減少商業(yè)泄密的15個(gè)細(xì)節(jié)

　　即使是激光打印機(jī)，也有10秒以上的延遲，如果你不守在旁邊，第一個(gè)看到文件的人可能就不是你了。大部分的現(xiàn)代化公司都使用公用的打印機(jī)，并且將打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等器材放在一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的空間里。于是，部門之間的機(jī)密文件就正式從設(shè)備室開始，在其他部門傳播。當(dāng)部門之間沒有秘密，公司也就沒有秘密了。

　　提醒：守住你的打印機(jī)，如果你要上廁所，那么不要用統(tǒng)籌法在上廁所前按下打印鍵，節(jié)約的只是數(shù)十秒，丟掉的可能是更多。

　　2.打印紙背面——好習(xí)慣換取的大損失。

　　節(jié)約用紙是很多公司的好習(xí)慣，員工往往會(huì)以使用背面打印紙為榮。其實(shí)，如果我們中的某位有心人將“廢紙”收集在一起，往往不費(fèi)吹灰之力就可以知道董事會(huì)的決議、辦公會(huì)的決定。既詳細(xì)又準(zhǔn)確，活脫脫一幅呈閱領(lǐng)導(dǎo)過目的文件。

　　提醒：重要文檔不要戴著節(jié)約的帽子，就順手納入到廢物利用的行列!

　　3.電腦易手——了解新公司最好的渠道。

　　幾乎所有的白領(lǐng)可能都有過這樣的經(jīng)歷:如果自己新到一家公司工作，在前任的電腦里漫游是了解新公司最好的渠道。在一種近似“窺探”的狀態(tài)下，從公司以往的客戶記錄、獎(jiǎng)懲制度、甚至前任的辭呈，很多事情“盡收眼底”。一切歷史機(jī)密，統(tǒng)統(tǒng)泄露!

　　提醒：電腦部的管理人員(如果公司太小，那么就勞駕老板)將工作資料清空再格式，小心駛得萬年船，況且這只是舉手之勞。

　　4.共享——做好文件再通知竊取者。

　　這樣的事情肯定您都做過：將文件放在電腦共享后，大喊一聲“文件在共享，自己取”，對(duì)方應(yīng)答后樂顛顛地拷出。沒錯(cuò)，是好方法，但你共享后，你記住刪除了嗎?對(duì)方刪除了嗎?問100個(gè)人，大概90個(gè)人不敢說自己都刪除了，事情一多，誰記得這個(gè)?

　　提醒：要么不用共享，要用的話，記住刪除你的共享文件，或者提示一聲“拷完就刪”。

　　5.新進(jìn)培訓(xùn)——無所保留只會(huì)有所失望。

　　新員工進(jìn)入公司，大部分的企業(yè)會(huì)對(duì)新員工坦誠相見。從第一天開始，以“更快融入團(tuán)隊(duì)”的名義，新員工就開始接觸公司除財(cái)務(wù)以外所有的作業(yè)部門，從公司戰(zhàn)略到正在采取的戰(zhàn)術(shù)方法，從公司的核心客戶到關(guān)鍵技術(shù)。但事實(shí)上，總有超過1/5的員工會(huì)在入職3個(gè)月以后離開公司。你的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手了解你，只因?yàn)槟闩e辦的一次招聘會(huì)。

　　提醒：培訓(xùn)是好事，但對(duì)新員工而言，重要的是基礎(chǔ)培訓(xùn)，而不是一切信息告知。

　　6.傳真機(jī)——錯(cuò)過的往往是最重要的。

　　傳真永遠(yuǎn)不及時(shí)，尤其是使用公用的傳真機(jī)，你往往望眼欲穿也可能錯(cuò)過傳真。你一定要求過對(duì)方重新發(fā)送，同時(shí)，你肯定也錯(cuò)拿過別人甚至領(lǐng)導(dǎo)的重要傳真。而這些最重要的信息自然也可能通過這個(gè)渠道流落出去。

　　提醒：傳真機(jī)一旦公用，就意味著你應(yīng)該小心“信息失真”，最好的辦法也是最笨的辦法，專人負(fù)責(zé)，如果沒有專人，那么不妨做個(gè)守株待兔的“農(nóng)夫”。

　　7.公用設(shè)備——不等于公用信息。

　　人們經(jīng)常公用U盤、軟盤或手提電腦。如果“有心人”把U盤借給公司的財(cái)務(wù)用，在對(duì)方歸還的時(shí)候就有可能輕易獲得本月的公司損益表和稅收明細(xì)。商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手完全可以把你的家底摸清，甚至?xí)蚨悇?wù)部門舉報(bào)你的偷稅漏稅。

　　提醒：部門內(nèi)通用的設(shè)備要設(shè)定權(quán)限，每次使用公用設(shè)備前一定要做好清除工作，這樣也是對(duì)自己使用公用設(shè)備的一種負(fù)責(zé)。{page_break}

