公文之紀(jì)要的含義、特點(diǎn)和機(jī)構(gòu)

　　1.紀(jì)要的含義

　　紀(jì)要，適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。

　　2.紀(jì)要具有以下特點(diǎn)：

　　(1)紀(jì)要是對(duì)會(huì)議情況與議定事項(xiàng)的完整而系統(tǒng)的報(bào)道，一般制成于會(huì)議后期或會(huì)議結(jié)束之后，用于反映會(huì)議的情況與傳達(dá)貫徹會(huì)議的議定事項(xiàng)。

　　(2)紀(jì)要中所記載與傳達(dá)的會(huì)議議定事項(xiàng)，反映了主持單位與與會(huì)單位(人員)的共同意志與法定的權(quán)威性，因此，對(duì)于有關(guān)的與會(huì)單位或下屬單位具有約束力，如認(rèn)為必要，有權(quán)要求有關(guān)的受文單位予以遵守或執(zhí)行。

　　(3)紀(jì)要的性質(zhì)取決于會(huì)議的內(nèi)容性質(zhì)與印發(fā)會(huì)議紀(jì)要的目的、要求，因此，具有知照性、參考性、規(guī)定性、協(xié)議性、指導(dǎo)性等多種性質(zhì)，在機(jī)關(guān)工作中發(fā)揮著匯報(bào)與交流會(huì)議信息、介紹經(jīng)驗(yàn)、指導(dǎo)工作以及約束執(zhí)行的效用。

　　3.紀(jì)要的結(jié)構(gòu)

　　(1)標(biāo)題。需寫(xiě)明會(huì)議名稱(chēng)與文種。

　　(2)成文日期。一般用圓括號(hào)標(biāo)注于標(biāo)題正下方。

　　(3)正文。概括地闡明會(huì)議的基本情況，會(huì)議討論與決定的事項(xiàng)以及會(huì)議的希望或號(hào)召。

　　(4)發(fā)文機(jī)關(guān)和印章。

　　相關(guān)鏈接：

　　公文中有的文種之間既有相似之處，又有不同之處，既有聯(lián)系又有區(qū)別，使用時(shí)容易混淆。能否正確選用文種，直接關(guān)系到公文質(zhì)量的高低、表達(dá)效果的好壞和公文處理的方便與否。強(qiáng)調(diào)公文文種規(guī)范，尤其要注意正確區(qū)分一些容易混淆的文種。

　　(一)決定與決議

　　他們都是帶有制約，規(guī)范、指揮或指導(dǎo)作用的指揮性公文，在性質(zhì)、寫(xiě)法上都有許多相似之處。

　　從寫(xiě)法上看，他們一般都不在正文前寫(xiě)主送機(jī)關(guān)，而可在文尾抄送欄標(biāo)明“主送”或者“分送”單位。正文都由行文依據(jù)、行文事項(xiàng)和結(jié)語(yǔ)三部分構(gòu)成;都可視內(nèi)容多少寫(xiě)為篇段合一式、多段式、總分條文式和分部式結(jié)構(gòu)。但是他們又有以下顯著區(qū)別。

　　1.成文過(guò)程不同。決定可經(jīng)會(huì)議議論通過(guò)，也可由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)。而決議成文程序嚴(yán)格，須經(jīng)全體會(huì)議或代表大會(huì)例如黨代會(huì)、人代會(huì)、職代會(huì)、會(huì)員代表大會(huì)討論通過(guò)方才生效。

　　2.發(fā)文機(jī)關(guān)(組織)不同。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)都可以制發(fā)決定;而決議只能由圣手關(guān)會(huì)議發(fā)布，不能以機(jī)關(guān)、單位的名義制發(fā)決議。正因?yàn)槿绱耍瑳Q議己不再列為國(guó)家行政機(jī)關(guān)常用公文。

　　3.涉及內(nèi)容不同。決定內(nèi)容多為對(duì)某一領(lǐng)域、某一方面的重要事項(xiàng)、重大行動(dòng)做出安排。因此它可分為部署指揮重要工作的決定(簡(jiǎn)稱(chēng)部署性決定)、處理具體事項(xiàng)的決定(事項(xiàng)決定)和表彰處分決定。決議內(nèi)容多是某系統(tǒng)、某單位、某組織帶全局性、原則性的重要決策事項(xiàng)。它可分為部署指揮性決議、批準(zhǔn)性決議和專(zhuān)門(mén)問(wèn)題決議。

