節前如何安排好文檔管理

　　天氣越來越冷，春節越來越近。恐怖現在大多數企業的員工都早已無心工作，每年春節七天假期。大家要整理整理手頭的文件，準備放假回來接著開工。

　　但是在這看似平淡無味的時光中，卻是暗流涌動。基本每個人力部主管和企業高管都知道，每年春節后是員工離職率最高的時候。在拿到年終獎后，那個早已按捺不住跳槽的心情迸發。碰見素質好的員工會打一份辭職報告，過來做一下交接。碰見不好的，可能直接就變得無影無蹤。而且那些對公司有矛盾，早就想走的。更是可能趁機卷走大量的企業信息文件，或是刪除許多資料，給企業造成惡劣的破壞、帶來重大損失。

　　而且據深入調查顯示，即使離職員工會做交接，但是新上任的同事往往不能得到全部的信息和方法。不能第一時間完成工作的交接轉移，需要一定的時間適應。而且很多工作文檔存儲雜亂，交接時候很容易遺忘。極易造成工作開展的阻礙。 

　　為此，我們特意找到了國內專門從事企業文檔管理、高效協同辦公、辦公安全方面的專業團隊，致得專家團。致得軟件的專家針對這類現象，提出了三種較為可行的解決方案。第一種是建立企業共享盤，第二種是用網盤存儲，第三種則是搭建文檔管理系統。

　　第一種：共享盤

　　我們首先來看致得軟件團隊提供給我們的第一種方法，建立共享盤。實現資料統一存儲。統一備份。也方便企業內部資源共享。這樣就不易出現因員工不告而辭，而導致無法交接的現象，出現丟失文件的現象。

　　這樣的方法，在過去十幾年間可堪稱完美高效。據悉，目前國內最大的電器連鎖賣場之一的蘇寧電器，就是一直運用這種方法進行文檔的管理。但是隨著科技進步，企業諜戰變多。這種方法雖然能滿足共享和備份的問題，但是隱私性一點得不到保護。很多機密文件曝光。讓企業赤裸裸的站在那里。而且在很多打開、查找上的速度非常緩慢，加大了企業的時間成本。拖慢了工作腳步。

　　第二種：網盤

　　網絡云盤是一項目前十分高端的技術。而且中國正在朝著云時代發展。云盤的確是未來的大趨勢。但是這項技術運用在辦公上，是否得體呢?

　　云盤最大的優點是隨時、隨地將所需文件下載到電腦之中。這樣的便捷，的確有利于我們外出辦公，異地辦公的時候。相比共享盤的確是好很多。但是同樣沒有解決安全問題。文件被誰下載了?都不知道。誠然，像百度、360等網盤現在技術越來越成熟。但是他其實更加偏向個人。我用網盤看個電影、存點東西很方便。但是放到企業辦公上，說不定會起到反作用力。

　　文件畢竟是存儲在他人的服務器之上，很容易暴露信息。安全性完全不由自己做主。這樣的方法在高效的同時，亦冒著巨大的風險。

　　第三種：文檔管理系統

　　接著我們來看致得的專家團隊提供的第三種方法，運用專業的文檔管理軟件。目前市場上存在著很多這樣的軟件。這類軟件最主要的功能是提供高效、安全的辦公系統。和共享盤、網盤一樣，可以將企業所有的文檔集中存儲在系統服務器之中。

　　同時提供全套的權限，讓企業可針對員工按部門或者級別分配各種權限，包括：編輯、閱讀、瀏覽、下載、打印、訂閱、刪除。。。等。通過各種權限的組合分配，即可讓員工方便辦公，又可將文檔進行周密的保管。

　　這種權限設定，可以避免企業非核心員工查看和帶走企業機密文檔。并且可以防止員工惡意刪除企業文件現象。將風險降到最低。面對大批量下載文件的現象，也會是先將文件下載到系統服務器中。阻止那些想臨走前帶走企業文件的陰謀。將文檔保護上升到最高級。

　　在系統中，每份編輯過的文件都可以保留之前的版本。這樣就可以查看文件的每一步操作痕跡。 支持對每個版本進行屬性備注。可以寫上當時工作的一些想法和注意事項。在日后翻看的時候可以迅速回憶起當時的思路。也可幫助新接手員工更快的投入工作。在需要查找功能時，也可憑借這些屬性進行查找。

　　而且，系統中的文件，都是以加密的方式存入服務器之中。服務器也是由你自己進行保管。安全性做到十足。

　　這三種方法，都可以起到對文檔的管理，加快企業的辦公效率。只不過各有利弊而已。第一、二種方法比較簡單，方便搭建。但是漏洞頗多，犧牲了很多安全性。第三種方法則需要選擇一個好的文檔管理系統就可以。需要注意選擇上的一些問題。目前市場上品牌眾多，頂尖品牌的確是做的十分不錯，像致得E6協同文檔管理系統。他們的各方面數據水平已是達到世界級別的。但是行業中也不乏許多掛羊頭賣狗肉的。望大家謹慎選擇。

　　節日臨近時，希望各家企業都能盡快將工作安排妥當。整理好各方面文檔。方便節后回來能更快的重新投入工作。減少因節日帶來的損失。