公文之紀要的含義、特點和機構

　　1.紀要的含義

　　紀要，適用于記載會議主要情況和議定事項。

　　2.紀要具有以下特點：

　　(1)紀要是對會議情況與議定事項的完整而系統的報道，一般制成于會議后期或會議結束之后，用于反映會議的情況與傳達貫徹會議的議定事項。

　　(2)紀要中所記載與傳達的會議議定事項，反映了主持單位與與會單位(人員)的共同意志與法定的權威性，因此，對于有關的與會單位或下屬單位具有約束力，如認為必要，有權要求有關的受文單位予以遵守或執行。

　　(3)紀要的性質取決于會議的內容性質與印發會議紀要的目的、要求，因此，具有知照性、參考性、規定性、協議性、指導性等多種性質，在機關工作中發揮著匯報與交流會議信息、介紹經驗、指導工作以及約束執行的效用。

　　3.紀要的結構

　　(1)標題。需寫明會議名稱與文種。

　　(2)成文日期。一般用圓括號標注于標題正下方。

　　(3)正文。概括地闡明會議的基本情況，會議討論與決定的事項以及會議的希望或號召。

　　(4)發文機關和印章。

　　相關鏈接：

　　公文中有的文種之間既有相似之處，又有不同之處，既有聯系又有區別，使用時容易混淆。能否正確選用文種，直接關系到公文質量的高低、表達效果的好壞和公文處理的方便與否。強調公文文種規范，尤其要注意正確區分一些容易混淆的文種。

　　(一)決定與決議

　　他們都是帶有制約，規范、指揮或指導作用的指揮性公文，在性質、寫法上都有許多相似之處。

　　從寫法上看，他們一般都不在正文前寫主送機關，而可在文尾抄送欄標明“主送”或者“分送”單位。正文都由行文依據、行文事項和結語三部分構成;都可視內容多少寫為篇段合一式、多段式、總分條文式和分部式結構。但是他們又有以下顯著區別。

　　1.成文過程不同。決定可經會議議論通過，也可由領導機關或機關單位領導審定簽發。而決議成文程序嚴格，須經全體會議或代表大會例如黨代會、人代會、職代會、會員代表大會討論通過方才生效。

　　2.發文機關(組織)不同。各級領導機關及機關、單位領導機構都可以制發決定;而決議只能由圣手關會議發布，不能以機關、單位的名義制發決議。正因為如此，決議己不再列為國家行政機關常用公文。

　　3.涉及內容不同。決定內容多為對某一領域、某一方面的重要事項、重大行動做出安排。因此它可分為部署指揮重要工作的決定(簡稱部署性決定)、處理具體事項的決定(事項決定)和表彰處分決定。決議內容多是某系統、某單位、某組織帶全局性、原則性的重要決策事項。它可分為部署指揮性決議、批準性決議和專門問題決議。

　　4.作用不同。決定都帶指令性。起領導、指導作用。決議則有多種作用：有的帶指令性，如 《四川省人民代表大會常務委員會關于依靠科技振興農業的決議》;有的帶說理性，對有關人和事做出評價，如《中國共產黨中央委員會關于建國以來黨的若千歷史問題的決議》;有的帶號召性，如《中共中央關于社會主義精神文明建設指導方針的決議》：有的帶批準性，如黨代會、人代會對各種工作報告所作的決議。

　　5.寫作格式上簽注和落款不同。決議都在標題下加括號簽注通過決議的會議名稱和通過日期，正文后就不另標落款了。凡會議通過的決定，也同決議一樣簽注;由領導人簽發的決定，則在正文后寫明發文機關和成文日期。

　　(二)公告與通告

　　公告和通告都是周知性公文，內容都不涉密，都要公開發布，登報、張貼、通過電視播出或廣播，其寫法也相似。但他們也有明顯區別。

　　1.內容適用范圍不同這是兩個文種最主要的區別。公告用于向國內外宣布重要事項，公布某些法定專門事項，通告用于向一定范圍公布應當遵守或周知的事項。

　　2.制發單位不同公告由較高級別的國家機關、人大機關和有關法律、法規指定機關制發。規定勝通告多由政府機關或者機關單位領導機構發布，周知性通告任何行政機關、團體、單位均可發布。但黨的機關正式常用公文一般不用這兩個文種。

　　3.發送對象不同公告向國內外有關方面、法定有關方面發布。通告向一定范圍內的機關單位和有關人員發布。

　　4.作用不同公告強調法定權威性，其周知事項常有較強的法律效力或行政效力。除法定機關或者較高級別行政機關外，基層行政機關和企事業單位不用公告行文。規定性通告有一定的規定性，涉及的事項往往要求一定范圍的機關、單位、群眾遵守或辦理，對其有一定的約束力。而周知性通告只具有告知性、知曉性作用。