　　4.作用不同。決定都帶指令性。起領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)作用。決議則有多種作用：有的帶指令性，如 《四川省人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)關(guān)于依靠科技振興農(nóng)業(yè)的決議》;有的帶說(shuō)理性，對(duì)有關(guān)人和事做出評(píng)價(jià)，如《中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)關(guān)于建國(guó)以來(lái)黨的若千歷史問(wèn)題的決議》;有的帶號(hào)召性，如《中共中央關(guān)于社會(huì)主義精神文明建設(shè)指導(dǎo)方針的決議》：有的帶批準(zhǔn)性，如黨代會(huì)、人代會(huì)對(duì)各種工作報(bào)告所作的決議。

　　5.寫(xiě)作格式上簽注和落款不同。決議都在標(biāo)題下加括號(hào)簽注通過(guò)決議的會(huì)議名稱(chēng)和通過(guò)日期，正文后就不另標(biāo)落款了。凡會(huì)議通過(guò)的決定，也同決議一樣簽注;由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的決定，則在正文后寫(xiě)明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期。

　　(二)公告與通告

　　公告和通告都是周知性公文，內(nèi)容都不涉密，都要公開(kāi)發(fā)布，登報(bào)、張貼、通過(guò)電視播出或廣播，其寫(xiě)法也相似。但他們也有明顯區(qū)別。

　　1.內(nèi)容適用范圍不同這是兩個(gè)文種最主要的區(qū)別。公告用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)，公布某些法定專(zhuān)門(mén)事項(xiàng)，通告用于向一定范圍公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。

　　2.制發(fā)單位不同公告由較高級(jí)別的國(guó)家機(jī)關(guān)、人大機(jī)關(guān)和有關(guān)法律、法規(guī)指定機(jī)關(guān)制發(fā)。規(guī)定勝通告多由政府機(jī)關(guān)或者機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)發(fā)布，周知性通告任何行政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位均可發(fā)布。但黨的機(jī)關(guān)正式常用公文一般不用這兩個(gè)文種。

　　3.發(fā)送對(duì)象不同公告向國(guó)內(nèi)外有關(guān)方面、法定有關(guān)方面發(fā)布。通告向一定范圍內(nèi)的機(jī)關(guān)單位和有關(guān)人員發(fā)布。

　　4.作用不同公告強(qiáng)調(diào)法定權(quán)威性，其周知事項(xiàng)常有較強(qiáng)的法律效力或行政效力。除法定機(jī)關(guān)或者較高級(jí)別行政機(jī)關(guān)外，基層行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位不用公告行文。規(guī)定性通告有一定的規(guī)定性，涉及的事項(xiàng)往往要求一定范圍的機(jī)關(guān)、單位、群眾遵守或辦理，對(duì)其有一定的約束力。而周知性通告只具有告知性、知曉性作用。

　　特別要注意不濫用公告。

　　(三)請(qǐng)示與報(bào)告

　　它們都是上行文，常常被混淆使用，但實(shí)際上是有明顯區(qū)別的兩類(lèi)文種。

　　1.行文目的、作用不同。請(qǐng)示旨在請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)、指示，需要上級(jí)批復(fù)，重在呈請(qǐng)。報(bào)告重在向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況，一般不需上級(jí)答復(fù)，重在呈報(bào)。

　　2.呈報(bào)時(shí)間不同。請(qǐng)示要事前行文，報(bào)告一般在事后或者工作進(jìn)行過(guò)程中行文。

　　3.主送機(jī)關(guān)不同。請(qǐng)示一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，而且一般必須逐級(jí)上報(bào)。報(bào)告有時(shí)可有多個(gè)主送機(jī)關(guān)，如情況緊急需要上幾級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)盡快知道的災(zāi)情、疫情等等。

　　4.受文機(jī)關(guān)處理方式不同。請(qǐng)示均屬辦件，收文機(jī)關(guān)必須及時(shí)處理，明確作答，限期批復(fù)。報(bào)告均屬閱件，收文機(jī)關(guān)對(duì)其不作答復(fù)。

　　5.涉及內(nèi)容不同。請(qǐng)示用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)、指示，凡是下級(jí)機(jī)關(guān)、單位無(wú)權(quán)解決、無(wú)力解決以及按規(guī)定應(yīng)經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)認(rèn)定的問(wèn)題，均可寫(xiě)為請(qǐng)示。而報(bào)告用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問(wèn)。

　　6.寫(xiě)作側(cè)重點(diǎn)不同。它們雖然都要陳述、匯報(bào)情況，但報(bào)告的重點(diǎn)就在匯報(bào)工作情況，報(bào)告中不能夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。而請(qǐng)示中陳述情況只是作為請(qǐng)示原因，即使反映情況所占篇幅再大，其重點(diǎn)仍在請(qǐng)示事項(xiàng)。

　　正因?yàn)橛猩鲜鰠^(qū)別，絕不能把向上級(jí)請(qǐng)求批準(zhǔn)、指示的請(qǐng)示寫(xiě)成報(bào)告，也不能寫(xiě)為請(qǐng)示報(bào)告。

