盤點公文的四個特點

　　公文，即公務文件，習慣上統(tǒng)稱文件。是國家機構與其它社會組織在公務活動中為行使職權、實施管理而制作的具有法定效力和規(guī)范體式的文件。其特點如下：

　　1 法定的作者和法定的權威性。公文法定的作者即公文必須以機關的名義或其法定代表人的名義制發(fā)。公文的法定權威性指公文在法定的時間和空間范圍內能夠對受文者的物為產生強制性影響，具有約束力。

　　2 法定的現(xiàn)實執(zhí)行效用。公文直接形成于其內容所針對的現(xiàn)行公務活動中并對該活動發(fā)揮直接指揮、制約與溝通聯(lián)系效用。

　　3 具有規(guī)范的體式。公文的體式，用以維護公文的權威性、準確性與有效性，是公文區(qū)別于其它文獻形式的明顯標志。

　　4 履行法定的程序。這種程序性主要體現(xiàn)在制發(fā)和生效兩個方面。

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　　1.公文處理是機關行政管理的重要組成部分

　　公文作為辦理公務的基本手段,貫穿于機關各項職能活動的始終,為公務活動的各領域提供有效的信息支持,而公文的形成不是自動生成的,更不會自動發(fā)揮效應,而必須依賴于人的一系列活動,即公文處理。因此,公文處理使機關在發(fā)揮管理職能中所需公文得以形成并產生實效,成為機關實現(xiàn)管理職能的必要條件,同時,它溝通機關之間的縱向與橫向聯(lián)系,溝通機關與廣大群眾之間聯(lián)系。公文處理的質量直接關系到行政效率的高低。

　　2.公文處理是國家檔案事業(yè)的基礎

　　檔案事業(yè)是國家文化事業(yè)的一個組成部分,而檔案的重要部分主要來源于公文。今天的檔案就是昨天的公文。公文的內容、格式、字跡材料以及處理程序是否規(guī)范、準確,歸檔公文是否齊全完整,直接影響檔案的質量與檔案事業(yè)的發(fā)展。因此,加強公文處理工作是促進國家檔案事業(yè)的必要條件。