服裝會展組織者與旅行社合作的注意事項

　　一般情況下，旅行社都可以提供不同種類的旅游服務。在和當地出租汽車公司或旅行社合作時，需要先向他們呈交一份服務申請書，列出自己的需要和要求，并同時要求對方在答復申請書中包括以下幾點：詳細描述所提供旅游項目的類型和價格，并對各項收費做出詳細解釋。有些公司可能會給你上報一個很低的價位，但實際上門票、導游和餐飲費用都沒有包含在內，結果只能支付更多的錢。因此，務必讓旅行社詳盡說明報價中包含的所有服務，并向他們落實每次旅游活動應達到的最少和最多人數。這一點將使你在制定相應計劃時受益匪淺。

　　觀光旅游是參展商自己選擇的活動，有些人可能事先并沒有打算參加，只是臨時改變了主意，或者正好有親朋好友同往。鑒于此種情況，組織者應該提醒旅行社安排應急計劃，以防實際參加人數超過報名人數。比如，旅行社說如果人數達到人以上，他們將派大型旅游轎車;如果人數人或不足，他們可以派小型客車。最后到底使用什么車，由會展管理人員來決定。還有兩點需要注意：一是臨時有變化，取消預定的截止日期要做到心中有數;二是若需要添加備用車輛，提前通知旅行社的時間要與其提前溝通確定。

　　最后一點也是很重要的一點，雙方需要明確各自的職責并落實到文字。這些職責包括促銷、銷售和票價等。例如，旅行社是否安排會展現場推銷并負責答疑，是否準備了宣傳冊，宣傳冊是否可以提前給組織者，以方便郵寄給參展商，還是由旅行社直接郵寄給參展商，旅行社是否有網址，是否會向參展商宣傳并邀請他們登錄網站查閱旅游安排詳情，所有這些問題都需要在與旅行社簽訂合同之前解決。

　　總之，旅行社經驗豐富，服務周到，可以滿足參展商的不同需求。目前我國從事會展的企業數量眾多，但還沒有形成專業化的會展組織者，或者僅僅處于專業化的會展組織初級階段，對組織接待會展處于不規范的階段。目的地接待公司也僅僅是一些單獨的會展場館出租等單項服務，沒有完全形成一條龍服務的目的地接待公司。今后隨著國際會展的增加，會展業培訓體系的建立和國際會展人才的引進，專門從事會展的專業化中介公司將大批出現，我國的大型旅游集團將以其規模大、服務全、無形資產高、資金雄厚等優勢進入會展旅游市場。