差旅管理的定義與方法

　　差旅管理是指企業利用信息技術，對差旅活動進行全過程監控，從而達到控制差旅成本的目的。傳統的差旅管理模式存在巨大的浪費、有著難以克服的管理漏洞，而現代化的差旅管理能夠為企業提供完善、快捷、方便、經濟的差旅服務，為企業節約費用、減輕企業行政人員和財務人員的負擔，為企業管理層提供差旅管理報告以利于差旅費用的控制和提升整個企業的管理水平。

　　中國企業差旅管理的現狀

　　目前中國多數企業缺乏差旅管理意識，其差旅費用的報銷流程復雜而繁瑣，財務人員的工作量巨大，出差員工差旅費用控制薄弱，管理效率低下。

　　1.企業管理層缺乏差旅管理意識

　　企業的并購、商務談判、營銷、采購已經牽扯了中國企業管理層太多的精力，他們決不肯花時間去考慮一年來有多少人出過差，去過哪些地方，差旅費開支的總額是多少。管理層認為這些事情應由企業行政人員或財務人員管理，而實際上企業行政人員多能從預訂酒店和機票中獲得高額回扣，財務人員本著多一事不如少一事的觀念缺乏對差旅費用進行管理的積極性，因此應用差旅管理的中國企業數量不多。根據《Corporate Travel Management and Travel Practices in China》報告顯示，在被采訪的國內私營企業中只有5%使用差旅管理服務，而國有企業的這個比例尚不足5%。

　　2.針對出差費用缺乏管理控制力

　　中國的企業通常由行政、財務、人事等部門的人員來專門負責差旅費用的支出，這類專門人員在為企業訂購機票、酒店時可以獲得高額回扣，出差員工住酒店時采用虛開住宿費發票或者購買假發票進行報銷的方式賺取“外快”;另一方面，中國的一些大中型企業在國內的攤子鋪得很大，公司職員每年都要坐上好幾回飛機，可謂是航空公司標準的大客戶，但從來沒有人想到去和航空公司協商，獲得一定的折扣。酒店費用也是如此：由于公司所有職員有權選擇自己偏好的酒店，使得企業員工在特定酒店的住宿天數無法達到一定數量，因此很難和某家酒店簽訂長期合同，以獲得更優惠的價格。由于缺乏有效監控，與差旅活動相關的票據的真實性、合法性難以甄別，加大了管理成本，嚴重影響了企業利潤的獲得。

　　3.報銷流程復雜、數據無法用于管理

　　根據《Corporate Travel Management and Travel Practices in China》報告，在被采訪的112家企業中，有1/4的受訪企業惟一使用的是手工流程和紙質表格處理差旅申請和審批，另有56%使用紙質表格和電子郵件結合的方式處理申請和審批。78%的受訪企業使用手工流程和紙質表格進行差旅費用報告。由此看來，中國企業多采用傳統的方法管理差旅費支出。

　　企業傳統的差旅管理流程復雜，出差人員要被迫填寫各種紙質單證，單證填寫容易出現不規范現象，需要花費大量的人力、物力去判斷其合法性與合理性;領導們的審批可能會由于其出差而被耽擱，從而影響業務的執行，大量的紙質單據傳遞到財務部門后給財務部門增加了很大壓力。由于各種出差相關票證種類繁多，對其進行裝訂、統計和匯總工作量極大，工作效率低下，還極易出現人為錯誤，造成不必要的損失。記錄著企業的業務運作過程的紙質單據上有著重要信息，分析這些信息可以得出公司一年里飛機、火車、酒店所有開支，差旅時間的分布、旅途的時間等對公司經營有用的數據，但是由于是紙質介質，使分析和統計很不方便，難以形成規范而有價值的差旅管理報告。

　　4.現金是首要的差旅費支付模式

　　在中國，現金是差旅支付的最主要模式，用于現金預付款和費用報銷。這一模式對所有類型的公司，包括跨國公司都適用。在112家受訪企業中，有52%的受訪跨國企業、86%的民營企業和91%的國有企業表示進行現金預付款并用現金支付差旅報銷費用，這與世界其它地方的公司依賴于企業信用卡作為最主要的支付方式形成了鮮明對比。

　　實施現代化差旅管理的建議

　　1.建立一套體現企業文化、人性化的差旅政策

　　企業差旅政策的制定體現了公司差旅費用支出的具體原則，涉及到旅行安排、付款方式、差旅開銷及支出的處理程序等。在差旅政策中應有以下條款：員工出差的審批、出差員工的職責、旅行指南、交通工具的選擇、機票和酒店預訂系統選擇、住宿標準、員工安全及保險條款、同行家屬費用條款、信用卡和現金使用條款、出差餐飲條款、電話費及出租車費條款、報銷程序條款、可以選用的差旅行程預訂系統、協議酒店名單、協議航空公司名單等，差旅政策條款應盡量細化以方便嵌入差旅預訂系統，從而保證良好的執行效果。在制定差旅政策時還應注意以下問題：

