原始憑證的電子化探析

　　一、原始憑證與會計信息系統集成

　　信息技術的發展，使信息系統朝著“無紙化”、“自動化”、“智能化”的方向發展。而要達到相應目標，首先應以優化集成為切入點，解決信息孤立的問題。從這一意義分析，系統集成是實現會計信息化的基本策略，而會計信息系統與企業其他信息子系統的優化集成也無法脫離原始憑證電子化。

　　(一)會計信息系統集成的內涵從范圍分析，會計信息系統集成包括會計系統內部集成和會計系統與外部環境集成兩個方面。會計系統內部集成的實質是利用信息技術對管理會計和財務會計進行整合;會計系統與外部環境集成是通過會計與企業管理、經營業務優化整合，在企業信息各子系統間數據傳遞無紙化的基礎上，進一步優化企業信息的各個專業子系統，以實現會計信息化與企業信息化的目標。

　　會計信息系統外部集成，從技術層面分析，是突破電算化理念以會計部門為核心信息系統構架。在ERP系統的基礎上，進一步與PDM系統、OA系統集成，以消除各個系統中的數據冗余和重復處理，在充分共享基礎上提高各系統的數據加工以及系統間的數據傳輸效率。企業信息流派生于相應的業務流程，所以企業內部信息專業子系統的集成，不僅需要整合信息流，而且需要再造經營業務流程。業務流程遵從于企業組織機構設置，受制于職能部門分工，使得企業信息系統的各個專業子系統通常圍繞職能部門構建，從而形成了諸多專業子信息系統。每一個專業子系統，形成相對獨立的信息中心;而任一個信息中心內部都有其獨特信息流結構，對應其獨立的業務流程。系統集成是信息化發展的需要，目標是完善會計信息系統的功能，提升會計信息的質量，并從企業整體視角解決內部各專業子系統間數據冗余和信息孤立問題。原始憑證作為會計業務起點，其信息技術應用程度制約會計數據加工的自動化水平;作為企業經營業務與會計系統之間數據傳輸的具體形式，其信息技術應用程度關系會計信息系統與外部環境的集成水平。

　　(二)紙質原始憑證與信息化的不相容性原始憑證在企業經營業務中生成，以特定格式進入會計部門，經審核無誤后，其承載數據進入會計數據處理系統。原始憑證以紙介質作為業務數據載體，并已成為制約信息化的關鍵環節。

　　第一，紙介質原始憑證從不同側面束縛著會計信息系統的功能。首先，紙介質原始憑證限制了會計部門與企業內部其他部門數據傳遞方式，制約了信息技術在會計中的充分應用，使記賬憑證只能手工錄入，這在一定程度上限制會計數據處理的自動化。其次，紙介質原始憑證生成后進入會計系統的基本流程，是先由相關業務人員報送會計部門，而后經會計人員以記賬憑證形式錄入系統，而有的(如發料單)出于簡化會計工作目的，需要定期匯總后，才能進行記賬憑證處理。這樣延長了企業業務活動和會計信息處理的時間間隔，造成會計信息處理滯后于其業務活動，成為業務流與信息流協同的首要障礙。最后，作為信息流組成部分，原始憑證是企業各專業信息系統數據傳輸的具體形式之一，紙介質原始憑證成為會計信息系統與企業其他系統進行集成的障礙之一。

　　第二，紙質原始憑證制約企業效率的提高。手工會計業務、電算化會計以記賬憑證為業務數據處理起始點，似乎完全合理。但從會計信息化、企業信息化的視角分析，記賬憑證手工錄入屬于二次錄入。這里的二次錄入有雙重意義：其一，原始憑證是經濟業務的直接記錄，記賬憑證是對原始憑證信息的分類，記賬憑證手工錄入相對于原始憑證業務處理是二次錄入;其二，從企業整體視角觀察，會計、統計、其他業務核算等信息系統并存，有些原始憑證的數據為會計、統計、業務核算系統的同源數據，相對多個系統而言，記賬憑證手工錄入屬于二次錄入。此外，原始憑證由相關人員報送的業務環節也是信息技術應用不充分的具體體現，可以通過憑證電子化得以優化。

