コミュニティ公文書作成指導：公文書の文種を正しく使用する

一、文種の意味

公文書の作成と処理において、性質と用途が同じ公文書を同種にまとめ、各公文書に固定的な名稱を規定した。これは文種の名稱、すなわち公文書の種類、略稱文種である。文種は公文書の不可欠な構成部分であり、すべての公文書はタイトルに文種を明記しなければならない。

二、文種を正しく表記する作用

1.公文書に文種を正しく表示することは、公文書の厳粛性、規範性を維持するのに有利である。

2.公文書の作成に便利を提供する。『條例』と『方法』はすべて各種類の公文書文種の適用範囲に対して明確な規定を下した、関連法規、規則も一部の公文書、例えば法規、規則、経済契約、法律文書、外交文書などの文種の用途に対して明確に規定した、また、総括、調査報告、啓示などの文種もあり、それらの用途は人々が長期的な実踐の過程で絶えず総括し、約束されたものである。各公文書の書き方も、長期的な実踐を経て共通認識を形成し、徐々に規範化されている。一部の文種の書き方は、例えば事故調査報告書などであり、主管部門が明確な規定を作った。公文書を書く時、文種を正しく選択し、表示することで、その文種の書く基本的な要求と基本的な規範を知ることができ、書く効率と品質を高めることに有利である。

3.公文書の処理に便利を提供する。関連規定や慣例によって、文種によって異なる処理方法がある。文書を送受信する機関が公文書を処理する関係部門と関係者は、文種名に応じて対応する処理を行うことができる。例えば、所屬事務所に指示を仰ぎ、関連指導者と関係部門に適時に審査、処理を提出しなければならない。報告書は閲覧書類であり、一般的には回答する必要はなく、関係者に回覧するだけである。

公文書を書くときは、文種を正しく選択しなければならない。使わない、誤用したり、文種を作ったりすることは、公文書の効用を損なうことになる。

三、文種選択の根拠

1.文種の選択國の関連法律、法規及び黨と國家の関連指導機関の公文書処理に関する関連規定に基づいて、適切で規範的な文種を選択しなければならない。関連法規、規定、基準に違反して、勝手に別の文種を選んではいけない。

2.著者と主な受文者（すなわち主送機関単位）の仕事関係を見なければならない。著者が主な受文者である所屬上級機関単位である場合にのみ、規定性、指導指導性、公布性のある下り文種を選択することができる。著者が主な受文者の所屬下級機関単位である場合、屆出性のある上り文種を選択することができる。著者と主な受文者が同級であるか、所屬関係がない場合は、交渉的な平行文種しか選択できない。

3.作者の権限を見なければならない。使用者の権限に明確な規定がある文種があり、もし著者が規定の法定権限を持っていなければ、これらの文種を使用することはできない。命令、決議、議案、公告などの文種の使用。

4.行文の目的、行文の要求の必要性を見なければならない。各文種には特定の適用範囲があり、文の目的と要求を実現する上でのみ有効である。そのため、具體的な行文目的、行文要求の表現と実現に最も有利な文種を選択しなければならない。

四、紛らわしい文種を正しく區別する

公文書の中には類似點もあれば、異なる點もあり、つながりもあれば區別もあり、使用時に紛らわしい。文種を正しく選択できるかどうかは、公文書の質の高さ、表現効果の良し悪し、公文書処理の便利さに直結する。公文書の文種規範を強調し、特に混同しやすいものを正しく區別することに注意しなければならないぶんしゅ。

（一）決定と決議

彼らはすべて制約、規範、指揮または指導の役割を持つ指揮的公文書であり、性質、書き方には多くの類似點がある。

書き方から見ると、彼らは一般的に本文の前に主送機関を書かず、文末のCC欄に「主送」または「分送」単位を表記することができる。本文はすべて行文根拠、行文事項と結語の3つの部分から構成されている、いずれも內容の多少によって、編段統合式、多段式、総分條文式、分部式構造として書くことができる。しかし、彼らには次のような顕著な違いがある。

1.成文過程が異なる。決定は會議の議論を経て通過することができ、指導機関または機関単位の指導者が検定して発行することもできる。決議の成文手続きは厳格で、全體會議や代表大會、例えば黨大會、人代會、職代會、會員代表大會の討論を経て発効しなければならない。