　　特別要注意不濫用公告。

　　(三)請示與報告

　　它們都是上行文，常常被混淆使用，但實際上是有明顯區別的兩類文種。

　　1.行文目的、作用不同。請示旨在請求上級批準、指示，需要上級批復，重在呈請。報告重在向上級匯報工作、反映情況，一般不需上級答復，重在呈報。

　　2.呈報時間不同。請示要事前行文，報告一般在事后或者工作進行過程中行文。

　　3.主送機關不同。請示一般只寫一個主送機關，而且一般必須逐級上報。報告有時可有多個主送機關，如情況緊急需要上幾級領導機關盡快知道的災情、疫情等等。

　　4.受文機關處理方式不同。請示均屬辦件，收文機關必須及時處理，明確作答，限期批復。報告均屬閱件，收文機關對其不作答復。

　　5.涉及內容不同。請示用于向上級機關請求批準、指示，凡是下級機關、單位無權解決、無力解決以及按規定應經上級機關批準認定的問題，均可寫為請示。而報告用于向上級機關匯報工作、反映情況、答復詢問。

　　6.寫作側重點不同。它們雖然都要陳述、匯報情況，但報告的重點就在匯報工作情況，報告中不能夾帶請示事項。而請示中陳述情況只是作為請示原因，即使反映情況所占篇幅再大，其重點仍在請示事項。

　　正因為有上述區別，絕不能把向上級請求批準、指示的請示寫成報告，也不能寫為請示報告。

　　(四)請示與函(請求批準函)

　　這里的函專指用于向有關主管部門請求批準的函。請示和請求批準函都可用于請求批準，但使用時有嚴格的區別。

　　1.類型不同。請示是上行文，函是平行文。

　　2.主送機關不同。請示是向有領導、指導關系的上級機關行文;而函是向同一系統平行的和不相隸屬的業務主管機關行文。

　　3.內容范圍不同。請示既可用于請求批準，又可用于請求指示。函主要用于請求批準涉及業務主管部門職權范圍內的事項。

　　4.受文機關復文方式不同。請示的受文機關以批復表明是否批準或作出指示。函的受文機關只能用函(審批函)表明是否批準或作出答復。

　　(五)批復與函(審批函)

　　這里的函專指用于有關主管部門發出的審批函。批復和審批函都可用于審批有關事項，但使用時有嚴格的區別。

　　1.類型不同。批復是下行文，函是平行文。

　　2.主送機關不同。批復是向有領導、指導關系的下級機關、單位行文;而函是向同一系統平行的和不相隸屬的機關、單位行文。

　　3.內容范圍不同。批復既可用于作出批準，又可用于作出指示。函主要用于審批涉及業務主管部門職權范圍內的事項。

　　(六)規劃與計劃

　　規劃、計劃都屬計劃類文種，但在使用上有區別。

　　規劃是時間較長、范圍較廣、內容比較概括的長遠計劃，常常是對工作方向、目標提出提綱式、原則性的計劃。

　　計劃則可用于各種情況、各種場合。但從時間角度來區分，年度內常用計劃;從機關單位的層級來區分，基層單位常用計劃。其內容更為具體，通常包括目標任務(做什么)、工作措施(怎么做)、步驟時間(什么時候誰做)、督促檢查(檢查計劃執行情況)。

　　(七)法規、規章與管理規章(規章制度)的區別

　　盡管法規、規章與管理規章(規章制度)在寫作上有一些共同特點，但它們畢竟是外部結構相似而性質極不相同的兩類公文。它們的主要區別如下。

　　1.效用不同。法規是法律文書，具有法律效力，違反法規就是違法行為;規章也具有法律效力。而管理規章是行政文書，具有行政效力、組織效力或紀律效力，違反管理規章(規章制度)就是違政違紀行為。

　　2.作者的限定范圍不同。法規不是任何機關、團體、單位都可制發的，它的作者有嚴格的限定。按照有關規定，行政法規中的部門法規由國務院制定;地方性法規由省、自治區、直轄市人民代表大會及其常務委員會、較大的市(專指省、自治區政府所在市、經濟特區所在地的市和經國務院批準的較大的市[一般為計劃單列市])的人民代表大會及其常務委員會制定;民族自治地方的人民代表大會可制定自治條例和單行條例。

　　行政規章的作者也有限定性，國務院各部、委員會、中國人民銀行、審計署和具有行政管理職能的直屬機構可以制定部門規章;省、自治區、直轄市和較大的市的人民政府，可以制定地方政府規章。

　　而管理規章的作者范圍十分寬泛。所有的機關、單位、團體都可以制定。