　　第三，紙質原始憑證是信息系統間數據冗余的具體形式。原始憑證通常依據其來源劃分為外部憑證和內部憑證。而以企業范圍分析，內部原始憑證是企業信息各個系統間數據重復存儲的重要形式之一。具體表現在一式多份的入庫單、領料單、發貨單、銷貨發票等原始憑證的存在。這些原始憑證作為企業業務活動原始數據分別重復存儲于會計、統計、業務等信息系統之中，是不容忽視的數據冗余。

　　第四，從電子商務角度分析，相關的訂單、合約及款項收付都可借助電子形式完成，而作為原始憑證的銷貨發票和收付款結算單據等原始憑證仍然采用紙介質的形式。這種不協調的負面效應表現為：一是限制了我國電子商務的進一步發展;二是影響了經營者納稅申報和稅務機關稅收征管的工作效率;三是制約電子商務與會計業務集成的順利實施，影響了會計信息化、企業信息化的進程。最終它的限制性制約了原始憑證電子化的有效發展。

　　二、原始憑證電子化的企業級方案

　　原始憑證電子化，是指在現有條件下，在信息技術應用相對成熟的企業內通過優化集成構建企業級信息平臺，實現對經營業務中原始數據統一采集，企業檔案集中管理，各專業子系統通過企業信息平臺交換信息、共享數據，以克服當前信息系統的缺陷，加速信息化進程。

　　(一)企業級信息平臺的構建會計信息系統是企業信息系統中的一個專業子系統，會計信息化是企業信息化中的一個環節。構筑企業級信息平臺，是企業內部個專業子系統集成具體形式，也是實現原始憑證電子化的基本手段。在企業信息化過程中，由于各個專業子系統本身業務特性、系統構造技術、系統構建時間等因素的客觀存在，“異構系統”現象難于消除。所以，系統集成并非是消滅“異構系統”，而是在承認“異構系統”的基礎上，構建企業級的各個專業子系統交換的信息平臺;專業子系統在現有系統的基礎上，通過增加數據接口和必要優化，即可通過企業級信息平臺數據共享。從這一意義上分析，“松散耦合”是實現企業信息系統集成理性選擇。

　　綜合相關研究成果，企業信息系統“松散耦合”的集成理念中，企業級平臺、專業級系統的框架是其合理的一面，但相關企業級平臺的功能尚有不足。尤其是企業級信息平臺僅著眼信息用戶與各個子系統輸出端，而忽略相應的數據采集端，忽略“同源數據”采集過程的優化和集成，直接影響這一設想的實踐性。所以，本文在“松散耦合”構想基礎上，以更為優化的集成思路完善了企業級平臺的功能。具體改進表現為：首先，結合企業內各系統信息統一平臺發布、“同源數據”統一采集，以及企業圖書、情報、檔案統一管理業務集成模式，企業構建一個全新信息中心職能部門。其次，圍繞信息中心(新增職能部門)組建企業級平臺。該平臺劃分為：系統管理、信息平臺及采集分發三個板塊。系統管理板塊，主要功能是保持企業信息系統的正常運行，協調企業級平臺和專業子系統之間，以及專業子系統之間的數據交換關系。信息平臺是各專業子系統面向所有信息用戶的平臺，各專業子系統，一方面利用信息平臺向用戶發布信息，另一方面又通過信息平臺獲取其他專業子系統提供的信息。采集分發是采集企業經營活動過程中的原始數據，經初步分類和必要技術轉換后分發給相應的業務、統計、會計專業子系統。

　　(二)信息化視角下原始憑證類別與電子化實現基于電子化的需要，將原始憑證依據來源和數據特征分為內部匯總憑證、內部業務憑證和外部業務憑證。不同類別的憑證可采用不同的方式實現電子化。內部匯總憑證，是會計部門從其他部門得到的具有當期業務匯總性質的原始憑證，如當期各種產品生產的工時消耗統計等。這類憑證通常是其他系統加工后輸出的信息。如果企業為各種系統構建一個標準化平臺，使各個“異構系統”在該平臺上按“標準數據交換格式”發布信息，則會計即可通過企業平臺獲取相應的電子化憑證。

