盤點商界人士在使用電子郵件時需要注意的問題

　　我們都應(yīng)當(dāng)講究有關(guān)電子郵件的禮節(jié)，別讓電子郵件出笑話。電子郵件是職業(yè)信件的一種，而職業(yè)信件中是沒有不嚴(yán)肅的內(nèi)容的。尤其在商業(yè)界，我們崇尚信譽、掌握時機(jī)及合作分工，信奉顧客至上，著重與顧客的溝通，以達(dá)成促銷、增產(chǎn)與營利的目的。但我們常忽視了有關(guān)電子郵件的禮節(jié)。

　　商界人士在使用電子郵件對外進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時，應(yīng)當(dāng)遵守的禮儀規(guī)范主要包括以下三個方面：

　　1.電子郵件應(yīng)當(dāng)認(rèn)真撰寫

　　向他人發(fā)送電子郵件，一定要精心構(gòu)思，認(rèn)真撰寫。在撰寫電子郵件時，下列三點必須注意：

　　(1)主題要明確

　　一個電子郵件，大都只有一個主題，并且往往需要在前面注明。這樣，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。

　　(2)語言要流暢

　　電子郵件要便于閱讀，語言就必須流暢。盡量別寫生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料時，則最好標(biāo)明出處，以便收件人核對。

　　(3)內(nèi)容要簡潔

　　網(wǎng)上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡明扼要，越短越好。

　　2.電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用

　　在信息社會中，任何人的時間都是珍貴的。如果沒有必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件。一般而言，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方，往往還是必不可少的。

　　3.電子郵件應(yīng)當(dāng)注意編碼

　　編碼的問題是每一位電子郵件的使用者均應(yīng)予以注意的大事。由于中文文字自身的特點，加上一些其他的原因，我國的內(nèi)地、臺灣省、港澳地區(qū)，以及世界上其他國家的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統(tǒng)。因此，當(dāng)一位商界人士使用中國內(nèi)地的編碼系統(tǒng)向生活在除中國內(nèi)地之外的其他一切國家和地區(qū)的中國人發(fā)出電子郵件時，由于雙方所采用的中文編碼系統(tǒng)有所不同，對方便很有可能只會收到一封由亂字符所組成的“天書”。

　　因此，商界人士在使用中文向除了中國內(nèi)地之外的其他國家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時，必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對方可以收到自己的電子郵。