頂級(jí)管理者是怎樣管理時(shí)間的？

　編者按：成功的管理者是如何探索適合自己的工作策略、方法和手段，并在此之上開辟出一條個(gè)人效率之道呢？本文提出的“個(gè)人高效時(shí)段”、“靈活地時(shí)間管理藝術(shù)”都是成功管理者的經(jīng)驗(yàn)之談，他們不僅實(shí)用，而且提供了我們思考時(shí)間管理的新角度，非常值得借鑒。

 
　　一位管理者曾經(jīng)對(duì)我說：“你是知道的，我們那時(shí)候從來沒有受過什么工作方法方面的訓(xùn)練。我們桌子上的東西總是多得讓我們喘不過氣來。”

　　這一點(diǎn)我的確知道，不過隨之而來的問題卻是：CEO難道常常被工作壓得喘不過氣來嗎？他們究竟是如何精心組織周密安排一天的時(shí)間與工作任務(wù)的？頂級(jí)人士井井有條的一天究竟是個(gè)什么樣子？他們對(duì)各層次的管理者與專業(yè)人士的工作會(huì)有哪些啟示？

　　下面我們將看到這些頂級(jí)管理者是如何找到各自有用的卓越之道。

　　頂級(jí)管理者的時(shí)間切換策略

　　如果你去問一些普通的管理者，在他們的頭腦里組織良好的一天應(yīng)該是什么樣子，大多數(shù)的人可能會(huì)回答說：“我想應(yīng)該把時(shí)間控制得比現(xiàn)在緊得多，9:00的時(shí)候，我隨隨便便；10:00的時(shí)候，仍然沒能理清頭緒”或者說：“我想應(yīng)該關(guān)上門潛心工作，那樣的話很多事情都已經(jīng)完成了。”

　　多數(shù)人心目中組織好，效率高的一天是通過嚴(yán)緊的控制實(shí)現(xiàn)的，他們還認(rèn)為CEO肯定也是這樣做的。但是令我最驚訝就是，CEO組織工作的首要前提竟然是時(shí)間安排高度靈活。他們所注重的不是去控制自己的時(shí)間，而是越過一天中無窮的變化因素專心去控制那些應(yīng)該完成的事情。

　　利用個(gè)人高效時(shí)段的辦法

　　你一天當(dāng)中究竟存不存在一個(gè)可以稱之為高效時(shí)段的最佳時(shí)間呢？答案當(dāng)然是肯定的。大多數(shù)人早上最為清醒，也有些人下午的狀態(tài)最好。討論這一點(diǎn)的目的是把那些最具挑戰(zhàn)性的工作分配到你最能勝任的時(shí)間里去完成。

　　利用清早與深夜的安靜時(shí)間 有些人仍然信奉18世紀(jì)一位思想家馬修·亨利（Matthew Henry）的話：“成大事者必起大早。”

　　迪士尼的老總羅伯特·愛格爾（Robert A. Iger），每天4:45起床，到健身房鍛煉，6:00進(jìn)入辦公室閱讀各種資料，直到7:00舉行一天當(dāng)中的第一次會(huì)議。“我想人們都有會(huì)有自己的生理節(jié)奏，”他說，“不過對(duì)我來說，早晨是巔峰時(shí)刻，那時(shí)候比較心平氣和一點(diǎn)。”

　　霍華德·魯賓斯坦每天早上4:30之前就來到家中的書房快速瀏覽電視新聞，然后就開始處理他帶回家中的用不同顏色區(qū)別的文件，確定要回的電話，簽署支票，確定當(dāng)天的日程，這樣暫告一段落之后，他會(huì)舒展舒展身體，然后去跑步。

　　播音員兼“討厭鬼”唐·伊姆斯（Don Imus）總是在4:17分醒來開始“琢磨怎樣才能把人煩死。”

