受付で気をつけたい電話マナー

會(huì)社のフロントは職場(chǎng)の顔と名刺であるため、フロントスタッフは會(huì)社のフロントの接客マナーを身につけなければならない。これは會(huì)社のイメージ作りに非常に重要な役割を果たしている。

　1、電話ピックアップテクニック

①目的

電話を通じて、著信者に印象を與える：鍵橋通信は禮儀正しく、暖かく、情熱的で効率的な會(huì)社である。私たちは會(huì)社のイメージを代表しているので、電話に出るときは親切にしなければなりません。

②左手に受話器、右手にペン

ほとんどの人は右手で受話器を持つことに慣れていますが、お客様との電話コミュニケーションでは必要な文字記録が必要になることがよくあります。字を書くときにマイクを肩に挾むのが一般的で、電話が挾まずに落ちて耳障りな音を立てやすくなり、お客様に不快感を與えます。

このような不良現(xiàn)象を解消するためには、左手で受話器を持ち、右手で字を書いたりパソコンを操作したりすることを提唱し、お客様とのコミュニケーションの目的を簡(jiǎn)単に達(dá)成することができるようにしなければなりません。

③電話のベルが3回鳴ったうちに電話に出る

④聲や表情に注意する

あなたの話ははっきりしていて、マイクに向かっていて、発音が正確でなければなりません。電話をかけるときは、怒鳴ったり囁いたりするのではなく、普通の聲で--できるだけ情熱的で友好的な聲でニュアンス。

あなたはまたあなたの表情を調(diào)整しなければなりません。あなたの笑顔は電話で伝えることができます。「ありがとうございます」などの丁寧な言葉を使い、「何かお手伝いできることはありますか。」「どういたしまして」

⑤正しい姿勢(shì)を保つ

電話に出るときは常に正しい姿勢(shì)を保つべきだ。一般的に、人の體が少し沈み、丹田が圧迫されると丹田の聲が出なくなりやすい、ほとんどの人が話しているのは胸腔で、口が乾燥しやすいので、丹田の聲を使えば、音に磁気を持たせるだけでなく、喉を傷つけることもありません。そのため、正座した姿勢(shì)を維持し、特にデスクトップの縁に腹ばいにならないようにすることで、音を自然に、滑らかに、感動(dòng)的にすることができます。また、笑顔を保つことで、著信者に喜びを感じさせることもできます。

⑥著信要點(diǎn)を復(fù)唱する

電話を受け終わる前に、電話の要點(diǎn)を復(fù)唱し、記録ミスや偏差による誤解を防ぎ、仕事全體の効率を高めることを忘れないでください。例えば、面會(huì)時(shí)間、場(chǎng)所、連絡(luò)先電話、地域番號(hào)などの各方面の情報(bào)を照合?校正し、できるだけ間違いを避けるべきである。

⑦最後にお禮を言う

最後のお禮も基本的なマナーです。來客はお客様であり、お客様を尊敬しているので、電話のお客様が直接直面していないからといって、相手にしなくてもいいと思ってはいけません。実際、顧客は會(huì)社の衣食住の親であり、會(huì)社の成長(zhǎng)と利益の増加は顧客の往來と密接に関連している。そのため、社員はお客様に感謝し、感謝と祝福を伝えるべきです。

⑧顧客に先にラインオフさせる

製造業(yè)であれ、サービス業(yè)であれ、電話をかけたり、電話に出たりする際には、お客様が先にオンラインにすることを忘れないでください。いったん電話を切ると、相手は必ず「カチッ」という音を聞くので、お客様は気分が悪くなります。そのため、電話が終わる前に、お客様に先に電話を切ってもらうことを丁寧にしなければ、電話全體が円満に終わることはありません。

　　⑨ 電話をかけていて、お客様の來訪に遭遇した場(chǎng)合は、原則として來訪者を招待し、その際にはできるだけ早く通話相手に謝罪し、許可を得た後電話を切る。ただし、電話の內(nèi)容が重要ですぐに切ることができない場(chǎng)合は、訪問客に少し待ってから電話を続けるように伝えてください。

　　2、電話転送の流れ

外線電話を受けた場(chǎng)合は、次の手順に従います。

①「こんにちは、キーブリッジ通信」という文を使用します。

　　② 異なる著信者が誰かに転送するように要求する可能性があります。管理者やリーダーを探す電話は、まず関連する秘書やアシスタントに移さなければならない。これにより、管理者やリーダーたちが重要でない電話に邪魔されないようにすることができます。

③著信者が「あなた方の人事?lián)?dāng)者に電話を聞いていただけませんか」などのように、あるポストへの転送を要求した場(chǎng)合。「彼のオフィスに移ってあげよう」そして、関連する秘書のところに電話を回してみました。

④電話者が探している人の名前を言ったら、「ちょっと待って、彼のオフィスに転送してあげます」と答えなければなりません。そして、関係秘書に電話を渡そうとした。

秘書の電話が話していたり、秘書が見つからなかったりしたら、「すみません、○○さんは電話が話しています。ちょっと待っていただけませんか」と答えなければなりません。

相手が「はい」と答えた場(chǎng)合は、著信者の電話を切らないようにしてくださいが、1分近く待っている間は、著信者に待ち続けるかどうかを確認(rèn)しなければなりません。「**さんの電話はまだ話していますが、まだお待ちになりますか」と言わなければなりません。「いいえ」と答えたら、「何か伝えてもいいですか」と言わなければなりません。

　　⑤ もし関係者が今事務(wù)室にいないことを知っていたら、「すみません、○○さんはしばらく事務(wù)室にいません。何か伝えてもいいですか」と言わなければなりません。あるいは「すみません、**さんは香港に出張していますが、何か伝えていただけませんか。」相手の動(dòng)機(jī)や目的が分からないときには、勝手に伝言したり、許可なしに受取人の行方を指定したり、受取人の攜帯電話番號(hào)や家庭電話番號(hào)を著信者に伝えたりしないようにしてください。

　　⑥ 著信者が具體的な誰かと通話したくない場(chǎng)合や、誰かと通話したくない場(chǎng)合は、「何かお手伝いできることはありますか」と言わなければなりません。彼との會(huì)話を通じて著信者の目的を知る。クレームの電話なら、よく聞いて、助けられる人を見つけるのを手伝うべきですが、電話を直接會(huì)社のリーダーに回すことはできません。一般的なセールスの電話であれば、「申し訳ありませんが、**さんは香港に外出していますが、秘書はしばらく連絡(luò)が取れません。何か情報(bào)を伝える必要がありますか」と言わなければなりません。

⑦著信者が番號(hào)を間違えた場(chǎng)合は、「すみません、間違えましたか。ここはキーブリッジ通信です」と言わなければなりません。必要に応じて、「ここの番號(hào)は256233です」と著信者に伝えることもできます。

⑧もし1回の通話に長(zhǎng)い時(shí)間がかかって他の電話が入ってきたら、「すみません、ちょっと待って、別の電話に出させていただけませんか」と言わなければなりません。

⑨電話を取り替えるとき、知っていれば、上司や秘書の著信者の名前を教えてください。

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