公文格式中極易出現這三種問題要杜絕

　　目前，黨政機關公文格式標準依據的是2012年修訂的《黨政機關公文處理工作條例》(以下簡稱《條例》)和同年國家質量監督檢驗檢疫總局、國家標準化管理委員會聯合發布的《黨政機關公文格式》(GB/T 9704—2012)。盡管這兩個文件出臺已經有一段時間，但是執行情況仍參差不齊。常見問題有以下幾個方面。

　　一是該具備的要素發生遺漏

　　《條例》中明確了公文格式18個方面的要素，包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等，每一個要素都有其特定意義，發生遺漏可能會引起一定后果。比如，份號是公文印制份數的順序號，作用是加強文件管理和利用，涉密文件如果未標注份號，會直接影響到文件的分發、查對、清退和銷毀。又如，密級應標而未標的情況屢見不鮮，個別單位甚至在直接轉發上級單位涉密文件時漏標密級。《中華人民共和國保守國家秘密法》規定，對應當定密的事項不定密，造成嚴重后果的，須由有關機關、單位依法對直接負責的主管人員和其他直接責任人員給予處分。

　　二是該調整的要素沒有到位

　　2012年《條例》修訂時作出不少重要調整，但是至今有些文件仍舊未作調整。比如，我們經常說的“紅頭”也就是發文機關標志，已經被統一為兩種形式：一是使用發文機關全稱或者規范化簡稱再加上“文件”二字，二是使用發文機關全稱或者規范化簡稱。以xx市委辦公廳為例，前者對應的是“中共xx市委辦公廳文件”，一般是普發性的下行文;后者對應的是“中共xx市委辦公廳”，所有上行文、平行文、下行文都被“一網打盡”。但是工作中，有單位仍在使用發文機關名稱加括號和文種的形式，如“中共……委員會(通知)”“中共……委員會(請示)”。又如，主題詞因為以往存在亂標、濫標現象，無法真正起到提高查找效率的作用，已經被取消，但現在少數文件的版記上依然存在。

　　三是用法有待進一步準確規范

　　對于一些最基本的要求，有些單位落實情況也不盡如人意。比如，標題一般應當使用2號小標宋體字，但是字體字號不合規定的情況仍然不少，有的文件甚至在一個標題中出現兩種字號;標題回行需要做到語意完整、排列對稱，但是有的文件卻將諸如“教育實踐活動”“規范性文件”這樣的特定詞語分跨上下兩行，或者是將虛詞作為下一行的第一個字。又如，正文一般應用3號仿宋體字，文中結構層次序數依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標注，一般第一層次用黑體字、第二層次用楷體字、第三和第四層次用仿宋體字標注。但實際工作中字體字號不規范現象時有發生，特別是當多個單位的來文同時呈報時，不規范的頁面會分外顯眼。

　　其實，格式問題說起來都不復雜，標準早已明確，整改也不困難，關鍵在于是否重視。正如習近平總書記在所著的《之江新語》所指出，小事小節是一面鏡子，能夠反映人品，反映作風。公文格式看似簡單，卻也從一個方面反映出辦文部門的工作作風，一旦出錯就會直接影響到各方面對于文件質量的印象、對于發文單位的認可，不利于今后文件執行和工作開展。所以，我們一定要站在作風建設的高度，嚴謹細致、精益求精，抓小抓實、堅持不懈，從嚴把好格式關。