　　紐約市雅詩蘭黛集團(tuán)公司董事會(huì)副主席珍妮特·瓦格納（Jeanette Wagner）喜歡把一些例行公事如：簽署信函、開支票等安排在一天快要結(jié)束，自己感到疲倦的時(shí)候處理。瓦格納說：“另一個(gè)方面，如果我真要解決什么重要問題，無論是復(fù)雜的人事問題也好，還是像考慮如何開好中層管理人員會(huì)議一類的需要?jiǎng)幽X筋的事，我會(huì)選擇周末的專門的個(gè)人時(shí)間或大清早的安靜時(shí)間來處理。有時(shí)候深夜3:00可能會(huì)是一個(gè)非常有創(chuàng)造力的時(shí)間。”“我不要睡太久，”瓦格納接著說，“我經(jīng)常會(huì)在半夜醒過來，拿出便箋薄把自己認(rèn)為重要的想法記下來……有時(shí)候，我甚至能夠解決之前很難解決的某個(gè)問題或草擬出一份之前很難想出的完整的項(xiàng)目策劃書的提綱。”

　　清早5:00起床可能令許多人不敢想像。但是如果你正常情況下6:30起床，你可以逐漸提前半個(gè)小時(shí)，然后再提前一個(gè)小時(shí)，很多人通過這種方法發(fā)現(xiàn)，砍掉一些睡眠時(shí)間也沒那么可怕，而由此而獲得的益處，如完成更多工作，全天的工作節(jié)奏可以因而舒緩等，卻是巨大而又持久的。

　　利用路途中的安靜時(shí)間 另外一個(gè)在辦公室之外的安靜時(shí)間是上下班的路途，許多管理者之所以能夠向路途時(shí)間要效率，是因?yàn)樗麄冇袑ｉT的司機(jī)接送他們上下班，一般人也可以動(dòng)用下面兩種辦法達(dá)到這種效果。

　　1.　利用公共交通工具。瑪麗·巴恩比曾經(jīng)說：“我早上的工作效率很好，我上地鐵的時(shí)候總會(huì)帶上一摞文件去處理，我在路上要花1小時(shí)20分鐘，的確是一個(gè)非常好的機(jī)會(huì)。”

　　每當(dāng)我清早離開曼哈頓去機(jī)場(chǎng)的時(shí)候，我就想到最最浪費(fèi)時(shí)間的事莫過于坐在堵塞在另一側(cè)通往曼哈頓去長(zhǎng)島的高速路（被當(dāng)?shù)厝耸繎蚍Q為“全世界最長(zhǎng)的停車場(chǎng)”）上一動(dòng)不動(dòng)的車子里無聊等待。我問自己，為什么他們寧愿在那里不停地鳴喇叭，忍受這種煩惱和時(shí)間上的極大浪費(fèi)，也不愿意乘坐地鐵并好好地利用路途中的大把時(shí)間呢？我真是想不通。

　　實(shí)際上很多上班族除了私家車之外，還有地鐵和公交車兩種選擇。試想一下，你不坐私家車所犧牲的自由和舒適與乘坐地鐵利用路途上安靜不受打擾時(shí)間所獲得的效率相比，哪一樣要?jiǎng)澦隳兀?

　　2. 利用合理用車節(jié)省下來的時(shí)間。許多同一地區(qū)的上班族如果能夠聚到一處，他們可能也會(huì)采用華盛頓特區(qū)現(xiàn)在很流行的“接壘”做法。在那里，互不認(rèn)識(shí)的上班族在事先規(guī)定的停靠點(diǎn)上搭乘別人的私家車經(jīng)由多乘客車輛專用的快車道迅速進(jìn)入市區(qū)。最最關(guān)鍵的是，“接壘”的車?yán)锩姹仨毐３职察o，沒有音樂，無人閑聊，沒有手機(jī)打擾，你大可在里面工作、思考、閱讀、或休息。

　　在工作中尋找安靜時(shí)間的5條妙計(jì) 這些妙計(jì)包括：1、隱退。如果你有隨意來去的自由，如果你不在辦公桌邊，經(jīng)理也不會(huì)問到“蓋瑞去哪了啊？”，你就可以隱退到一個(gè)空會(huì)議室里，或起身繞著辦公區(qū)隔間散一散步，或者帶一些讀物去咖啡廳。

