秘書資格考試常識：檔案的轉移

　　我們每天都會產生大量的文件，而在這個“寸土寸金”的社會里，我們的辦公室沒有多余的空間存放這么多的紙質檔案，因此要把它們轉移到指定的貯藏室里，需要用時再取出。轉移檔案要制定一個周密的計劃，并且要有很多的步驟，這樣才能安全容納大量資料。

　　1.在轉移之前計劃好新的檔案。

　　2.如果全部檔案都要轉移，文件抽屜里只留下導引卡，要為新的檔案提前準備好文件夾，文件夾的標簽上使用與以前文件夾不同的顏色標明日期和主題。

　　3.如果留下文件夾和導引卡，要準備一套文件夾裝轉移抽屜里的材料，在這些文件夾上貼上與原來的檔案相同的標簽并提前作好轉移準備。

　　4.如果有足夠的空間，可以讓準備轉移的檔案在辦公室里再放幾個星期，直到新的檔案中積累了足夠的參考資料。

　　5.確保貯藏室有足夠的空間和適合的環境存放舊檔案。

　　6.為避免影響正常的辦公室工作，要在制定轉移計劃的幾個小時之內完成整個轉移過程，這時不妨多找幾個人來幫忙，分工合作，既高效又保持工作質量。

　　7.在所有轉移文件或盒子上貼上標簽，寫明檔案的內容、日期等內容以便認讀時方便省時。

　　8.把轉移的檔案或盒子捆緊，并在運送過程中確保安全。