縣人社局五步驟規(guī)范文檔處理

　　一、收文及文件處理

　　凡來(lái)文除指明姓名和各股室的文件，一律交辦公室，經(jīng)檢查文件齊全后，統(tǒng)一編號(hào)，進(jìn)行登記。屬于全面性、政策性的重要文件(如上級(jí)的指示、命令、計(jì)劃及下級(jí)的重要報(bào)告等)先送局長(zhǎng)分批，根據(jù)分批意見(jiàn)處理分發(fā)。呈閱或由領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的文件，統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)呈領(lǐng)導(dǎo)或送有關(guān)股室傳閱，傳閱中不得將文件私自截留;傳閱文件3日內(nèi)傳閱完畢退回，急件不超過(guò)1天。緊急文電要立即登記并呈送局長(zhǎng)處理，局長(zhǎng)不在時(shí)，要電話(huà)告知，并按局長(zhǎng)的安排迅速辦理。

　　二、發(fā)文

　　凡能用口頭、書(shū)信、電話(huà)答復(fù)和其它方式解決的問(wèn)題，不再發(fā)文;可發(fā)可不發(fā)的文件堅(jiān)決不發(fā)。綜合性的工作安排、報(bào)告、總結(jié)、通報(bào)、業(yè)務(wù)匯報(bào)等由辦公室辦理;業(yè)務(wù)性的計(jì)劃、報(bào)告、請(qǐng)示、通知、批復(fù)、業(yè)務(wù)匯報(bào)等由主管股室辦理，同一文件涉及兩個(gè)以上股室的由主管股與有關(guān)股協(xié)商辦理。

　　三、催辦

　　各股室和各局屬事業(yè)單位負(fù)責(zé)人要重視公文的催辦和處理工作，急件要隨到隨辦，防止漏辦和積壓。局文件的催辦由辦公室負(fù)責(zé)。各股室、局屬各事業(yè)單位送達(dá)領(lǐng)導(dǎo)閱示或簽發(fā)的文件，由主辦人和事業(yè)單位法人請(qǐng)示、催辦，并及時(shí)匯報(bào)催辦結(jié)果。上級(jí)來(lái)文和有領(lǐng)導(dǎo)批示的文、電由辦公室負(fù)責(zé)催辦，并將催辦情況及時(shí)匯報(bào)。下行文的催辦由擬文股室及時(shí)處理，并將催辦結(jié)果及時(shí)報(bào)辦公室。

　　四、歸檔

　　文件歸檔由辦公室專(zhuān)人管理，所有文件原件必須交辦公室存檔，年終分別立卷。立卷前各股室應(yīng)將文件查找齊全，協(xié)助辦公室文檔人員按規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、歸檔。本局領(lǐng)導(dǎo)參加全省、全市和全縣會(huì)議所帶回的文件、簡(jiǎn)報(bào)及本局召開(kāi)全縣重要會(huì)議性的文件、業(yè)務(wù)性會(huì)議的文件應(yīng)及時(shí)送交辦公室文檔人員立卷保存。立卷文件要本著“以本機(jī)關(guān)為主”(包括上級(jí)的批復(fù)、下級(jí)的請(qǐng)示和本局的批復(fù))和“以反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)為主”的精神，分股室按問(wèn)題性質(zhì)立卷，立卷文件必須具有保存價(jià)值。

　　五、保密

　　公文及便函處理應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，經(jīng)辦人員必須嚴(yán)守機(jī)密。承辦人員對(duì)所辦文件和函件要經(jīng)常檢查，以免丟失泄密。下班時(shí)應(yīng)及時(shí)清理，不得亂拋于桌面。