商務禮儀:名片使用的禮儀
在商務交往中有兩個關于名片使用的要點:第一、一定要有名片。在商務交往中,一個沒有名片的人將被視為沒有社會地位的人,拿不出名片可能會被對方懷疑你的來歷與動機。
第二、一個不隨身攜帶名片的人,是不尊重別人的表現。名片要隨身帶,在國外的很多公司,員工的名片放在什么地方都有講究。名片一般裝在專用名片包里,名片包放在西裝上衣口袋里,不能隨便亂放。我有一次跟一位女同志交換名片,我把名片遞給她,她馬上把包拉開找自己的名片給我,包很名貴,但是找不著名片,先抓出一包話梅,接是一包瓜子,最后拉出半只襪子,最后才找到名片盒,這樣,給人的印象就很不好。因此,女同志的名片要放在公文包固定的位置,一伸手就可以拿出來。
第一點,名片的外觀內容上有三不準原則:一、名片不準隨意涂改。有的同志很節約,電話號碼有變動就直接在名片上涂改,把原來的號碼劃掉,寫上新的號碼。在國際交往中,名片如同臉面,涂改名片會貽笑大方;二、名片上不提供私宅電話,涉外禮儀講究保護個人隱私、公私有別,因公打交道的話,提供的就只是辦公室的電話,手機號碼、私宅電話都不提供;三、名片上一般不出現兩個以上的頭銜。
第二點、索取名片的問題。索要名片有幾個點要注意:一、盡量不索取名片。名片交換有講究,地位低的人首先把名片遞給地位高的人,主動索取名片會出現地位落差的問題;二、如果索要名片,不能采取直白的表達方式。比較恰當的交換名片的方法有以下三種:第一種是交易法,這是最常用的方法。“將欲取之,必先予之”,我想要史密斯先生名片,我就把自己的名片先遞給他,并說:“史密斯先生這是我的名片。”他無論如何也要回贈我一張。在商務交往中,由于地位的落差,一些地位高的、有身份的人在接到你的名片時,往往會說聲謝謝之后就沒下文了,出現這種情況的話,不妨采用第二個辦法——激將法。你在交換名片時對他說:“尊敬的威廉斯董事長,很高興認識你,不知道能不能有幸跟您交換一下名片?”這樣他不想給也得給,他不至于告訴你:“不換,我就是不換。”還可以采用第三個方式——聯絡法。你說:“史瑪爾小姐,認識你非常高興,以后到聯邦德國來希望還能夠見到你,不知道以后怎么跟你聯絡比較方便?”這就是聯絡法,暗示對方如何才能找到他?一般情況都會給名片,如果不給,說明她有退路,她可能會說:“我跟你聯系吧!”其深刻含義就是,我這輩子都不會跟你聯系的,這種情況就不再強求了。
第三點、接受別人名片的注意事項。接受名片要注意的第一點是要回敬對方,“來而不往非禮也”,拿到人家名片一定要回。在我國有相當數量的同志沒有名片的,在正規的交往場合,即便沒有沒有名片也要采用委婉的表達:“不好意思名片用完了”,或者“很抱歉,今天沒有帶”;第二點是接過名片一定要看清楚,通讀一遍,這最重要。看名片的內容是對對方表示重視,同時可以了解對方的確切身份。不看的話就會出現問題。有一天我到一個單位去講課,我給主持活動的同志遞了一張名片,也不知道他看了沒有,他向學生這樣介紹我:“我們非常高興請北大的高教授為我們講課。”我聽了,以為還真的有位高教授呢,后來才知道原來是在介紹我。所以,不仔細看名片內容,容易把對方的名字和姓氏搞錯,是怠慢對方的表現,這在社交中是大忌。

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