文檔管理的概念及文檔管理的系統元素

　　簡介

　　文檔管理 Document Management ，文檔是企業重要的智力資產。在企業中，文檔一般都以電子文檔的形式存在，比如微軟.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，純文本.txt格式等;從內容上，可能是商務合同、會議記錄、產品手冊、客戶資料、設計文檔、推廣文案、競爭對手資料、項目文檔、經驗心得等。這些文檔可能是過程性質的，也可能是公司正式發布的文檔，可能處在編寫階段，也可能是已經歸檔不能再修改的。文檔的狀態包括草稿、正式、鎖定、作廢、歸檔、刪除等。

　　文檔管理就是指這些文檔、電子表格、圖形和影象掃描文檔的存儲、分類和檢索。文檔管理的關鍵問題就是解決文檔的存儲、文檔的安全管理、文檔的查找、文檔的在線查看、文檔的協作編寫及發布控制等問題。

　　文檔管理在法律事務所、保險公司、政府財政部門、廣告代理公司和其它具有大量書面文件或影象操作活動的商業領域中最為有用。

　　隨著信息化進程，文檔管理越來越受到企業的重視，但是企業在進行文檔管理的過程中，經常會碰到以下的問題：海量文檔存儲，管理困難;查找緩慢，效率低下;文檔版本管理混亂;文檔安全缺乏保障;文檔無法有效協作共享;知識管理舉步維艱等。所以文檔管理逐漸成為國內外業界研究的熱點。

　　系統元素

　　在組織中可以創建哪些類型的文檔和其他內容。

　　對于每種類型的文檔使用哪些模板。

　　對于每種類型的文檔提供哪些元數據。

　　在文檔生命周期的每個階段將文檔存儲在何處。

　　在文檔生命周期的每個階段如何控制對于文檔的訪問。

　　當團隊成員一起致力于文檔創建、審核、批準、發布或處置時，如何在組織內移動文檔。

　　要將哪些策略應用于文檔，以便審計與文檔相關的操作，以適當方式保留或處置文檔，以及保護對組織至關重要的內容。

　　當文檔在其生命周期中從一個階段過渡到另一個階段時，如何轉換文檔。

　　如何將文檔視為企業記錄，在這種情況下，必須根據法律要求和公司準則保留文檔。