知識管理的新要求：電子郵件管理

　　隨著企業(yè)信息化的普及，電子郵件在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中變得不可或缺。
　　一項統(tǒng)計員工每天收發(fā)電子郵件數(shù)量的調(diào)查顯示，因為工作需要收發(fā)郵件的人占到75.5%，在收發(fā)郵件的頻率上，選擇“基本每幾小時一次”的占到了大多數(shù)。收發(fā)2－10封的有37.4%; 收發(fā)10－100封的占到了 19.4%；還有2人選擇了每天100封以上。

　　企業(yè)通過電子郵件交流相比面對面的交流有以下幾個優(yōu)勢： 
不受地域限制。您無須知道對方在哪里即可與他溝通。 
不受時間限制。因為電子郵件的通信是異步的，你無須考慮對方現(xiàn)在是否方便即可以發(fā)送郵件給他。收件人自會選擇方便的時間收信或者回復(fù)。 
可以將交流內(nèi)容留檔。企業(yè)的電子郵件通信一般都具有法律效應(yīng)，比起語言交流，從郵件中獲得的信息可靠性要高得多。 
　　電子郵件內(nèi)容形式多樣。電子郵件可以夾帶各種形式的附件。如果文字無法把事情說清除，您還可以附帶圖片，聲音，視頻或者其他文件數(shù)據(jù)作為補充。 
避免面對面的尷尬。大多數(shù)情況下，通過郵件交流比面對面溝通雙方更直接了當(dāng)。 
溝通成本低。相比電話，傳真，快遞等信息遞送方式，電子郵件的成本幾乎可以忽略不計。 
其弊病也很明顯： 
　　由于電子郵件是異步通信，和電話，面對面交流相比，發(fā)件人無法及時獲得反饋。有時一兩句可以問清楚的事，郵件往返可能要4，5個來回。 
　　使用不當(dāng)反而導(dǎo)致效率低下。一個典型的例子就是拿電子郵件當(dāng)聊天工具。一兩句話就發(fā)送一封郵件。 
　　信息量過大，有效信息量反而很少。由于電子郵件太過廉價，因此信息的傳遞很容易被濫用。加上電子郵件提供抄送，群發(fā)功能，收件人獲得的有效內(nèi)容很容易被淹沒在信息的汪洋大海中。 
　　郵件管理依賴個人和客戶端工具。由于郵件服務(wù)器只負責(zé)電子郵件的分發(fā)，因此郵件分發(fā)完成后，剩余的管理工作完全依賴個人和客戶端工具。由于電子郵件包含企業(yè)經(jīng)營的重要信息，因此電子有的管理也被作為知識管理的一個重要部分。DocCare提供的郵件自動收集歸檔功能解決了這一問題。用戶只需要將他認為有價值的郵件發(fā)送或者抄送到DocCare指定的收件地址，DocCare就會自動接收并保存于指定目錄中。用戶可以將電子郵件作為文檔一樣管理，搜索。也可以將郵件附件分離出來做為單獨文件進行管理和搜索。