機(jī)關(guān)公文中常出現(xiàn)的格式錯(cuò)誤

　　發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志，是文件首頁上紅色的制發(fā)機(jī)關(guān)名稱，可以說是公文的“臉面”。當(dāng)前有以下使用錯(cuò)誤：

　　一是發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志大小失當(dāng)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的字形大小應(yīng)該恰當(dāng)美觀，不應(yīng)過大或過小。

　　二是發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志不正確。正確的有兩種：一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文件”二字組成，一種是單獨(dú)使用發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。這個(gè)名稱應(yīng)該是全稱或者規(guī)范化簡稱。當(dāng)前，有的機(jī)關(guān)名稱全稱和簡稱并用，有的機(jī)關(guān)仍使用發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加文種“(××)”的形式，均不規(guī)范。

　　三是聯(lián)合行文時(shí)格式不當(dāng)。有的“文件”二字沒有“以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布”。

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　　隨著企業(yè)信息化的要求，國有企業(yè)的文檔管理雖然實(shí)行了電子化、網(wǎng)絡(luò)化，但是仍有許多紙質(zhì)文檔占用大量的存儲(chǔ)庫房、櫥柜和文檔架等空間。文檔機(jī)構(gòu)將文檔轉(zhuǎn)化為知識(shí)的能力嚴(yán)重不足，這使得原本步入半衰期的文檔資源直接進(jìn)入休眠期乃至死亡期，進(jìn)而導(dǎo)致掌握著企業(yè)最有價(jià)值信息的文檔機(jī)構(gòu)在數(shù)字化時(shí)代不斷邊緣化。雖然文檔機(jī)構(gòu)所收藏資源實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化儲(chǔ)存，但這些資源長期處于休眠期，并沒有實(shí)際價(jià)值意義。

　　隨著數(shù)字化、電子化，網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的來臨，文檔管理的管理模式經(jīng)歷了實(shí)體管理、信息管理、知識(shí)管理過程，這演化過程實(shí)際是文檔價(jià)值的升華與知識(shí)內(nèi)涵的拓展過程。知識(shí)管理是指通過對(duì)企業(yè)內(nèi)外各種信息、知識(shí)進(jìn)行有效的識(shí)別、全面的收集、科學(xué)的加工和充分的運(yùn)用,并且通過促進(jìn)知識(shí)共享、鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新、實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值，從而來提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力。基于文獻(xiàn)的梳理，文檔管理與知識(shí)管理的研究集中于構(gòu)建知識(shí)管理的要求。筆者認(rèn)為企業(yè)文檔是企業(yè)重要的知識(shí)資源，是企業(yè)知識(shí)管理的基礎(chǔ);同時(shí)，文檔管理是保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有力武器。

　　知識(shí)管理是實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)價(jià)值的途徑，而文檔管理是對(duì)顯性知識(shí)的管理。從文檔管理與知識(shí)管理的性質(zhì)來看，文檔管理是使歸檔文件的有序化和結(jié)構(gòu)化，實(shí)現(xiàn)文檔的利用價(jià)值;而知識(shí)管理是通過對(duì)文檔的收集、加工、利用、編研和信息化管理等手段，將文檔轉(zhuǎn)化為知識(shí)資源。從文檔管理與知識(shí)管理的共同性質(zhì)來看，它們都是對(duì)信息資源進(jìn)行加工，提取出有價(jià)值的信息，為企業(yè)提供服務(wù)。

　　業(yè)務(wù)流程再造是企業(yè)管理對(duì)組織流程重組的一種管理思想。文檔業(yè)務(wù)流程再造是以文檔業(yè)務(wù)流程為改造對(duì)象和中心，以關(guān)心客戶的需求和滿意度為目標(biāo)，對(duì)現(xiàn)有的文檔業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本的再思考和形式的再設(shè)計(jì)，使得企業(yè)能最大限度地適應(yīng)新形勢下的現(xiàn)代經(jīng)營環(huán)境。文檔管理的流程再造是以文件管理的流程為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)文件“產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀”流程的改造與知識(shí)管理的前端控制，流程再造是根據(jù)文件管理的流程實(shí)行文件前端控制，主要是對(duì)企業(yè)內(nèi)部文檔而言，將產(chǎn)生于職能部門的文檔，經(jīng)過初次加工，送入文檔機(jī)構(gòu)，由文檔人員根據(jù)企業(yè)文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)體系進(jìn)行再次加工，然后進(jìn)行歸檔，通過數(shù)據(jù)挖掘的知識(shí)管理平臺(tái)提取知識(shí)，最后通過服務(wù)平臺(tái)提供給用戶。

　　傳統(tǒng)的文檔管理人員的職能是接受、保管、排序、借出、歸檔等基本職能，但是基于知識(shí)管理的文檔管理模式中，更要重視知識(shí)的產(chǎn)出，重視資料背后隱藏的有價(jià)值的知識(shí)。這要求作為參與信息管理、知識(shí)管理的工作人員提高自己的素質(zhì)與工作能力，掌握管理學(xué)和現(xiàn)代企業(yè)管理知識(shí)，熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)流程，同時(shí)懂得利用科學(xué)技術(shù)提高自己的工作效率。