　　2.送信機関（組織が）異なる。各級の指導機関及び機関、機関の指導機関はすべて決定を制定することができる、決議は聖手関會議が発表するしかなく、機関、単位の名義で決議を出すことはできない。そのため、決議は國家行政機関の常用公文書には含まれていない。

3.関連內容が異なる。決定內容は、ある分野、ある方面の重要な事項、重大な行動を手配することが多い。そのため、配置指揮の重要な仕事の決定（配置性決定と略稱する）、具體的な事項を処理する決定（事項決定）と表彰処分決定に分けることができる。決議內容の多くは、あるシステム、ある組織、ある組織の大域的、原則的な重要な決定事項である。配置の指揮的な決議、承認的な決議、専門的な問題決議に分けることができます。

4.役割が異なる。決定にはすべて命令性がある。指導的役割を果たす。決議にはいくつかの役割がある：あるものは命令性を持って、例えば「四川省人民代表大會常務委員會の科學技術による農業振興に関する決議」、理性を持って、「中國共産黨中央委員會の建國以來の黨の若千歴史問題に関する決議」などの関係者や事柄を評価する人もいる。「社會主義精神文明建設の指導方針に関する中國共産黨中央の決議」のようなアピール性を持つものもあれば、黨大會、世代會が各種活動報告書に対して行った決議のような承認性を持つものもある。

5.作文の書式には署名と落款が異なる。決議はいずれもタイトルの下に括弧をつけて決議を採択した會議の名稱と採択日を付し、本文の後は別に落款しない。すべての會議で採択された決定も、決議と同じように署名した。指導者が署名した決定は、本文の後に発文機関と成文日を明記する。

（二）公告と通告

公告と通告はすべて周知性である公文書、內容はすべて機密にかかわらず、公開的に発表しなければならず、新聞に掲載し、掲示し、テレビで放送したり、放送したりして、その書き方も似ている。しかし、彼らにも明らかな違いがある。

1.コンテンツの適用範囲が異なるこれは2つの文種の最も主要な違いである。公告は國內外に重要な事項を宣言し、いくつかの法定専門事項を公表し、一定の範囲に遵守または周知すべき事項を公表するために使用される。

2.制発単位の異なる公告は比較的高いレベルの國家機関、人民代表大會機関と関連法律、法規指定機関によって制発される。規定勝通告は政府機関または機関単位指導機構が発行することが多く、周知性通告はいかなる行政機関、団體、機関も発行することができる。しかし、黨機関の公式常用公文書は一般的にこの2つの文種を使わない。

3.送信対象の異なる公告は國內外の関係方面、法定の関係方面に公布する。通告は一定の範囲內の機関単位と関係者に発表された。

4.役割の異なる公告は法定権威性を強調し、その周知事項は常に強い法的効力または行政効力を持っている。法定機関または高レベルの行政機関を除いて、末端の行政機関と企業?事業體は公告文を使用しない。規定性通告には一定の規定性があり、関連する事項は往々にして一定の範囲の機関、単位、大衆に遵守または処理を要求し、それに対して一定の拘束力がある。しかし、周知性通告は告知性、認知性の役割しか持っていない。

特に公告を亂用しないように注意しなければならない。

（三）伺いと報告

いずれも上り文であり、しばしば混同されて使用されるが、実際には明らかに區別された2種類の文種である。

1.行文の目的、作用が異なる。伺いは上級機関に承認、指示を求めることを目的としており、上級機関の承認が必要で、提出に重點を置いている。報告は上司に仕事を報告し、狀況を反映することに重點を置いており、一般的には上司の返答は必要なく、報告することに重點を置いている。

2.報告時間が異なる。要事の前行文を示して、報告は一般的に事後または仕事の進行過程で行文する。

3.主送機関が異なる。すみません、一般的に主送機関は1つしか書かれておらず、一般的には段階的に報告しなければなりません。報告書には、緊急時に何級かの指導機関ができるだけ早く知る必要がある災害や疫病など、複數の主要機関があることがある。

4.受文機関の扱い方が異なる。請願はすべて事務処理に屬し、受信機関は速やかに処理し、明確に答え、期限付きで返答しなければならない。報告書はすべて閲覧物であり、受信機関はそれに対して回答しない。

