商務文書管理的基本任務

　　文書作為書面文件，是用文字的形式記載單位對內、對外一切活動的信息載體。文書質量的高低，商務文書的科學管理，是企業管理的重要內容。如何有條不紊地管理好各種文書，既不遺失、泄密，又便于文書順利運行、查找調閱、有效利用。是很值得研究的問題。要從總體和具體兩方面理解、掌握文書管理的基本任務，從而建立健全各項管理制度。制度建設，是文書管理的一項基礎性工作。

　　文書管理的基本任務，總的來說就是采取一系列行之有效的規定和措施，使文書工作有條不紊地進行。保證文書的安全和有效利用，進而促進工作效率的提高，推進各項工作的順利進行。具體有以下幾方面的內容：

　　1.文書數量管理

　　文書數量管理，就是通過控制文書的數量，減少不必要的行文。控制文書數量的意義在于精簡文書，克服文牘主義、形式主義。

　　行文的原則應該是從全局工作和整體效率出發，當實際工作確實產生了行文需要，而且預計行文后確實能收到較其他方法更好的工作效果時才行文。因此，要做到：內容空洞、無實際意義的文書堅決不發;能用電話、面談或現場辦公等方法解決的不必專門發文;能夠通盤解決或綜合處理的問題一次性發文;等等。

　　2.文書質量管理

　　文書質量管理，就是通過對文書的擬寫和制作進行管理，為文書質量提供保證。文書質量，主要是指文書在記載、表達信息內容方面的準確性和有效性。文書質量管理的目標是要提高每一份文書在主題、文字、格式等方面的正確性、規范性和可操作性。

　　對文書的整個擬寫和制作過程包括擬稿、核稿、簽發、打字、校對、印刷環節都應進行嚴格管理，重點把握擬、制文書的四個環節，即擬稿、核稿、簽發和校對繕印。

　　3.文書時效管理

　　文書時效管理是對文書傳遞運轉周期進行有效的管理。其目標在于縮短文書處理每道環節所花的時間，加快文書運轉速度，提高文書工作的效率。

　　文書運轉渠道是否暢通，直接關系到文書的利用和單位的工作效率。因此對文書運轉的各個環節都必須進行有效的管理，認真做好文書處理全過程的催辦工作。尤其是針對緊急文書的緩急程度.發急件時應做到先擬、先審、先發;收到急件應當提出明確的辦理時限。{page_break}

　　4.文書物質要素管理

　　文書的物質要素包括書面載體和顯字材料。文書以紙張為主要書面載體，以油墨、墨汁和墨水為主要顯字材料。文書物質要素管理的目標是使文書物質要素具有完整性和耐久性，延長文書使用的壽命，為立卷和歸檔打好基礎。

　　一般來說，文書的制作和辦理都應當使用鋼筆、簽字筆，不得使用圓珠筆、鉛筆;墨水應使用不易擴散、便于保存的藍黑、碳素墨水，不得使用純藍、紅色等易于擴散、褪色、不宜保存的墨水;傳真機收到的文書和復印機復制的文書，不能永久保存，如需永久存檔，應請發文單位重新制發。除了這些要求，平時也要做好文書的維護工作，及時發現問題。

　　5.文書的借閱和翻印管理

　　(1)文書借閱管理

　　文書借閱是文書利用的基本方式，文書借閱管理就是通過控制借閱范圍、強化借閱手續、督促按時歸還來保證出借文書的安全，提高文書的利用率。

　　文書借閱管理應該制定嚴格的借閱制度，包括按時歸還、嚴禁翻印復制、不得轉借等內容的規范。

　　(2)文書翻印復制管理

　　按照文書正本的內容和格式原樣復制稱為文書的翻印復制管理，包括按原件重新排版打印的翻印件和用復印機或掃描儀復制的復印件兩種文書。

　　翻印或復制文書均須經領導人批準，經批準或委托翻印的文件與原件具有同樣的效力，但復印件作為正式文件使用時必須加蓋證明章。

　　6.文書安全管理

　　文書安全管理，就是要求安全運轉和保管文書。在文書處理的過程中，應以嚴肅的態度、制度化的管理和科學的手段對待文書制作、傳遞、辦理、立卷和歸檔等各個環節，保證文書不誤傳、不泄密、不丟失、不損壞、不散失，做到信息上、物質上兩方面的安全。