跨國公司青睞“差旅外包”

　　畢業于名牌大學會計專業的羅欣是一家公司的財務主管，但是她幾乎很難知道員工出差的真實費用。

　　對于很多公司來說，差旅費用管理都是財務管理的盲區。沒有人知道購買經常打折的機票的實付金額，沒有人知道酒店住宿發票是否多開。在很多公司，員工們都把出差當作一項意外收入，老總們也默許這項準福利制度的存在。

　　將員工的差旅支出和管理外包給專業的差旅管理公司，開始受到國內企業的青睞。普天、中信等中國企業也已經接受“差旅管理”概念。羅森康輝、國旅運通等差旅管理公司，正嘗試把這項國際通行的商務旅行概念推向中國市場。

　　柯達公司的Jacky以前最害怕的就是出差：“現在唯一要考慮的就是工作任務，根本不用為行程擔心，就像有了一位熟悉一切的精明的隨行秘書。”

　　來自國家旅游局的最新數據表明，目前中國每年的國際商務旅游支出約為42億美元，占亞洲商旅市場的17%，國內商務旅游支出約為200億美元。

　　在國際商務旅行市場，將差旅外包給專業管理公司早已被大型跨國公司們接受。

　　簡單地說，差旅管理就是企業將自己的差旅費用和管理全部交給專業的管理公司。企業自己訂酒店，報銷、提款、買票會增加員工，增加管理成本，差旅外包絕不僅是節省差旅費用，更能提供便捷、多樣的差旅服務，也讓企業脫離繁瑣的差旅管理，更專注核心業務。

　　柯達公司的Jacky以前最害怕的就是出差了，買機票、訂酒店還有租車等等，這浪費了他大量時間精力。現在他再也不用為這些事情操心：“我買的是差旅管理公司提供的電子機票，登機時只需出示護照就行，整個行程要換好幾班飛機，一張票也不需要帶。”

　　更讓Jacky欣喜的是，喜歡臨窗而坐的他拿到的就是靠窗的票，途中不用提醒，空中小姐主動為他送上清真食品，飛機還沒降落，已經有專車在等候他前往事先預定的賓館。這就是差旅管理帶來的服務。

　　E龍是最早在國內經營差旅及旅行管理業務的本土公司，這個在互聯網熱潮中誕生的公司，最初的客戶主要是商務人士，現在它們也進入企業差旅管理市場。

　　2002年5月，羅森布魯斯與中國康輝旅行社合資成立“羅森康輝”，為中國公司提供差旅管理服務。

　　羅森布魯斯國際商務旅行管理公司擁有110多年差旅管理經驗，一系列獨創而領先的差旅管理技術使它成為最專業的差旅管理服務公司：VISION系統可以方便地為客戶提供各種報告;DACODA專利技術能幫助客戶弄清楚復雜的機票定價方法并擬定出節省費用的計劃。

　　羅森布魯斯是惟一擁有全球適時跟蹤系統的差旅管理公司。

　　美國運通公司也與中國國旅合作成立了國旅運通公司，它為70%的“全球500強企業”及數以千計的中型企業提供商務旅行、公司卡和集團采購卡服務，在全球差旅管理市場排名第一。在中國，它與國旅成立了合資公司，專業經營差旅管理。

　　如果去馬來西亞出差，羅森布魯斯公司的全球安全系統就會告訴你那里最近發生了什么事，安全系數是多少，你需要買什么級別的保險。

　　沙特石油成為羅森康輝的簽約客戶后，并不能馬上享受到服務，而是進入了兩個月的準備期。在這個準備期內會完成很多項工作，好比中醫的“望、聞、問、切”。

　　企業提出員工差旅待遇、首選的航空公司或酒店名單等差旅制度和要求，羅森康輝的客戶服務經理會對沙特石油現有的差旅制度、差旅行程進行診斷，利用羅森的GDS系統，獲取最為全面的價格、航線等信息，進行優化組合，設計出最佳方案。

　　假如公司原來每月的機票支出為50萬元，經過分析，羅森康輝可以拿出一個只需30萬元的方案。然后，客戶經理會幫助客戶與航空公司談判，幫助你獲得你應該享有的附加服務，比如優先選擇權。

　　在預定酒店時，差旅管理公司也會給企業設計最省錢的方案。以一家跨國公司為例，它每年來北京零散出差的員工可能入住的酒店有20家。差旅管理公司的客戶服務經理分析后發現，可以將其集中到其中最有競爭力的5家，每家每年會有100個間夜，客戶經理就會與酒店進行談判，爭取到最優的價格和最好的服務。

　　企業內部的管理程序也要隨之改變。每個要出差的員工都要填寫申請表，其中包括所屬的部門、行政級別、出差時能享受的待遇、個人愛好、出差的時間地點等。填寫完申請表后需要你的主管經理審核簽字。

