加強公文管理提高工作效率 落實催辦制度

 　　一、建立嚴格的登記制度

　　公文辦理的全過程是由眾多的程序組成的，而每一個程序辦理快慢、用時多少，都直接影響著整個公文辦理過程的長短。顯而易見，提高公文辦理效率的根本途徑就是努力壓縮每個程序所用的時間。這就要求建立嚴格的運轉環節登記制度。

　　首先，要求各處室和院系確立專人辦文，實行辦文全程負責制。該制度要求辦文責任人在辦文過程中，負責包括“登記”程序在內的整個公文辦理過程，嚴格實行運轉環節的登記制度，要求各部門辦文人員使用統一的“收文或發文登記表”，其內容包括文件名稱、主辦責任人、運轉環節、運轉時間，這樣保證了公文的迅速運轉和保管的科學性，從而保證了工作的順利進行。

　　其次，公文的收發登記原則應是便于文件的運轉、統計、查找和催辦，而且應該是手續簡化，有利于提高工作效率。根據來文渠道分成國務院、教育部、衛生部、省政府、省教委、省衛生廳、其它等七大類，分別編寫順序流水號，將收文日期、單位、文號、標題、密級以及來文份數等項目登記入冊。在對來文進行登記時，要特別注意來文渠道，公文的重要程度和緩急時限，按照公文的不同要求分類，以便公文的迅速處理和日后查閱。

　　再次，為提高公文處理的效率，應嚴格控制進入文書實際處理體系的文書量，把好文書入口的登記關。像一般性的通知、函、電報、簡報等，有的登記后可直接處理，有的不需登記便可作處理。大大地減少了文書處理量，節省了時間，提高了工作效率。

　　二、采取適當的傳閱方式

　　公文傳閱是公文處理工作中比較重要的環節，是辦公室文秘人員當好領導參謀助手的基本功。

　　分傳是按照合理的傳閱程序分別將文件呈送有關領導閱批。這種傳閱方式，在管理上比較嚴密，可以有效地控制文件去向，靈便地進行調整，避免積壓和丟失，但手續繁瑣，費時較多，尤其在應閱人較多的情況下，往往需要很長時間。

　　專傳是指由專人將文件送傳給有關領導閱批的過程。這種傳閱方式通常用于特急件、絕密件或領導專門交代的文件。秘書必須嚴格按照限定的閱知范圍，親自將這種文件按指定時間迅速送達有關領導閱批，坐候領導閱完簽名后馬上送其他領導，直到傳完為止。采用專傳方式可以減少中間環節，加快傳閱速度。

　　回傳即后邊閱批人的指示意見需要向前邊已經作過批示的領導通報，是一個倒流傳閱的過程。如果遇到領導意見不一致時，應征求有關領導意見后再回傳。

　　集中傳閱指因緊急程度或密級所要求，一份公文需在極短的時間內由多人傳閱，而閱件人辦公地分散，采用專傳方式還不能滿足要求時，將閱件人集中在一起傳閱公文的方式。

　　公文傳閱的各種方式在實際操作中是互相聯系的，有時是交叉使用的。但無論采取哪種傳閱方式都必須分清傳閱的主次和先后，體現先辦事后閱知，先主辦后協辦，急件急辦，平件快辦的原則。閱件一般先傳主要領導，后傳主管領導，再傳其他領導;辦件則應先傳主管領導，請主管領導作貫徹性批示，再傳有關主要領導，而后傳分管部門。緊急公文和需要分管領導直接閱處的公文，可以按照先辦后傳，跳躍式傳閱等方法處理。

　　公文傳閱既要迅速，又要保證質量，應注意以下幾點。

　　1.給領導呈送文件時，要注意按一定的順序。如按順序分作急待處理的文件、需要批辦的文件、上級機關的指導性文件和一般參考性文件，以便領導閱文時根據文件的緩急分別處理，保證及時處理緊急文件和了解上級文件精神。

　　2.掌握傳閱時間，及時查看、詢問、提醒領導閱文。如遇領導長時間外出，或因其他工作短時間內不能閱文等情況，隨時調整傳閱順序，以免造成文件積壓。

　　3.如果文件辦理涉及幾個部門，應按先辦理、后閱知、先主辦后協辦的順序依次進行。文件傳出后，秘書人員要及時了解和掌握文件的運行情況，從而提高工作效率。并嚴格掌握傳閱范圍，以免傳閱失控，文件遺失，影響工作。

　　三、建立健全催辦工作制度

　　催辦是公文處理程序中的一個重要環節，是對公文承辦情況的查詢督促，是避免積壓、加速公文運轉的手段。領導批示的辦件，送達承辦部門后，為使來文得以及時處理，應對承辦單位進行適時的督查、催詢。對未辦理的文件，可多次催辦，直至辦結為止。對久催不辦或積留未辦件過多等情況，秘書人員應親自到承辦部門面對面了解和詢問文件的承辦情況，催促盡快辦理。