文檔管理在項目進程中的重要作用

　　管理在項目進程中的重要作用

　　作為管理完善的項目文檔，管理者完全可以依順它的軌跡看清整個項目進展的脈絡(luò)，同時通過對階段性文檔的把握使整個項目質(zhì)量得到很好的掌控。制定一套完整有序的項目文檔管理規(guī)定十分必要，其作用有以下6個方面。

　　其一，它是項目管理者了解開發(fā)進度、存在的問題和預(yù)期目標的管理依據(jù)。第二，大多數(shù)軟件開發(fā)項目會被劃分成若干個任務(wù)，并由不同的組去完成。文檔管理則是不同小組任務(wù)之間聯(lián)系的重要憑證。第三，可提供完整的文檔，保證了項目開發(fā)的質(zhì)量。第四，項目文檔是系統(tǒng)管理員、操作員、用戶、管理者和其他相關(guān)人員了解系統(tǒng)如何工作的培訓(xùn)與參考資料;第五，項目文檔將為系統(tǒng)維護人員提供維護支持;第六，項目文檔作為重要的歷史檔案將成為新項目的開發(fā)資源。

　　現(xiàn)在大多數(shù)金融、通信企業(yè)為了更好的服務(wù)客戶、準確掌握自身數(shù)據(jù)，都在不遺余力地建立數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng)。企業(yè)數(shù)據(jù)倉庫(EDW)從籌建項目組到軟件開發(fā)建設(shè)再到系統(tǒng)上線維護，基本涉及了軟件項目建設(shè)的所有環(huán)節(jié)，對文檔管理提出了比較全面的要求。以下就EDW建設(shè)為例做作進一步探討。

　　首先要借助VSS軟件建立項目文檔管理服務(wù)器以保存所有的項目文檔。其次，項目保存的文檔要涵蓋項目管理、項目調(diào)研、項目開發(fā)、項目應(yīng)用、系統(tǒng)管理、系統(tǒng)測試驗收、項目培訓(xùn)、版本控制、數(shù)據(jù)質(zhì)量管理、用戶手冊、系統(tǒng)上線等整個項目周期。然而從項目管理者的親身體會來講，這些文檔的保存往往是混亂無序，無法快捷地獲得所需信息。究其原因，項目組在系統(tǒng)開發(fā)過程中雖然重視了文檔的保存，但卻忽視了文檔的管理。文檔歸檔沒有正式的管理要求，缺少文檔提交的依據(jù)和規(guī)則。最后是建立文檔管理規(guī)定。 　　以EDW項目為例，未建立文檔管理的情況如圖1所示。由于沒有統(tǒng)一的文檔管理規(guī)定，項目小組只對自己負責的項目文檔熟悉。此外，無論是項目小組成員還是項目經(jīng)理都對自己需要的其他文檔的保存地點、文檔名稱等信息缺乏了解，無法及時獲取重要文檔。因此，項目經(jīng)理根本無法從項目文檔把握項目進展情況。

　　制定了文檔管理規(guī)定后的情況如圖2所示。由于項目文檔管理員按照規(guī)定對文檔進行管理，因此項目經(jīng)理及小組成員都能快速得到自己所需的各類文檔。同時，項目經(jīng)理還可以很清晰地透過項目文檔把握項目進展情況。