終結混亂辦公桌五部曲(2)

　　 　　 　　劉映汝提醒大家，每份文件可能有不同版本，建議每次更新都能注明日期，這樣就能快速找到最新版本的文件，如果要追溯之前的內容或是否修訂有誤，也可輕易找到。 　　除了用產品別分，連國梁也廣納同事意見，建議可以依經常接觸的部門業務來分，例如業務部、行銷部、財務部等；或是依文件功能，如合約類、工作報告類、廠商資料類等。重點就是要了解自己的工作對象與需求來分類，分類后，最好能利用有索引內頁的文件分類套來收納，更便利找尋。 　　除了紙張文件外，期刊的收藏也占據了很大的空間。經常閱讀期刊的劉映汝曾經把所有的期刊堆棧成一座小山，不僅不利調閱、占空間，有時同事借走后一去不回，也不容易察覺。 　　現在劉映汝也將期刊有秩序的歸檔首先先分成周刊、月刊，周刊下又分成：《商業周刊》、《數字周刊》等，月刊又分成《CHEERS雜志》、《天下雜志》等，每一種刊物按期別順序排好，種類之間再以小隔板或桌上型小書架隔開，這樣調閱資料非常便利，同事要借閱也方便，也較不容易遺失。 　　至于分類到底要分到多細呢？千萬不要分上癮啰，復雜的分類系統反而可能造成尋找不利。茱莉‧摩根斯坦在《收納其實很容易》就提醒大家，100個檔案中，每個只裝2份的文件，不如分類成20個檔案，每個有10份文件來得方便。過于復雜的分類，在一段時間后你自己可能忘記分類的邏輯，以致于找不到文件而倍感挫折，導致你又不想好好歸納文件，這樣就錯失了分類歸納的益處了。 　　Step 3：收納就定位 　　整理出適合自己的分類系統后，記得要做好卷標，然后進行收納就定位。卷標的制作除了一般的卷標紙外，還可以選擇彩色卷標紙，這樣更能有助大項分類及尋找。 　　除了卷標的制作，還可以利用有趣的方式來標明。蕭春玉提出國外的例子，以裁縫師來說，會用到許多的針線工具、剪刀與色筆等，他們就會把每一種對象貼在抽屜外代替卷標，這樣不僅一目了然，更能突顯收納的樂趣與工作的特色。或是你也可以用拍立得將物品拍攝下來，貼在置物箱的外面，也有異曲同工之妙。 　　收納的工具有很多種，可視需求來添購。如果是往返公文，可以利用雙層的文件匣來區分in跟out，也就是待處理或已處理。通常這類活頁夾的設計都可以堆棧或拆除，消費者可自由運用。 　　而成類的文件，則可以運用活頁資料夾、L型透明夾、雜志盒等來收納，或是利用吊掛式活頁夾放置在袖柜的最下層，如果有直立式公文柜或理想柜，也很適合擺放已整理過的吊掛式文件或是雜志盒等。