企業(yè)的信息化進程如何開展

　　OA系統(tǒng)未普及之前，企業(yè)的管理者們都有過類似的煩惱：某個員工離職了，不僅帶走了公司的信息和客戶資料，工作經(jīng)驗也沒給企業(yè)留下，企業(yè)花精力辛苦培養(yǎng)了一個人才，獲得的價值甚少。新員工入職后，又要重新開始新的培訓，就這樣周而復始，不斷培養(yǎng)，不斷失去，特別在如今人員流動性居高不下的背景下，這樣的循環(huán)讓企業(yè)無形中損失很多，內(nèi)耗很多。如何避免這類事件頻頻發(fā)生，如何降低員工高流動率的影響，保證企業(yè)的穩(wěn)定與發(fā)展?OA系統(tǒng)在整個工作過程中扮演著舉足輕重的角色。華天動力OA系統(tǒng)文檔管理系統(tǒng)帶您了解如何解決上述問題!

　　隨著信息化建設的發(fā)展，計算機的普及使企業(yè)的電子文檔越來越多。企業(yè)中普遍缺乏一個集中管理文檔的服務器和知識中心，導致很多關鍵資料和文件，分散在不同的電腦上，面臨著多種意外損失的風險。作為企業(yè)知識最重要的載體，分散的文檔意味著技能和經(jīng)驗的隔離，一旦損失，就會直接導致技術(shù)上和業(yè)務上的失敗。信息化進程的加速，企業(yè)的領導者和管理者們逐漸認識到文檔管理的重要性，在日常辦公中不可或缺。然而企業(yè)在進行文檔管理的過程中，經(jīng)常會碰到以下情況，例如：海量文檔存儲，管理困難、查找緩慢、效率低下、文檔版本難以管控，出差時或下班期間沒辦法提取文檔影響工作效率等問題。

　　華天動力協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的文檔中心，通過方便、快捷、易用的操作，為廣大企業(yè)用戶提供了用來創(chuàng)建和管理大批量文檔的功能。不僅提供文檔的上傳、下載功能，更支持文檔模板的管理，智能的全文檢索，文檔的更新提醒，項目體系的完美支撐，靈活的權(quán)限控制，嚴謹?shù)陌姹竟芾恚娴膱蟊矸治龅裙δ堋Ｗ屍髽I(yè)在使用過程中操作簡單，查找容易，只要有權(quán)限隨用隨取的文檔管理更大大提高了企業(yè)的工作效率。

　　企業(yè)都會有自己的文檔樣式，當制作一個新的文件時，需要套用現(xiàn)有的樣式。為了達到這一目的，在建立文件時，通常會使用一個現(xiàn)有的文件復制后，再文件中進行修改。為了適應這一工作要求，我們設置了文件模板功能。它的設置方式是能夠在線建立Word和Exel類型的文件模板，模板建立后，能夠通過建立文件夾綁定模板或在線新建文件時使用模板。　一個項目通常會產(chǎn)生大量的文檔，比如在立項階段需要有項目需求書、項目方案書，在投標階段有投標書，在施工階段有安全保障書、進度計劃表等，這些文檔需要匯總在一起并形成一個文件夾樹。在這里面，有的文件夾是只允許財務查看的，比如結(jié)算，有的文件夾是需要全體人員查看的，比如進度計劃、安全檢查等，說明還需要有訪問權(quán)限的控制才可以。

　　而對于投標文件夾，里面除了要放置相關的文件外，必須要有一個標書，標書又是有一個格式的，這就需要使用文件模板。針對于類似的需求，系統(tǒng)中設置了項目規(guī)則這一功能。它的設置方式是在項目規(guī)則中，完全可以按照實際業(yè)務需求，先把文件夾樹按規(guī)則建立出來。當有新的項目時，直接按項目規(guī)則建立文件夾即可。通過項目規(guī)則能夠快速建立符合業(yè)務邏輯的文件夾樹，極大簡化了工作程序，提高工作效率。

　　我們可以通過全文檢索功能來實現(xiàn)文件查詢。在系統(tǒng)左側(cè)菜單下方提供全文檢索查詢功能。在此處輸入要查詢的文檔的內(nèi)容關鍵字，系統(tǒng)能夠自動檢索全部的文檔，通過文檔的標題和內(nèi)容找到全部相關的文檔。查找到的文件也是根據(jù)文件的權(quán)限來顯示，對于沒有權(quán)限的文件是查不到的。還可以應用標準查詢功能，可以按文件名、關鍵字、創(chuàng)建者、創(chuàng)建時間、最后修改時間等條件進行檢索。全文檢索功能不僅能夠通過文件的標題進行查詢，最關鍵一點是，它可以直接搜索文檔的內(nèi)容，按查詢關鍵字進行內(nèi)容比對，找到需要的文檔，為工作提供了巨大的便利。

　　除了上訴幾點功能，華天動力協(xié)同OA文檔管理系統(tǒng)還具備記憶訪問視圖、靈活的權(quán)限控制以及符合ISO的版本控制功能。它的自動記憶的訪問視圖讓用戶有更舒適的使用體驗。而靈活的權(quán)限控制是對于保密的文檔我們可以控制把權(quán)限不開放給不能看的員工，對于有些只能查看不能編輯的用戶，我們只給他查看權(quán)限，甚至可以修改的用戶我們可以控制他是否可以刪除及下載文件，權(quán)限控制到每個細節(jié)，讓文檔管理更為規(guī)范、嚴謹。同時，華天動力協(xié)同OA文檔管理系統(tǒng)符合ISO的版本控制。對于企業(yè)多變的文檔信息，多人員操作同一文檔，通常修改記錄很難控制，修改過程中出問題很難查找，有了版本控制所有問題引刃而解，并且我們記錄了修改時間及修改人，方便后續(xù)的問題處理。該功能也為企業(yè)實現(xiàn)ISO文檔化提供了強有力的工具。