社區公文寫作指導：正確使用公文文種

　　一、文種的涵義

　　在公文寫作和處理中，把性質和用途相同的公文歸并為同一種，對每一種公文規定了固定的名稱，這就是文種的名稱，即公文種類，簡稱文種。文種是公文必不可少的組成部分，所有公文都必須在標題中標明文種。

　　二、正確標明文種的作用

　　1.在公文中正確標明文種，有利于維護公文的嚴肅性、規范性。

　　2.為公文的撰寫提供方便。《條例》和《辦法》都對每一類公文文種的適用范圍作出了明確規定;有關法規、規章也對有些公文例如法規、規章、經濟合同、法律文書、外交文書等等文種的用途作了明確規定;還有一些文種例如總結、調查報告、啟事等等，它們的用途則是人們在長期實踐過程中不斷總結、約定俗成的。而每一種公文的寫法，也經過長期實踐形成共識逐步規范，有些文種的寫法例如事故調查報告等等，還由主管部門作出了明確的規定。寫作公文時，正確選擇、標示文種，就能了解該文種寫作的基本要求和基本規范，有利于提高寫作效率和質量。

　　3.為公文處理提供方便。根據有關規定和慣例，不同的文種有不同的處理方式。收發文機關處理公文的有關部門和有關人員，根據文種名稱就可作出相應的處理。例如請示屬辦件，要及時交有關領導和有關部門審批、辦理。而報告屬閱件，一般就無須答復，只需交有關人員傳閱。

　　撰寫公文時，務必正確選用文種。不用、錯用或生造文種，都會損害公文的效用。

　　三、選擇文種的依據

　　1.選擇文種要依據國家的有關法律、法規以及黨和國家有關領導機關關于公文處理的有關規定，選擇恰當的、規范的文種。絕不能違反有關法規、規定和標準，隨意另選文種。

　　2.要看作者與主要受文者(即主送機關單位)的工作關系。只有當作者是主要受文者的所屬上級機關單位時，才能選用具有規定性、領導指導性、公布性的下行文種。當作者是主要受文者的所屬下級機關單位時，才能選取呈報性的上行文種。當作者與主要受文者是同級或不相隸屬關系時則只能選用商洽性的平行文種。

　　3.要看作者權限。有一些文種對使用者的權限有明確規定，如作者不具備規定的法定權限，則不能使用這些文種。如命令、決議、議案、公告等等文種的使用。

　　4.要看行文目的、行文要求的需要。每一種文種都有特定的適用范圍，只在實現某一行文目的和要求方面有效。因此，應選取最有利于表達和實現具體行文目的、行文要求的文種。

　　四、正確區分一些易混淆的文種

　　公文中有的文種之間既有相似之處，又有不同之處，既有聯系又有區別，使用時容易混淆。能否正確選用文種，直接關系到公文質量的高低、表達效果的好壞和公文處理的方便與否。強調公文文種規范，尤其要注意正確區分一些容易混淆的文種。

　　(一)決定與決議

　　他們都是帶有制約，規范、指揮或指導作用的指揮性公文，在性質、寫法上都有許多相似之處。

　　從寫法上看，他們一般都不在正文前寫主送機關，而可在文尾抄送欄標明“主送”或者“分送”單位。正文都由行文依據、行文事項和結語三部分構成;都可視內容多少寫為篇段合一式、多段式、總分條文式和分部式結構。但是他們又有以下顯著區別。

　　1.成文過程不同。決定可經會議議論通過，也可由領導機關或機關單位領導審定簽發。而決議成文程序嚴格，須經全體會議或代表大會例如黨代會、人代會、職代會、會員代表大會討論通過方才生效。

　　2.發文機關(組織)不同。各級領導機關及機關、單位領導機構都可以制發決定;而決議只能由圣手關會議發布，不能以機關、單位的名義制發決議。正因為如此，決議己不再列為國家行政機關常用公文。

　　3.涉及內容不同。決定內容多為對某一領域、某一方面的重要事項、重大行動做出安排。因此它可分為部署指揮重要工作的決定(簡稱部署性決定)、處理具體事項的決定(事項決定)和表彰處分決定。決議內容多是某系統、某單位、某組織帶全局性、原則性的重要決策事項。它可分為部署指揮性決議、批準性決議和專門問題決議。

　　4.作用不同。決定都帶指令性。起領導、指導作用。決議則有多種作用：有的帶指令性，如 《四川省人民代表大會常務委員會關于依靠科技振興農業的決議》;有的帶說理性，對有關人和事做出評價，如《中國共產黨中央委員會關于建國以來黨的若千歷史問題的決議》;有的帶號召性，如《中共中央關于社會主義精神文明建設指導方針的決議》：有的帶批準性，如黨代會、人代會對各種工作報告所作的決議。

　　5.寫作格式上簽注和落款不同。決議都在標題下加括號簽注通過決議的會議名稱和通過日期，正文后就不另標落款了。凡會議通過的決定，也同決議一樣簽注;由領導人簽發的決定，則在正文后寫明發文機關和成文日期。

　　(二)公告與通告

　　公告和通告都是周知性公文，內容都不涉密，都要公開發布，登報、張貼、通過電視播出或廣播，其寫法也相似。但他們也有明顯區別。

　　1.內容適用范圍不同這是兩個文種最主要的區別。公告用于向國內外宣布重要事項，公布某些法定專門事項，通告用于向一定范圍公布應當遵守或周知的事項。

　　2.制發單位不同公告由較高級別的國家機關、人大機關和有關法律、法規指定機關制發。規定勝通告多由政府機關或者機關單位領導機構發布，周知性通告任何行政機關、團體、單位均可發布。但黨的機關正式常用公文一般不用這兩個文種。