　　通用食品一位部門經(jīng)理每天總會(huì)悄悄溜進(jìn)隔壁一個(gè)鑲嵌毛玻璃的空辦公室，這樣他就可以不受干擾地想一想問題。

　　紐約的一位律師每天上班問候各位同仁之后，就會(huì)轉(zhuǎn)身坐另一部電梯下樓到星巴克咖啡凝神思索一個(gè)小時(shí)。

　　2、與上司磋商為自己爭(zhēng)取一段安靜的時(shí)間。如果單純的隱退行不通的話，你可以與上司商量為自己爭(zhēng)取一段安靜的時(shí)間。從你上司的角度，這樣做的好處是可以讓你集中全力處理一些他或她自己也認(rèn)為重要的事。

　　硬性規(guī)定的集體休息時(shí)間通常不會(huì)有什么用處，太多意想不到的事情，會(huì)使整個(gè)工作團(tuán)隊(duì)完全脫離自己的使命。

　　3、使用寫字板。關(guān)著門，人們?nèi)匀豢梢哉夷恪ＴS多公司都奉行一條門戶開放政策，人們對(duì)著關(guān)閉的門皺眉頭。但是對(duì)Niekelodeon，一家最前衛(wèi)的兒童電視臺(tái)的一位管理者來說，開與關(guān)都可以讓別人來找他，他在自己的門上安裝了一塊寫字板和寫字筆。當(dāng)他的門關(guān)上的時(shí)候，想見他的人只需在寫字板寫下提示信息。這套辦法之所以起作用就在于只要他一出現(xiàn)在寫字板前，他就會(huì)立即按圖索驥去找那些人，這樣大家就都知道無需直接闖入他的辦公室，同樣也能找到他。

　　不過話又說回來，去找那些留下信息給你的人的時(shí)候，也要保持極端的審慎，這也是惟一一個(gè)使自己的“逃避時(shí)間”對(duì)自己和同事都能夠有好處的辦法。小竅門：萬一你同事關(guān)閉的門上沒有寫字板怎么辦呢？可以在門把手上方放一個(gè)黃色的報(bào)事貼，這樣來訪者可以用它來方便地寫下留言然后貼在門上。

　　4、設(shè)立無干擾時(shí)段。如果你是群體中的領(lǐng)導(dǎo)者，你可以要求同事給你一個(gè)不受打擾的時(shí)間，我早期所寫的書《有條有理的管理者》中提到的一位律師，這樣告訴他事務(wù)所的同仁：

　　5、錯(cuò)開高峰時(shí)間。在午餐時(shí)間開始前一個(gè)小時(shí)離開辦公室，如果你到得比較早，如11:30，許多餐廳都會(huì)允許你提前坐在里面或干點(diǎn)什么工作。

　　你是不是不愿意自己爭(zhēng)取高效時(shí)段呢？許多人的確是即使沒有什么妨礙或困難也不愿意這樣做，有些人甚至對(duì)我說，他們?yōu)橹且粫r(shí)段客戶和同事找不到自己而自感歉疚。

　　如果你也存在這樣的顧慮，可以用下面的兩個(gè)問題來確認(rèn)一下你的真實(shí)處境：1、如果你是你自己的同事或客戶，你會(huì)去占據(jù)你自己的全部注意嗎？只有在你的重要時(shí)間得到保證的前提下，你對(duì)某人某事的關(guān)注才會(huì)得到保證，誰沒體驗(yàn)過沒有一點(diǎn)自己的時(shí)間的人的難處和苦楚呢？

　　2、當(dāng)你在開會(huì)的時(shí)候，客戶和同事也不能找到你，如果把你的私人時(shí)間看成是你正在出席一個(gè)重要的會(huì)議，你又該怎么想呢？你甚至可以把這一思路應(yīng)用到工作中的類似事情上去。

　　頂級(jí)管理者如何組織不斷變換的工作時(shí)間——基本工作點(diǎn)核對(duì)方案

　　“我每天開始工作之前都會(huì)來一次模擬計(jì)劃游戲，想像自己應(yīng)該去做什么事，突然出現(xiàn)預(yù)料之外的會(huì)議或危急情況，門"砰"的一聲打開等等，通過這種游戲，我竭力尋找可以更好地控制自己時(shí)間的辦法。”

　　幾乎所有人都被眼下電光石火般的通信速度壓得喘不過氣來，一位金融業(yè)的客戶關(guān)系經(jīng)理曾經(jīng)告訴我說：“最讓人受