　　8.光盤刻錄——資料在備份過程中流失。

　　如果想要拿走公司的資料，最好的辦法是申請(qǐng)光盤備份，把文件做成特定的格式，交給網(wǎng)絡(luò)管理員備份，然后聲稱不能正常打開，要求重新備份，大多情況下，留在光驅(qū)里的“廢盤”就可以在下班后大大方方帶出公司。

　　提醒：光盤備份要謹(jǐn)慎，嚴(yán)格控制，網(wǎng)絡(luò)管理員要親自負(fù)責(zé)監(jiān)管，為了保證其細(xì)心負(fù)責(zé)，監(jiān)管工作要納入到日常工作考核。

　　9.會(huì)議記錄——被忽視的黃金。

　　秘書往往把會(huì)議記錄看得很平常，他們不知道一次高層的會(huì)議記錄對(duì)于競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手意味著什么。公司里經(jīng)常可以看見有人把會(huì)議記錄當(dāng)成廢紙丟來丟去，任由公司最新的戰(zhàn)略信息在企業(yè)的任何角落出現(xiàn)。

　　提醒：秘書沒有安全意識(shí)，起碼職業(yè)能力應(yīng)該值得拷問，趕緊給你的秘書打招呼，下次別把你的會(huì)議記錄拿去畫卡通了。

　　10.客戶——你的機(jī)密可能變成客戶酒后佐證知識(shí)淵博的可憐證據(jù)。

　　一些客戶喜歡引經(jīng)據(jù)典來證明自己的英明，現(xiàn)在又流行理論結(jié)合實(shí)踐，于是在一時(shí)盡興之下，你的一些本應(yīng)天知地知的機(jī)密在各種論壇、各種采訪、各種應(yīng)酬中頻頻曝光。

　　提醒：我們不能期望所有的人都是圣人，但我們也無法大度地笑看自己的隱私和公司機(jī)密一再被外人點(diǎn)評(píng)議論，所以，再好的客戶也要“不該說的不要說，不該問的對(duì)方問了也不要說”。如果實(shí)在避免不了讓客戶接觸知道公司機(jī)密，那么再好的朋友也還是請(qǐng)他簽署一份規(guī)范公證的保密協(xié)議書;靠一份厚厚的協(xié)議書和違規(guī)條款，足以經(jīng)常提醒他要恪守職業(yè)道德。

　　11.入職后一星期——新人的學(xué)習(xí)期。

　　新人在第一個(gè)星期里收集的資料是平時(shí)的5倍，他為了熟悉公司，時(shí)刻處在瘋狂的拷貝和傳送狀態(tài)中。只有在這一個(gè)星期里，他是隨時(shí)準(zhǔn)備離開的。提防你的新員工，無論你多么欣賞他。

　　提醒：如果建立好了信息級(jí)別制度，那么拷取的也只是邊角碎料，無傷大雅。

　　12.合作后半個(gè)月——競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手竊取情報(bào)的慣用手法。

　　假冒客戶，在初次合作的半個(gè)月里，你對(duì)信息安全的謹(jǐn)慎只能表明企業(yè)做事的嚴(yán)謹(jǐn)，可以贏得大部分客戶的諒解和尊敬。除非，他是你的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。

　　提醒：合作的人不都是遠(yuǎn)方的貴客，多個(gè)心眼，總沒錯(cuò)的。

　　13.私人電腦——長期竊取公司資料必備手法。

　　只要把自己的筆記本電腦拿到單位來，連上局域網(wǎng)，只要半小時(shí)，就是有1個(gè)G的文件也可以輕松帶走。

　　提醒：請(qǐng)出信息限級(jí)的招數(shù)。

　　警惕外患

　　持刀明劫的強(qiáng)盜往往很少，而披著各種偽善外衣，打著“合作共榮”的間諜倒是常有。

　　14.宣傳、接待——“主動(dòng)”的泄密。

　　不少單位或組織在對(duì)外的宣傳報(bào)道中惟恐人家知道得不全面、不具體，在接待過程中惟恐人家說不熱情，有求必應(yīng)。在不知不覺中，造成了秘密泄露。我國一家電子企業(yè)設(shè)計(jì)成功國際獨(dú)有的高靈敏度電子信號(hào)接收饋線，外商極感興趣，與其簽定了合資生產(chǎn)意向書后，中方忽視保密，多次接待外方參觀，提供資料，外方掌握了全部技術(shù)工藝后，在美洲生產(chǎn)出同類產(chǎn)品，意向書成為一紙空文。

　　提醒：接待的貴客中可能也夾雜著陰險(xiǎn)的豺狼。最可恨的就是，善良的企業(yè)家們對(duì)于打著招商、引資、業(yè)務(wù)洽談、招標(biāo)等旗號(hào)的客人，往往放松了警惕，好吃好喝招待之余，生怕招待不周，于是，一些有心的同志，就順其自然地，借參觀考察之機(jī)對(duì)生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程進(jìn)行錄像、拍照，并套問關(guān)鍵技術(shù)，索取相關(guān)資料，竊取商業(yè)情報(bào)。