　　(四)請(qǐng)示與函(請(qǐng)求批準(zhǔn)函)

　　這里的函專(zhuān)指用于向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)的函。請(qǐng)示和請(qǐng)求批準(zhǔn)函都可用于請(qǐng)求批準(zhǔn)，但使用時(shí)有嚴(yán)格的區(qū)別。

　　1.類(lèi)型不同。請(qǐng)示是上行文，函是平行文。

　　2.主送機(jī)關(guān)不同。請(qǐng)示是向有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)行文;而函是向同一系統(tǒng)平行的和不相隸屬的業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)行文。

　　3.內(nèi)容范圍不同。請(qǐng)示既可用于請(qǐng)求批準(zhǔn)，又可用于請(qǐng)求指示。函主要用于請(qǐng)求批準(zhǔn)涉及業(yè)務(wù)主管部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)。

　　4.受文機(jī)關(guān)復(fù)文方式不同。請(qǐng)示的受文機(jī)關(guān)以批復(fù)表明是否批準(zhǔn)或作出指示。函的受文機(jī)關(guān)只能用函(審批函)表明是否批準(zhǔn)或作出答復(fù)。

　　(五)批復(fù)與函(審批函)

　　這里的函專(zhuān)指用于有關(guān)主管部門(mén)發(fā)出的審批函。批復(fù)和審批函都可用于審批有關(guān)事項(xiàng)，但使用時(shí)有嚴(yán)格的區(qū)別。

　　1.類(lèi)型不同。批復(fù)是下行文，函是平行文。

　　2.主送機(jī)關(guān)不同。批復(fù)是向有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系的下級(jí)機(jī)關(guān)、單位行文;而函是向同一系統(tǒng)平行的和不相隸屬的機(jī)關(guān)、單位行文。

　　3.內(nèi)容范圍不同。批復(fù)既可用于作出批準(zhǔn)，又可用于作出指示。函主要用于審批涉及業(yè)務(wù)主管部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)。

　　(六)規(guī)劃與計(jì)劃

　　規(guī)劃、計(jì)劃都屬計(jì)劃類(lèi)文種，但在使用上有區(qū)別。

　　規(guī)劃是時(shí)間較長(zhǎng)、范圍較廣、內(nèi)容比較概括的長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃，常常是對(duì)工作方向、目標(biāo)提出提綱式、原則性的計(jì)劃。

　　計(jì)劃則可用于各種情況、各種場(chǎng)合。但從時(shí)間角度來(lái)區(qū)分，年度內(nèi)常用計(jì)劃;從機(jī)關(guān)單位的層級(jí)來(lái)區(qū)分，基層單位常用計(jì)劃。其內(nèi)容更為具體，通常包括目標(biāo)任務(wù)(做什么)、工作措施(怎么做)、步驟時(shí)間(什么時(shí)候誰(shuí)做)、督促檢查(檢查計(jì)劃執(zhí)行情況)。

　　(七)法規(guī)、規(guī)章與管理規(guī)章(規(guī)章制度)的區(qū)別

　　盡管法規(guī)、規(guī)章與管理規(guī)章(規(guī)章制度)在寫(xiě)作上有一些共同特點(diǎn)，但它們畢竟是外部結(jié)構(gòu)相似而性質(zhì)極不相同的兩類(lèi)公文。它們的主要區(qū)別如下。

　　1.效用不同。法規(guī)是法律文書(shū)，具有法律效力，違反法規(guī)就是違法行為;規(guī)章也具有法律效力。而管理規(guī)章是行政文書(shū)，具有行政效力、組織效力或紀(jì)律效力，違反管理規(guī)章(規(guī)章制度)就是違政違紀(jì)行為。

　　2.作者的限定范圍不同。法規(guī)不是任何機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位都可制發(fā)的，它的作者有嚴(yán)格的限定。按照有關(guān)規(guī)定，行政法規(guī)中的部門(mén)法規(guī)由國(guó)務(wù)院制定;地方性法規(guī)由省、自治區(qū)、直轄市人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員會(huì)、較大的市(專(zhuān)指省、自治區(qū)政府所在市、經(jīng)濟(jì)特區(qū)所在地的市和經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的較大的市[一般為計(jì)劃單列市])的人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員會(huì)制定;民族自治地方的人民代表大會(huì)可制定自治條例和單行條例。

　　行政規(guī)章的作者也有限定性，國(guó)務(wù)院各部、委員會(huì)、中國(guó)人民銀行、審計(jì)署和具有行政管理職能的直屬機(jī)構(gòu)可以制定部門(mén)規(guī)章;省、自治區(qū)、直轄市和較大的市的人民政府，可以制定地方政府規(guī)章。

　　而管理規(guī)章的作者范圍十分寬泛。所有的機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體都可以制定。