知識管理的新要求：電子郵件管理

　　隨著企業信息化的普及，電子郵件在企業生產經營活動中變得不可或缺。
　　一項統計員工每天收發電子郵件數量的調查顯示，因為工作需要收發郵件的人占到75.5%，在收發郵件的頻率上，選擇“基本每幾小時一次”的占到了大多數。收發2－10封的有37.4%; 收發10－100封的占到了 19.4%；還有2人選擇了每天100封以上。

　　企業通過電子郵件交流相比面對面的交流有以下幾個優勢： 
不受地域限制。您無須知道對方在哪里即可與他溝通。 
不受時間限制。因為電子郵件的通信是異步的，你無須考慮對方現在是否方便即可以發送郵件給他。收件人自會選擇方便的時間收信或者回復。 
可以將交流內容留檔。企業的電子郵件通信一般都具有法律效應，比起語言交流，從郵件中獲得的信息可靠性要高得多。 
　　電子郵件內容形式多樣。電子郵件可以夾帶各種形式的附件。如果文字無法把事情說清除，您還可以附帶圖片，聲音，視頻或者其他文件數據作為補充。 
避免面對面的尷尬。大多數情況下，通過郵件交流比面對面溝通雙方更直接了當。 
溝通成本低。相比電話，傳真，快遞等信息遞送方式，電子郵件的成本幾乎可以忽略不計。 
其弊病也很明顯： 
　　由于電子郵件是異步通信，和電話，面對面交流相比，發件人無法及時獲得反饋。有時一兩句可以問清楚的事，郵件往返可能要4，5個來回。 
　　使用不當反而導致效率低下。一個典型的例子就是拿電子郵件當聊天工具。一兩句話就發送一封郵件。 
　　信息量過大，有效信息量反而很少。由于電子郵件太過廉價，因此信息的傳遞很容易被濫用。加上電子郵件提供抄送，群發功能，收件人獲得的有效內容很容易被淹沒在信息的汪洋大海中。 
　　郵件管理依賴個人和客戶端工具。由于郵件服務器只負責電子郵件的分發，因此郵件分發完成后，剩余的管理工作完全依賴個人和客戶端工具。由于電子郵件包含企業經營的重要信息，因此電子有的管理也被作為知識管理的一個重要部分。DocCare提供的郵件自動收集歸檔功能解決了這一問題。用戶只需要將他認為有價值的郵件發送或者抄送到DocCare指定的收件地址，DocCare就會自動接收并保存于指定目錄中。用戶可以將電子郵件作為文檔一樣管理，搜索。也可以將郵件附件分離出來做為單獨文件進行管理和搜索。