　　15.合資、合作的幌子——打著引入資金的路子進(jìn)行竊密。

　　不少中方企業(yè)都吃過假合資、真竊密的苦。通常的中外合資中，外方以資金入股，中方以技術(shù)、土地、廠房等入股是一種慣用的投資方式。但對(duì)于用何種技術(shù)入股，如何保護(hù)有秘密性的技術(shù)，則忘記或忽略了，一不小心技術(shù)就被忽悠泄露了出去。

　　某大型石化公司研究所在西氣東輸過程中，與境外某公司共同組建一股份制公司，該石化公司以其專有技術(shù)入股，占20%的股份。然而，股份公司經(jīng)營不足半年就垮了，該研究所的技術(shù)成果沒有得到一點(diǎn)回報(bào)，而其他合作方卻因掌握了該技術(shù)而自行辦廠，效益豐厚。又如，某市一家糧油公司在對(duì)花生加工設(shè)備的技術(shù)改造中取得突破性成果，由于忽視了保密，沒有作為商業(yè)秘密采取一定的措施去保護(hù)，被打著合作幌子的日本一家企業(yè)套去了技術(shù)資料，人家搶先申請(qǐng)了專利，反過來狀告我方侵權(quán)，要求賠償，我方干吃“啞巴虧”。

　　提醒：即便合資、合作成功，你的技術(shù)專利算成錢入股的情況下，你也要明白，如果合資合作對(duì)手不誠實(shí)，技術(shù)也不一定能產(chǎn)生效益，甚至反被他人竊用。

　　慎重選擇合資合作對(duì)手，不要因?yàn)閷?duì)方答應(yīng)你的技術(shù)入股，就以為萬事大吉!{page_break}

　　防患于未然

　　探本溯源，信息偷竊常有。既然無法杜絕外部大環(huán)境的丑陋，消除竊賊的惦記，那么就只能從內(nèi)部信息源頭入手，建立起完善完備的信息保密制度。

　　畢竟，圍堵終究不是辦法，不切斷源頭，泄密事情總是防不勝防。

　　1.切斷源頭，設(shè)立信息級(jí)別制度——對(duì)公司的機(jī)密文件進(jìn)行級(jí)別劃分。比如合同、客戶交往、股東情況列為一級(jí)，確定機(jī)密傳播的范圍，讓所有人了解信息的傳播界限，員工由自身的崗位確定相應(yīng)的信息級(jí)別，低層次的崗位級(jí)別不能查閱了解、拷貝、接觸到高層次的信息級(jí)別。

　　2.重視保密協(xié)議——無規(guī)矩不成方圓，無論作用大小，和員工簽署清晰的保密協(xié)議還是必要的。保密協(xié)議的內(nèi)容越詳細(xì)越好，如果對(duì)方心胸坦白，自然會(huì)欣然同意。

　　3.責(zé)任分解——明確每個(gè)人對(duì)相關(guān)信息的安全責(zé)任。所有的機(jī)密文件如果出現(xiàn)泄露，可以根據(jù)規(guī)定找到責(zé)任人，追究是次要的，相互監(jiān)督和防范才是責(zé)任分解的最終目的。

　　4.技術(shù)防盜——比如西門子公司從硬件設(shè)備上防止員工拷貝公司資料，根據(jù)級(jí)別區(qū)分，公司的大部分員工電腦是不能安裝軟驅(qū)和移動(dòng)硬盤接口的。而IBM公司規(guī)定每個(gè)員工只有三次查閱同一文檔的機(jī)會(huì)，并且這三次查看的時(shí)間、地點(diǎn)、原因都會(huì)被嚴(yán)格地記錄下來。

　　同時(shí)，一些公司的設(shè)備還時(shí)刻提醒員工注意保護(hù)商業(yè)機(jī)密。例如，在蘋果計(jì)算機(jī)公司的一些會(huì)場(chǎng)內(nèi)總會(huì)有這樣的提示語：“請(qǐng)擦去黑板并將你所有的秘密文件處理掉，工業(yè)間諜在你之后預(yù)定了這一房間。”而夏普的辦公區(qū)每隔不遠(yuǎn)處放置了碎紙機(jī)，員工需要將所有用過的廢紙進(jìn)行處理。

　　5.科技防盜——“科技鼴鼠”的產(chǎn)生，導(dǎo)致利用技術(shù)獲取商業(yè)秘密的手段花樣繁多，所以企業(yè)也應(yīng)配置必要的防范設(shè)施，提高技術(shù)防范能力。例如，選擇低輻射的通信、辦公自動(dòng)化設(shè)備;在有關(guān)涉密部位或區(qū)域安裝報(bào)警器、電子監(jiān)控系統(tǒng)、物理屏蔽;配置計(jì)算機(jī)視頻保護(hù)器、磁盤消磁器。

　　信息時(shí)代自然需要加強(qiáng)對(duì)信息的保密，我們的企業(yè)家不妨立馬行動(dòng)起來，仔細(xì)對(duì)照上述細(xì)節(jié)，好好挖掘反省，這樣，你的商業(yè)秘密被敵人獲得的幾率將大大降低。