企業(yè)的信息化進程如何開展
OA系統(tǒng)未普及之前,企業(yè)的管理者們都有過類似的煩惱:某個員工離職了,不僅帶走了公司的信息和客戶資料,工作經(jīng)驗也沒給企業(yè)留下,企業(yè)花精力辛苦培養(yǎng)了一個人才,獲得的價值甚少。新員工入職后,又要重新開始新的培訓,就這樣周而復始,不斷培養(yǎng),不斷失去,特別在如今人員流動性居高不下的背景下,這樣的循環(huán)讓企業(yè)無形中損失很多,內(nèi)耗很多。如何避免這類事件頻頻發(fā)生,如何降低員工高流動率的影響,保證企業(yè)的穩(wěn)定與發(fā)展?OA系統(tǒng)在整個工作過程中扮演著舉足輕重的角色。華天動力OA系統(tǒng)文檔管理系統(tǒng)帶您了解如何解決上述問題!
隨著信息化建設的發(fā)展,計算機的普及使企業(yè)的電子文檔越來越多。企業(yè)中普遍缺乏一個集中管理文檔的服務器和知識中心,導致很多關鍵資料和文件,分散在不同的電腦上,面臨著多種意外損失的風險。作為企業(yè)知識最重要的載體,分散的文檔意味著技能和經(jīng)驗的隔離,一旦損失,就會直接導致技術(shù)上和業(yè)務上的失敗。信息化進程的加速,企業(yè)的領導者和管理者們逐漸認識到文檔管理的重要性,在日常辦公中不可或缺。然而企業(yè)在進行文檔管理的過程中,經(jīng)常會碰到以下情況,例如:海量文檔存儲,管理困難、查找緩慢、效率低下、文檔版本難以管控,出差時或下班期間沒辦法提取文檔影響工作效率等問題。
華天動力協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的文檔中心,通過方便、快捷、易用的操作,為廣大企業(yè)用戶提供了用來創(chuàng)建和管理大批量文檔的功能。不僅提供文檔的上傳、下載功能,更支持文檔模板的管理,智能的全文檢索,文檔的更新提醒,項目體系的完美支撐,靈活的權(quán)限控制,嚴謹?shù)陌姹竟芾恚娴膱蟊矸治龅裙δ堋W屍髽I(yè)在使用過程中操作簡單,查找容易,只要有權(quán)限隨用隨取的文檔管理更大大提高了企業(yè)的工作效率。
企業(yè)都會有自己的文檔樣式,當制作一個新的文件時,需要套用現(xiàn)有的樣式。為了達到這一目的,在建立文件時,通常會使用一個現(xiàn)有的文件復制后,再文件中進行修改。為了適應這一工作要求,我們設置了文件模板功能。它的設置方式是能夠在線建立Word和Exel類型的文件模板,模板建立后,能夠通過建立文件夾綁定模板或在線新建文件時使用模板。 一個項目通常會產(chǎn)生大量的文檔,比如在立項階段需要有項目需求書、項目方案書,在投標階段有投標書,在施工階段有安全保障書、進度計劃表等,這些文檔需要匯總在一起并形成一個文件夾樹。在這里面,有的文件夾是只允許財務查看的,比如結(jié)算,有的文件夾是需要全體人員查看的,比如進度計劃、安全檢查等,說明還需要有訪問權(quán)限的控制才可以。
而對于投標文件夾,里面除了要放置相關的文件外,必須要有一個標書,標書又是有一個格式的,這就需要使用文件模板。針對于類似的需求,系統(tǒng)中設置了項目規(guī)則這一功能。它的設置方式是在項目規(guī)則中,完全可以按照實際業(yè)務需求,先把文件夾樹按規(guī)則建立出來。當有新的項目時,直接按項目規(guī)則建立文件夾即可。通過項目規(guī)則能夠快速建立符合業(yè)務邏輯的文件夾樹,極大簡化了工作程序,提高工作效率。
我們可以通過全文檢索功能來實現(xiàn)文件查詢。在系統(tǒng)左側(cè)菜單下方提供全文檢索查詢功能。在此處輸入要查詢的文檔的內(nèi)容關鍵字,系統(tǒng)能夠自動檢索全部的文檔,通過文檔的標題和內(nèi)容找到全部相關的文檔。查找到的文件也是根據(jù)文件的權(quán)限來顯示,對于沒有權(quán)限的文件是查不到的。還可以應用標準查詢功能,可以按文件名、關鍵字、創(chuàng)建者、創(chuàng)建時間、最后修改時間等條件進行檢索。全文檢索功能不僅能夠通過文件的標題進行查詢,最關鍵一點是,它可以直接搜索文檔的內(nèi)容,按查詢關鍵字進行內(nèi)容比對,找到需要的文檔,為工作提供了巨大的便利。
除了上訴幾點功能,華天動力協(xié)同OA文檔管理系統(tǒng)還具備記憶訪問視圖、靈活的權(quán)限控制以及符合ISO的版本控制功能。它的自動記憶的訪問視圖讓用戶有更舒適的使用體驗。而靈活的權(quán)限控制是對于保密的文檔我們可以控制把權(quán)限不開放給不能看的員工,對于有些只能查看不能編輯的用戶,我們只給他查看權(quán)限,甚至可以修改的用戶我們可以控制他是否可以刪除及下載文件,權(quán)限控制到每個細節(jié),讓文檔管理更為規(guī)范、嚴謹。同時,華天動力協(xié)同OA文檔管理系統(tǒng)符合ISO的版本控制。對于企業(yè)多變的文檔信息,多人員操作同一文檔,通常修改記錄很難控制,修改過程中出問題很難查找,有了版本控制所有問題引刃而解,并且我們記錄了修改時間及修改人,方便后續(xù)的問題處理。該功能也為企業(yè)實現(xiàn)ISO文檔化提供了強有力的工具。

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