　　內部業務憑證，直接來源于生產經營活動，對應某項業務的內部原始憑證，如材料入庫單等。該類憑證往往一式多份，多系統應用。屬于“同源數據”。因而該類憑證由企業按電子化標準數據交換格式統一采集后分發給各系統，將提高企業信息系統的整體效率。外部業務憑證是來自企業外部對應具體業務的原始憑證。這類原始憑證從企業信息化的角度出發。結合“圖書、情報、檔案一體化”發展思路，具有“同源數據”特征。而從信息化發展的未來著眼，企業與外部的信息交換無紙化將成為趨勢，但“異構系統”問題仍然不可避免，企業信息平臺一個“數據接口”面對外界各個“異構系統”統一對外交流信息，將優于企業內各專業子系統分別對外交流的狀況。因此，該類憑證由企業按標準化數據交換格式統一采集后分發給各系統，符合信息化內在要求。

　　(三)原始憑證電子化企業級方案的相關問題原始憑證電子化企業級方案，是以網絡為代表信息技術在企業內應用的具體形式;而其實施過程涉及企業組織機構、業務流程以及內部控制制度等多方面的轉變。為確保其順利實施。應確保以下幾點：首先，關于企業級平臺“采集分發”和業務數據“統一采集”的實施，具體體現為企業所有原始憑證數據通過統一平臺錄入，經信息中心統一驗證無誤后，才正式進入或分發給企業信息各專業子系統。這表明，企業平臺的“采集分發”模塊，有兩大子模塊組成，即“原始憑證預處理”和“原始憑證驗證分發”。前者實現原始憑證錄入及相關責任人簽字等環節功能處理，這一預處理雖然通過企業級平臺實現，但具體業務處理仍分散于各職能部門;而原始憑證驗證分發則集中于信息中心職能部門。其次，原始憑證是記錄經濟業務、明確經濟責任，具有法律效率的證明文件，即原始憑證也是企業內部控制制度關鍵環節。

　　原始憑證電子化涉及企業內部控制制度變革，具體包括兩個方面：其一，原始憑證相關責任人簽字控制。鑒于目前電子簽名技術應用的局限性，原始憑證相關責任人的簽名控制，只能通過軟件使用的密碼控制技術解決。其二，紙質原始憑證下，一式多份的情況具有相互稽核、強化控制的作用。一旦電子化后，原始憑證僅有一份，相對削弱了內部控制的作用，因而需要在“相關責任人簽字”和“原始憑證驗證分發”等環節加強管理。最后，與原始憑證相關的還有企業檔案管理。企業檔案當前的分類包括：經營管理、產品、設備儀器、基本建設、科技研究、會計(財務管理)、實物等。當原始憑證電子化以后，由于消除了與此相關檔案的一式多份現象。從而引發了相關檔案分類管理機制調整的必要，因而需要進行相應的企業檔案管理變革。

　　原始憑證電子化的企業級方案，以現有社會的信息化水平為基礎，適合于有條件的企業應用。該方案雖然對企業內部信息系統進行了優化集成，但沒有從根本上解決會計與電子商務集成、企業與外部環境相應物流、資金流的集成。從這一意義上分析，該方案并非終極方案，終極方案應是社會級方案或社會范圍的原始憑證電子化。社會范圍的原始憑證電子化是指所有原始憑證生成、傳輸、存儲以至相應檔案管理的整個過程完全實現無紙化。其明顯特征表現為：會計充分與電子商務集成，與企業經營外部環境集成，具體而言，即企業外來原始憑證電子化。企業外來原始憑證電子化中，電子發票是核心環節，而電子發票的實現需要一個社會平臺。該平臺不僅需要信息技術支撐，更需要國家法規和管理體制作為保障。

　　目前，電子發票技術尚沒有達到普及應用水準，雖然我國已有了電子簽名的法規，并示有電子發票規范，但缺少相應的法規和管理機制。因此構筑社會級平臺，在社會范圍實現原始憑證電子化，還需要深入解決相關的問題。