ファイルを順序付けて分類する方法

秘密文書またはファイル擔當者は文書をいくつかの共通特徴グループに従ってファイルを合成し、「ファイル作成特徴」と呼ばれ、通常、以下のいくつかの特徴に従ってファイルを作成することができる：
1、問題の特徴に基づいて巻く。同じ問題の文書事件を構成する。この方法はある方面あるいはある具體的な問題に対する相互連絡と処理狀況を反映することができ、最も広く運用されている。例えば、「ある型番の製品について」は開発調査、技術手配、加工製造、商標包裝、製品販売、付加狀況などの方面の資料を組み合わせて巻紙を立てることができる。

2、著者の特徴に基づいて巻物を作る。同一の著者を基準に関連材料をロールに組み合わせる方法。これらの著者は法定組織や機関であってもよく、上級者の來文や本機関の文書の立巻作業に使用することができる。同じ著者の活動と文書の出所、行文関係及び文書の重要度を反映する。

3、文種の特徴に基づいて巻く。同じ文種名を基準にして、文書を組み合わせてボリュームにする。異なる文種には異なる適用範囲と役割があり、立巻は単位の異なる活動方式を反映することができ、立巻時に単獨でこのような基準で「議事録巻」、「通知巻」などに分けて実際的な意味がなく、他の形式の立巻基準と組み合わせて使用しなければならない。例えば、「○○會社の経済契約巻」、「○○會社の販売網報告巻」など、実際の使用価値と検索が容易になります。

4、時間特徴に基づいて巻く。文書形成または文書內容時間を基準として巻紙を組み合わせる。作業計畫の形成時間は內容時間より早く、作業総括の內容時間は形成時間より早い。類別の広い材料は時間巻きを形成するのに適しておらず、內容が時間性に強く、対象の時間が比較的明確な文書に適している。一般的な公文書は成文日付を基準とする。年度をまたぐ往來文書は、単位の発文または復文時間を基準とする。専門性に関する文書は、教學年度などの専門年度を基準としている。

5、地域の特徴に基づいて巻く。文書の地域、場所、部位の要素を基準にして立巻を組み合わせ、同じ地域に関連する文書を文書にして文書を構成し、その地域の作業狀況と地域問題の処理を反映することができる。その著者は往々にして1つの地域を指導する単位であり、部下の機関に文章を書くグループである。例えば「ある會社の広東地區販売狀況表」。

6、通信者の特徴に基づいてボリュームを作成する。本単位と外単位のいくつかの問題に関する往來文書を基準として起票する。質問狀と復書、指示と返事などは特徴を用いて巻く。例えば、「ある合弁企業と某國のある企業がビジネスを展開するための手紙」。通信者の特徴によって巻物は著者と異なり、2人の著者だけがある共通の問題について仕事の連絡を取り、協議して形成された往來文書はすべて組み入れることができ、2人の著者それぞれの他の発文を含まない。
巻頭の6つの特徴の運用は、文書間の連絡の具體的な體現であり、文書間の連絡は多方面であり、1種の固定的なパターンだけを採用して巻頭を組むことはできない。そのため、6つの特徴立巻を使用する際には、2つ以上の特徴を使用してそれぞれのファイルを組み合わせる必要があります。
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