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文檔管理表的使用
有了這個文檔管理表,除了可以直接在里面打開所要編輯的文檔外,還可以對文檔進行統計、排序、篩選。這是制作好的文檔管理表。
下面我們看一看如何給文件排序:單擊“日期”單元格,選擇“數據”菜單中的“排序”命令,彈出對話框,讓我們選擇排序方式,單擊“確定”按鈕,文檔就按完成的日期按遞增方式排序了。
然后我們再看一看如何篩選出李亞珊所完成的文檔。將光標定位在第一行,單擊“數據”菜單中的“篩選”項,選擇“自動篩選”命令。單擊“編寫”標題旁的下拉列表箭頭,選擇“李亞珊”。看,所有滿足條件的記錄都被篩選出來了。
再次單擊“數據”菜單中的“篩選”項,選擇“自動篩選”命令,就可以退出篩選狀態。
舉一反三:
OFFICE的文檔保存在計算機硬盤中,日積月累的文檔增加到一定數量時,查找文檔就會很不方便。通過上面兩種方法,我們可以很方便、很明了地管理文檔。OUTLOOK的日記功能主要用于跟蹤文檔的修改、編輯時間;而第二種方法,與數據庫類似,適用于數量較多的常規文檔的管理,但要注意及時更新文檔的信息和添加新文檔信息。為了在公司中統一文檔的管理,每一名員工都應在網絡中工作,并將制作的OFFICE文檔置于共享的文件夾中。

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