞

＜p＞電話(huà)を取ると自分のフルネームをはっきり言うべきで、自分の所屬先の名前を言う必要がある場(chǎng)合があります。

同じように、相手が名前を言うと、相手の名前をどんどん呼んでいいです。

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＜p＞＜strong＞3、本題に入る＜strong＞＜p＞

＜p＞電話(huà)に出るときは、「ふふははは」と時(shí)間を延ばすのではなく、すぐに対応します。

いい前置きかもしれません。「何をしてほしいですか？」相手が時(shí)間を遅らせるつもりだと感じたら、「あいにくです。會(huì)議に參加していますので、5分後に會(huì)場(chǎng)に行かなければなりません。」

このように言うと、あなたたちが必要でないことを話(huà)したり、ビジネス會(huì)話(huà)の進(jìn)展を加速させたりするのを防ぐことができます。

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＜p＞＜strong＞4、他の人に電話(huà)をかけないようにする＜strong＞＜p＞

＜p＞自分が出た電話(huà)はできるだけ自分で処理し、やむをえない狀況で他の人に転送することができます。

その時(shí)は、相手に原因を説明し、許してもらうべきです。

例えば、ブラウンさんはこの件を処理しますので、彼と電話(huà)してもらえますか？

例えば、「この件については、すぐに人を派遣して連絡(luò)させます。」

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＜p＞＜strong＞5、電話(huà)の停止時(shí)間が長(zhǎng)すぎないように＜strong＞＜p＞

＜p＞電話(huà)に出る時(shí)に電話(huà)を中止して資料を調(diào)べなければならないなら、動(dòng)作は迅速であるべきです。

もう少し待ってくださいますか？それとも後で電話(huà)しますか？

＜p＞相手を待たせた時(shí)、待機(jī)ボタンを押してもいいです。

あなたの電話(huà)に待機(jī)ボタンがないなら、受話(huà)器をそっとテーブルの上に置いてください。

資料を見(jiàn)る時(shí)間があなたの予想した時(shí)間を超えたら、電話(huà)を取って相手にあなたの進(jìn)捗を説明してもいいです。

ジョンさん、もう探し終わったので、もう少し待ってください。

調(diào)べ終わったら、もう一度電話(huà)を取ったら、「すみません、お待たせしました」と言って、相手の注意を引きます。

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＜p＞電話(huà)に出る人にとっては、資料を調(diào)べて、丁寧に少々お待ちください。これは相手を納得させるものです。

あなたが通話(huà)中に電話(huà)を入れる人がいれば、適當(dāng)な言葉を選んで電話(huà)をかけてくれる人を待ってください。

もう一つの電話(huà)を取って、「少々お待ちくださいませんか？電話(huà)に出ています。」

電話(huà)をかけてきた人がちょっとしたことがあれば、すぐに斷って、すぐに最初の電話(huà)に移ることができます。この人もあなたが忙しくて、あなたたちの議論を加速させることを意識(shí)します。

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