ビジネスEメール作成の秘訣

近年、様々な電子通信手段の中から「ダークホース」が飛び出してきた。それは電子メールだ。誕生以來、その発展は突発的に進(jìn)歩し、日進(jìn)月歩と言える。目を奪われる。現(xiàn)在、ビジネス界ではますます広く使用されています。　　電子メール、電子レターまたは電子レターとも呼ばれます。電子計(jì)算機(jī)で構(gòu)成された相互接続ネットワークを利用して、交際相手に送信される電子レターです。電子メールを使って対外連絡(luò)を行うことで、安全で秘密にし、時(shí)間を節(jié)約し、紙面の制限を受けず、鮮明度が極めて高く、通信料金を大幅に削減することができます。　　ビジネス関係者が電子メールを使用して対外連絡(luò)を行う際に遵守すべきマナー規(guī)範(fàn)は主に以下の4つの方面を含む。　　第一に、電子メールは真剣に書かなければならない。他人に送信する電子メールは、よく考えて、丁寧に書かなければなりません。好きなように書くのは、相手を尊重することも、自分を尊重することもありません。電子メールを書く際には、次の3つの點(diǎn)に特に注意しなければなりません。　　一つはテーマを明確にしなければならない。1つのメールには、ほとんど1つのトピックしかありません。前に明記する必要があります。それを適切にまとめると、受信者はそれを見るとメール全體に一目瞭然になります。　　第二に、言語(yǔ)は流暢でなければならない。電子メールを読みやすくするには、言葉を滑らかにすることが大切です。できるだけ辺鄙な字、異體字を書かないようにしてください。データ、資料を引用する場(chǎng)合は、受取人が照合するように出典を明記したほうがいい。　　3つ目は內(nèi)容が簡(jiǎn)潔であることです。インターネット上の時(shí)間は非常に貴重なので、電子メールの內(nèi)容は簡(jiǎn)潔で簡(jiǎn)潔で、短いほど良い。　　第二に、電子メールは亂用を避けなければならない。情報(bào)社會(huì)では、誰(shuí)の時(shí)間も貴重である。ビジネス界の人にとっては、この點(diǎn)がさらに重要になってきます。だから、「ビジネスでは人を尊重するには、まず彼のために時(shí)間を節(jié)約することが必要だ」と言う人がいます。　　そのため、必要がなければ、他人にメールを亂発しないようにしてください。特に、他人とおしゃべりをしたり、自分のメールが成功裏に送信されるかどうかを検証するためだけに、このような方法でネット上で「友人募集」をするのはよくありません。　　現(xiàn)在、多くのネットユーザーは、自分の電子メールに無(wú)數(shù)の退屈な電子メールが山積みにされており、見知らぬ人の電子メールにも悩まされている。それを処理することは、自分の時(shí)間と精力を浪費(fèi)するだけでなく、自分の仕事を遅らせる可能性もあります。　　しかし、一般的には、重要な電子メールを受け取ったら、すぐに相手に返事をすることが少なくありません。　　第三に、電子メールはコードに注意しなければならない。コーディングの問題は、各Eメールの利用者が注意すべき重要なことです。中國(guó)語(yǔ)文字自體の特徴に他の理由が加わったため、我が國(guó)の大陸部、臺(tái)灣省、香港?マカオ地區(qū)、そして世界中の他の國(guó)の華人は、現(xiàn)在、互いに異なる中國(guó)語(yǔ)コードシステムを使用している。そのため、あるビジネス関係者が中國(guó)大陸部のコードシステムを使用して、中國(guó)大陸部を除くすべての國(guó)と地域に住む中國(guó)人に電子メールを送信すると、雙方が採(cǎi)用している中國(guó)語(yǔ)コードシステムが異なるため、便利さには亂文字からなる天書しか受信されない可能性が高い。　　そのため、ビジネス界の人々は中國(guó)語(yǔ)を使って中國(guó)大陸部を除く他の國(guó)や地域の華人に電子メールを送る際、相手が自分のメールを受け取ることができるように、自分が使っている中國(guó)語(yǔ)コードシステムを同時(shí)に英語(yǔ)で明記しなければならない。　　第四に、電子メールは機(jī)能を慎重に選択しなければならない。現(xiàn)在市場(chǎng)で提供されている先進(jìn)的な電子メールソフトウェアには、複數(shù)のフォントを用意することができ、ユーザーが選択できるようにする便箋も用意されています。これにより、Eメールの個(gè)人的な特徴を強(qiáng)化することができますが、このような機(jī)能をビジネスパーソンは慎重に使用する必要があります。　　これは主に、一方で、電子メールに修飾が多すぎると、容量が増大し、送受信時(shí)間が増加し、時(shí)間とお金の浪費(fèi)が避けられず、しかも華々しい感じを與えることが多いからです。一方、電子メールの受信者が所有するソフトウェアが必ずしも上記の機(jī)能をサポートできるとは限らない。そうすれば、彼が受け取ったそのメールは送信者の初心から大きく乖離してしまう可能性が高いので、これまでの努力を無(wú)駄にしてしまう。