如何精簡(jiǎn)紙質(zhì)檔案

經(jīng)常進(jìn)行紙檔案的精簡(jiǎn)工作十分重要，因?yàn)榧垯n案不斷增加會(huì)占據(jù)辦公室太多的空間，如果不作適當(dāng)?shù)目刂凭蜁?huì)給工作帶來(lái)很大的不便。 ★ 使用懸掛式文件夾和檔案袋 懸掛式檔案系統(tǒng)不僅使文件井然有序，而且還可以有效地使用空間。 在檔案柜上加金屬架。如果你的檔案不能裝進(jìn)懸掛式文件夾或檔案袋，你可以購(gòu)置一些 能插進(jìn)檔案抽屜的金屬架。懸掛式文件夾和檔案袋存放非常方便，懸掛式文件夾既可以當(dāng)導(dǎo) 引卡和文件夾用，還可以當(dāng)分隔器用。 不要使用太多的懸掛式文件夾。在一個(gè)抽屜上使用太多的懸掛式文件夾不會(huì)節(jié)約空間， 一打這樣的文件夾要占去3英寸的地方，這就要占據(jù)更多的放抽屜的空間，你還不如不要這樣，為懸掛式文件夾裝上一個(gè)金屬架就可以。 使用懸掛式檔案袋。懸掛式檔案袋可以井然有序地存放單個(gè)文件夾，與懸掛式文件夾不 同的是，它可以自由擴(kuò)展，資料決不會(huì)壓在其他文件夾下面或者掉到抽屜下面的地板上，文件夾固定在一個(gè)地方，決不會(huì)掉下來(lái)或相互壓著。 ★ 使用專用文件夾 如果有必要把重要資料暫時(shí)轉(zhuǎn)移到另外一個(gè)地方，使用帶扣子或帶子的專用文件夾以確保里面資料的安全。 ★ 使用抽屜分隔裝置 在文件抽屜中，你可以使用輕便的抽屜分隔裝置來(lái)代替笨重的一大堆材料。分隔裝置牢固的底座可以使文件夾立起來(lái)而不會(huì)滑落，它還可以調(diào)節(jié)，可以隨需要加寬或弄窄。 ★ 清除雜志和占地方的小冊(cè)子 把舊雜志、舊冊(cè)子和其他印刷材料清理出去。期刊被感興趣的人閱讀過(guò)后，應(yīng)該用現(xiàn)刊替代它們。如果有必要保留過(guò)時(shí)的印刷品，你可以把它放在不太顯眼的地方。同時(shí)，必須保存的資料要盡量放得緊湊一些。 長(zhǎng)條型的小冊(cè)子只需要占據(jù)文件夾的一小部分地方，因此應(yīng)該在文件夾中放兩排或者三排。 夾起來(lái)或裝訂好的印刷品必須放得均勻，你可以調(diào)整一下文件夾內(nèi)的資料：邊上多出來(lái)的部分一半朝文件夾的右邊，一半朝文件夾的左邊。 ★ 清除復(fù)制品 把復(fù)制品清理出去，它們一般是備忘錄、信件、毛條校樣的復(fù)印件、出版信件和報(bào)告的翻印件和小冊(cè)子的相同版本。 只保留必需的書信或報(bào)告的復(fù)印件，盡可能壓縮和集中檔案材料，避免重疊現(xiàn)象。如果你的老板有——份完整的檔案，你再為他保存一份“復(fù)制檔案”和一份“后續(xù)檔案”，結(jié)果你可能事倍功半。 除非你計(jì)劃把多余的小冊(cè)子和報(bào)告分發(fā)下去，不然不要保留相同的材料。許多秘書一般為辦公室保留3份，其余的送進(jìn)公司的儲(chǔ)存室。 ★ 清除剪報(bào)和照片的厚背襯 必須保留的照片和剪報(bào)需要妥善保管，不能遺失或撕壞?？墒褂帽”骋r或透明膠布。 ★ 清除不常使用、尺寸特殊的資料 把尺寸特殊又占地方的材料清理出去，如模型、磁帶，把它們放在合適的地方，在正式檔案中加一張相互參照目錄卡就可以了。為了節(jié)省空間，把那些不能銷毀但不常使用的信件、文件和記錄放在貯藏室。不要保留標(biāo)準(zhǔn)調(diào)查表和通函的回條，但如果回條代表新的客戶和銷售，就在銷毀回復(fù)函之前把里面的姓名和地址補(bǔ)充進(jìn)郵寄名單。