如何處理會計檔案?

　　多數對于私營企業和外資企業在實行破產清算后檔案如何處置表示了困惑：這些檔案應該“保留還是丟棄”?企業會計檔案管理工作細小而繁瑣，然而通過調查發現，這項最容易被人忽視的工作，背后其實隱藏著許多問題。

　　會計檔案是留還是扔

　　“我們是一家外資企業，剛剛完成破產清算，但是不知道這些會計檔案該怎么處理?”張林(化名)給某省財政廳會計處打來電話咨詢求助。

　　從1999年1月1日起施行的《檔案管理辦法》中第十三條規定：單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。法律、行政法規另有規定的，從其規定。

　　對于外資企業而言，由于其在中國沒有業務主管部門，而且不能攜帶檔案出境，所以其檔案只能移交當地檔案館代管。而檔案館相關工作人員表示：“我們檔案館工作人員有限，管理成本高，而且各單位會計檔案如此繁多，全部交由檔案館來保管顯然不切實際。”“這樣一來，往往中外合資企業被注銷后，公司相關人員就把檔案分掉，移交中方合資者，后來就慢慢散失了。”一位知情人士這樣告訴記者。

　　面臨這種困境的不只是外資企業。隨著經濟的快速發展，市場競爭日趨激烈，很多企業的存續時間越來越短，留下一個會計檔案管理的亂攤子。會計檔案“是留是扔”的問題在業內也是眾說紛紜。

　　一位在外資企業工作的會計主管認為，公司經清算后在工商部門完成注銷，公司的一切法律權利義務終止，失去了法律意義上的責任還有什么可追溯?而另一位會計主管反駁道：“會計檔案里面有重要的稅收信息，很多房地產開發公司成立兩三年后，做完項目就把項目公司進行注銷，以至于稅務局無從收到這個項目公司的土地增值稅。”

　　電子檔案中哪些要紙質備份

　　會計檔案管理的方式，也是不少會計人員所面臨的困惑。盡管很多會計人員都知道紙質檔案和電子檔案應該并存，但是由于實際操作上存在諸多困難，目前的焦點就集中在會計檔案中到底哪些需要紙質存檔、哪些需要電子存檔?多長時間備份一次?通過什么介質進行備份?按照《檔案管理辦法》第十二條規定：采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。

　　一位企業的會計主管就向記者抱怨道：“我們單位電子檔案每周一用光碟進行備案，現在光碟多得沒地放了，專門申請了一間房還是放不下。如果把它們都打印出來，更是勞神費力，同樣沒地方。”據本報記者調查，同樣是央企，有的央企不打印明細賬，僅憑證發票采用紙質保存。但是有的央企就是嚴格按照要求用服務器每周對電子檔案進行AB備份，全部明細賬和會計憑證都要打印出來進行紙質保存。

　　關于如何保存電子檔案，央企尚沒有統一，更何況私營企業。

　　不過，對于那些完全通過光盤或者服務器備份的單位而言，他們對于稅務局查賬是否承認電子檔案也心存疑慮。

　　有些單位的做法是，接到稅務局查賬通知后，連夜把需要的會計年度的會計檔案全部打印出來。但是有的單位又反映部分稅務局只看手工賬本，打印的賬本都過不了關。

　　其中的原因不外乎稅務局擔心企業提供的電子檔案有被修改的可能，尤其是國內一些記賬軟件可以復制好幾個賬套，并可以進行反復撤銷修改，甚至有的企業能夠針對銀行、稅務局、工商局和會計師事務所各做一個賬套。這對于稅務稽查工作人員來說，也是一個不小的挑戰。

　　會計檔案外包或是發展方向

　　現行的《檔案管理辦法》畢竟是10年前的產物，已經不適應現在企業的發展和需要。關于會計檔案管理，上述會計處的工作人員建議，在電算化形勢下，大型企業至少要建立“災難恢復中心”，以保證在任何情況下不會丟失，而中小企業則應該有一個關于會計檔案管理的規范手冊，讓企業按照自己的實際情況開展相關工作。

　　記者從一位接近政策制定者的知情人士了解到，會計檔案管理屬于會計基礎工作的一部分，對于外資企業和私營企業破產清算后在會計檔案保管、電子檔案的備份保存等方面已經發現了的問題，目前正在尋找適當的解決辦法。

　　部分企業的會計主管或者財務經理建議，由于會計檔案管理是項重要而繁瑣的工作，因此可以委托給一個服務外包公司。

　　其中一位會計主管曾經做過相關的嘗試，給各個公司掃描存檔會計信息，很遺憾沒有獲得成功，原因是“國家沒有相關立法規定，很多公司擔心信息外泄。”還有一些擔心是，會計檔案外包服務可能會形成高度壟斷。“因為在云計算環境上，一個省一家這樣的公司就能消化掉整個市場的容量。”不過，很多會計人員表示，目前通過外包服務公司幫助企業管理會計檔案的物質條件已經具備，只差軟環境和法律方面的認可，將會計檔案進行“外包”應該是未來的發展方向。