5.関連內容が異なる。請示は上級機関に許可、指示を求めるために用いられ、すべて下級機関、部門は解決する権利がなく、解決する能力がなく、規定に従って上級機関の許可を得て認定すべき問題は、請示と書くことができる。報告は上級機関に仕事を報告し、狀況を反映し、回答して問い合わせるために用いられる。

6.書く側の重點が違う。いずれも狀況を述べ、報告しなければならないが、報告の重點は仕事の狀況を報告することにあり、報告には指示事項を挾むことはできない。しかし、招請中の陳述狀況は招請の原因としてだけであり、たとえ反映狀況がどんなに紙面を占めていても、その重點は依然として招請事項にある。

このような違いがあるからこそ、上司に承認?指示を求める請願を報告書にしたり、請願報告書にしたりしてはいけません。

（四）伺いと書簡（承認請求書）

ここでの書簡とは、主管部門に承認を求めるための書簡を指す。承認依頼には、指示書と承認依頼書の両方を使用できますが、使用には厳密な違いがあります。

1.タイプが異なります。お伺いは上文で、手紙は平行文です。

2.主送機関が異なる。伺いは指導、指導関係のある上級機関に文を行うことである。一方、手紙は同じシステムに平行で、所屬していない業務主管機関に文書を送る。

3.內容範囲が異なる。指示は承認を要求するためにも、指示を要求するためにも使用できます。書簡は主に業務主管部門の職権範囲內の事項の承認を求めるために用いられる。

4.受文機関の複文方式が異なる。要請を受けた文書機関は承認するか指示するかどうかを返答で表明した。手紙の受文機関は、承認または回答をするかどうかを手紙（承認書）で示すことしかできません。

（五）承認と手紙（承認書）

ここでの書簡とは、主管部門が発行した承認文書を指す。承認文書と承認文書はいずれも関連事項の承認に使用できますが、使用には厳格な違いがあります。

1.タイプが異なります。返事は下行文で、手紙は平行文です。

2.主送機関が異なる。回答は指導、指導関係のある下級機関、機関に文書を送ることである。一方、手紙は同じ系統に平行なものと所屬していない機関、単位に向かって文章を書く。

3.內容範囲が異なる。承認応答は承認と指示の両方に使用できます。書簡は主に業務主管部門の職権範囲內の事項を審査?認可するために用いられる。

（六）計畫と計畫

計畫、計畫はすべて計畫類の文種に屬しているが、使用には違いがある。

計畫は時間が長く、範囲が広く、內容が比較的概括的な長期計畫であり、仕事の方向、目標に対して大綱式、原則的な計畫を提出することが多い。

計畫はさまざまな狀況、さまざまな場面で使用できます。しかし、時間の角度から區別して、年度內によく使われる計畫、機関単位の階層から區別され、末端単位はよく計畫される。その內容はより具體的で、通常は目標タスク（何をするか）、作業措置（どのようにするか）、ステップ時間（いつ誰がするか）、督促検査（計畫の実行狀況を検査する）を含む。

（七）法規、規則と管理規則（規則制度）の區別

法規、規則と管理規則（規則制度）は書く上でいくつかの共通の特徴があるが、それらは結局外部構造が似ていて性質が非常に異なる2種類の公文書である。それらの主な違いは以下の通りです。

1.効用が異なる。法規は法律文書であり、法的効力があり、法規違反は違法行為である。規則にも法的効力がある。管理規則は行政文書であり、行政効力、組織効力または規律効力を有し、管理規則（規則制度）に違反することは政治規律違反行為である。

2.著者の制限範囲が異なる。法規はいかなる機関、団體、単位でも制定できるものではなく、その著者には厳格な制限がある。関連規定に基づき、行政法規中の部門法規は國務院が制定する、地方性法規は省、自治區、直轄市人民代表大會及びその常務委員會、比較的大きい市（特に省、自治區政府所在市、経済特區所在地の市と國務院の承認を得た比較的大きい市（一般に計畫単列市）の人民代表大會及びその常務委員會によって制定される。民族自治地方の人民代表大會は自治條例と単行條例を制定することができる。

行政規則の著者も有限定性があり、國務院各部、委員會、中國人民銀行、監査署と行政管理機能を持つ直屬機関は部門規則を制定することができる、省、自治區、直轄市と大きな市の人民政府は、地方政府規則を制定することができる。

管理規則の著者の範囲は非常に広い。すべての機関、単位、団體が制定することができる。