　　公司內部審批程序完成后通過電子郵件傳到羅森康輝的服務終端，客戶經理確認是否有遺漏的程序，無誤后這些信息會輸入全球服務系統。出差時只要從系統中調出ALLEN的資料，一套為她量身定做的個性化服務就會生成。

　　接著，會有專門的客戶服務經理時刻關注客戶的商務旅行中的時間、地點和各類需要。每月的報表出來后客戶服務經理必須對數據進行分析，查找出其中存在的漏洞，并提出修改建議，不斷完善客戶的差旅政策和制度。

　　羅森康輝獨有的全球實時跟蹤系統和全球安全系統為商業旅行提供了更完善的服務：在專用網頁，每個客戶可通過全球實時跟蹤系統，隨時查到全球航班實時的動態信息。比如法航罷工造成的航班延誤，會及時地發布給所有的客戶。這套系統在“9·11”大顯身手，因為全球只有它一家公司可以實現實時跟蹤，這令它聲譽大增;如果你要去馬來西亞出差，只需點擊馬來西亞，全球安全系統就會告訴你那里最近發生了什么事，安全系數是多少，你需要買什么級別的保險。

　　令人遺憾的是，國內客戶并不能和全球客戶一樣，享受羅森布魯斯的全部服務。比如電子機票，因為中國民航系統沒有與國際接軌，羅森康輝沒有條件提供服務。由于中國的民航系統沒有與國際接軌，類似于電子機票這樣的服務你只能望洋興嘆。

　　與代理商不同，羅森康輝的收入并不是來自代理銷售機票酒店的差價，而是從客戶收取服務費。

　　“羅森康輝不是差旅代理商，而是客戶企業管理的一部分。我們的收入并不是來自于某一旅行項目的代理費，而是來自于客戶對我們所提供的服務的認可程度。”羅森康輝公司市場總監汪昶先生告訴《環球企業家》。

　　客戶支付給羅森康輝的差旅支出包括差旅成本和服務費，服務費的收取方式多樣，主要有以下幾種：

　　方案一：預計公司今年會有1000萬的差旅費用，而通過羅森康輝的服務最終只花了900萬，節省了10%的費用，根據協議羅森康輝收取實際費用的1%或2%，最終替客戶省去了9%左右的差旅支出。

　　方案二：羅森康輝承諾可以幫客戶節省10%的費用，如果達到了目標即可以收取2%的服務費。

　　方案三：預計年終可以替客戶節省10%，結果節省了20%，預先承諾的10%部分不收費，而另外的10%五五分成。

　　事實上，可供選擇的收費方式絕不只這些，一切都取決于雙方的協議。

　　在E龍公司董事長唐越看來，這種收費方式并不適合中國國情：“很多中國客戶很難接受收取服務費的方式，它懷疑你是否與航空公司、酒店在價格上還有私下協議。我們的方式更直觀，依靠規模取得酒店和航空公司的返傭，對客戶的服務是免費的。”

　　唐越介紹說，目前E龍能給酒店帶來8%的散客，每天的成交額為200萬人民幣。“只有有了大規模的散客基礎，酒店才會愿意跟你配合。國內的酒店信息不像國外那么透明，關系太重要了。”

　　E龍所有的集團客戶除了自動成為VIP會員享受外，還可以享受到特殊服務，與羅森康輝提供租車等服務另行收費不同的是，E龍會根據客戶的業務量決定其享有的免費服務。

　　覆蓋全國120多個城市的網絡是E龍吸引國內商旅人士的重要一點。即使像不久前有石油公司要求簽的酒店在克拉瑪依和大慶，它們一樣能夠做到。這是國外的旅行公司在短時間內無法做到的。就算到2003年羅森康輝在國內的分支機構也只有12家。

　　相當多的公司默許差旅財務管理漏洞的存在，在一些國有企業，老板們甚至把差旅支出當作員工福利的一部分。

　　將差旅外包能給企業帶來種種好處，但在中國卻遭到很多企業的抵制。大部分公司很難接受外包的概念，員工甚至將差旅作為增加收入的一個工具。

　　聯想集團的一位管理人員介紹說：聯想集團每年僅國內機票支出就達1900多萬元人民幣，緊急出差的員工都自己買票，票面900元的機票實際上600元就能買到，但很可能按900元報銷。雖然聯想要求員工填寫“實付金額”，但究竟是多少就只有自己知道了。

　　羅森康輝在與中航際談判時，對這種狀況提出管理建議，對方的答復令人驚訝：我們允許存在，因為它可以給員工帶來一定的收益。

　　還有一些客觀因素限制了差旅外包的實施。國內一家知名IT企業有十幾個人從事內部差旅管理工作，盡管對外包頗有興趣，但是這些人的就業問題令他們顧慮重重。

　　雖然羅森康輝的絕大部分客戶是外資公司，但經營狀況仍比預想好很多。現在看來，成立5個月的羅森康輝2003年就能掙錢，而它們最初的預期是3年。 “剛搬進辦公室時預留了6個座位給客戶經理，現在已經沒有空座了。”汪昶說。