　　3.發送對象不同公告向國內外有關方面、法定有關方面發布。通告向一定范圍內的機關單位和有關人員發布。

　　4.作用不同公告強調法定權威性，其周知事項常有較強的法律效力或行政效力。除法定機關或者較高級別行政機關外，基層行政機關和企事業單位不用公告行文。規定性通告有一定的規定性，涉及的事項往往要求一定范圍的機關、單位、群眾遵守或辦理，對其有一定的約束力。而周知性通告只具有告知性、知曉性作用。

　　特別要注意不濫用公告。

　　(三)請示與報告

　　它們都是上行文，常常被混淆使用，但實際上是有明顯區別的兩類文種。

　　1.行文目的、作用不同。請示旨在請求上級批準、指示，需要上級批復，重在呈請。報告重在向上級匯報工作、反映情況，一般不需上級答復，重在呈報。

　　2.呈報時間不同。請示要事前行文，報告一般在事后或者工作進行過程中行文。

　　3.主送機關不同。請示一般只寫一個主送機關，而且一般必須逐級上報。報告有時可有多個主送機關，如情況緊急需要上幾級領導機關盡快知道的災情、疫情等等。

　　4.受文機關處理方式不同。請示均屬辦件，收文機關必須及時處理，明確作答，限期批復。報告均屬閱件，收文機關對其不作答復。

　　5.涉及內容不同。請示用于向上級機關請求批準、指示，凡是下級機關、單位無權解決、無力解決以及按規定應經上級機關批準認定的問題，均可寫為請示。而報告用于向上級機關匯報工作、反映情況、答復詢問。

　　6.寫作側重點不同。它們雖然都要陳述、匯報情況，但報告的重點就在匯報工作情況，報告中不能夾帶請示事項。而請示中陳述情況只是作為請示原因，即使反映情況所占篇幅再大，其重點仍在請示事項。

　　正因為有上述區別，絕不能把向上級請求批準、指示的請示寫成報告，也不能寫為請示報告。

　　(四)請示與函(請求批準函)

　　這里的函專指用于向有關主管部門請求批準的函。請示和請求批準函都可用于請求批準，但使用時有嚴格的區別。

　　1.類型不同。請示是上行文，函是平行文。

　　2.主送機關不同。請示是向有領導、指導關系的上級機關行文;而函是向同一系統平行的和不相隸屬的業務主管機關行文。

　　3.內容范圍不同。請示既可用于請求批準，又可用于請求指示。函主要用于請求批準涉及業務主管部門職權范圍內的事項。

　　4.受文機關復文方式不同。請示的受文機關以批復表明是否批準或作出指示。函的受文機關只能用函(審批函)表明是否批準或作出答復。

　　(五)批復與函(審批函)

　　這里的函專指用于有關主管部門發出的審批函。批復和審批函都可用于審批有關事項，但使用時有嚴格的區別。

　　1.類型不同。批復是下行文，函是平行文。

　　2.主送機關不同。批復是向有領導、指導關系的下級機關、單位行文;而函是向同一系統平行的和不相隸屬的機關、單位行文。

　　3.內容范圍不同。批復既可用于作出批準，又可用于作出指示。函主要用于審批涉及業務主管部門職權范圍內的事項。

　　(六)規劃與計劃

　　規劃、計劃都屬計劃類文種，但在使用上有區別。

　　規劃是時間較長、范圍較廣、內容比較概括的長遠計劃，常常是對工作方向、目標提出提綱式、原則性的計劃。

　　計劃則可用于各種情況、各種場合。但從時間角度來區分，年度內常用計劃;從機關單位的層級來區分，基層單位常用計劃。其內容更為具體，通常包括目標任務(做什么)、工作措施(怎么做)、步驟時間(什么時候誰做)、督促檢查(檢查計劃執行情況)。

　　(七)法規、規章與管理規章(規章制度)的區別

　　盡管法規、規章與管理規章(規章制度)在寫作上有一些共同特點，但它們畢竟是外部結構相似而性質極不相同的兩類公文。它們的主要區別如下。

　　1.效用不同。法規是法律文書，具有法律效力，違反法規就是違法行為;規章也具有法律效力。而管理規章是行政文書，具有行政效力、組織效力或紀律效力，違反管理規章(規章制度)就是違政違紀行為。

　　2.作者的限定范圍不同。法規不是任何機關、團體、單位都可制發的，它的作者有嚴格的限定。按照有關規定，行政法規中的部門法規由國務院制定;地方性法規由省、自治區、直轄市人民代表大會及其常務委員會、較大的市(專指省、自治區政府所在市、經濟特區所在地的市和經國務院批準的較大的市[一般為計劃單列市])的人民代表大會及其常務委員會制定;民族自治地方的人民代表大會可制定自治條例和單行條例。

　　行政規章的作者也有限定性，國務院各部、委員會、中國人民銀行、審計署和具有行政管理職能的直屬機構可以制定部門規章;省、自治區、直轄市和較大的市的人民政府，可以制定地方政府規章。

　　而管理規章的作者范圍十分寬泛。所有的機關、單位、團體都可以制定。