　　(1)差旅政策的制定要在分析以往差旅費用的基礎之上。通過分析以往的差旅費支出找出規律性的出差行為，例如經常入住的酒店、經常乘坐的航班、經常出差的城市，這樣可以了解到哪家航空公司可以成為指定航空公司以獲取最低機票折扣，哪個城市出差最多，哪種交通工具最方便且成本低廉，哪家酒店可以成為協議酒店以獲取最優惠的價格。

　　(2)差旅政策制定要在節約成本和員工滿意度之間找到平衡。如果一味地控制成本挫傷了員工的工作熱情，影響了企業的整體形象，向外界傳遞了企業資金短缺的信息，這將給企業的經營帶來負面影響;如果一味地迎合員工，則會使企業差旅成本大幅提升，利潤減少，最終也會影響企業的長遠發展。因此在制定差旅政策時要充分聽取企業各方人士的意見，尤其是要傾聽經常出差員工的心聲，還要讓財務人員會同差旅經理一同參與差旅政策的制定。例如出于節約成本考慮，企業或許規定某個職位的員工出差到車程12小時以上的地區必須坐硬臥，而當時的折扣機票可能只比火車票價貴出一至兩百元錢，坐飛機則可以快速到達。出差員工傾向坐飛機出行，那樣不僅能夠得到很好的休息，又能提高工作效率。然而財務人員則會認為成本加大了，財務效率降低。針對這一矛盾，在差旅政策中可以加上如下條款：在交通工具選擇中，飛機機票折扣如果達到一定標準，可以選擇乘機旅行。

　　另外，在差旅政策中還可以加上如下條款：嚴格出差審批，如果用電話或視頻以及電子郵件可以解決的業務堅決不批準出差;在出差時間確定的情況下，應提前數天預訂機票和酒店以獲得更為優惠的折扣等，這些條款的制定不僅能夠有效節省不必要的開支，而且也不會遭致出差人員的強烈抵制。

　　(3)差旅政策的制定應體現企業文化。如果企業強調以人為本、上下級平等的企業文化，非常注重員工的感受，在出差規定上，也應該力求人人平等，高級管理人員和普通員工間的待遇不要過于懸殊;如果企業強調權本等級的企業文化，那么在差旅政策的制定上應為不同等級員工制定不同的差旅標準，以體現等級觀念。

　　(4)在差旅政策的制定上要細致入微。差旅政策中應嚴格規定可以報銷的差旅費用明細以及出差人員的職責，例如出差員工必須嚴格執行差旅和住宿標準，必須在規定的時間內用規定的預訂系統完成預訂機票和酒店，并利用信用卡支付與之相關的費用并打出消費明細，必須按照規定的流程和期限報銷差旅費用，不得報銷與公司業務無關的消費支出，不得將公務艙位轉換為經濟艙位，從而為同行的配偶換取機票等。在差旅途中會遇到很多不確定因素，在差旅政策的制定上應列示安全旅行指南，與此同時應注明列示有關保險的條款以保障出差員工的權益。

　　(5)對企業員工進行差旅政策的培訓，確保差旅政策的順利實施。差旅政策作為企業的重要公共文件應放在公司網頁，以便員工熟悉了解。在執行差旅政策時，要加強與員工的溝通，例如對新員工進行差旅政策的宣講，提供一個公司內部的論壇用以討論政策的相關條款，這樣能夠增強員工對公司差旅制度的認知和理解，并自覺遵守。

　　2.任命差旅經理，確定差旅經理職責

　　當一家企業或者企業集團每年的差旅費用達到一定規模，任命一名專門負責企業或者企業集團差旅事務的經理人員將是十分必要的。其工作職責應該包括：

　　(1)參與制定差旅政策，負責向員工宣講差旅政策。差旅經理應配合企業差旅業務發展的需要，協同財務人員、經常出差的員工參與制定差旅政策，提出適合企業文化和業務需求的建議;差旅政策一旦確定，差旅經理所帶領的差旅管理團隊需要采用網上公示、進行培訓、和出差人員充分溝通等方式確保差旅相關人員了解該政策。

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　　(2)擔當外部商旅供應商與企業內部出差員工的中介。差旅經理所帶領的團隊有義務與每位差旅者進行溝通，使他們了解安排差旅時能夠利用哪些資源;當差旅政策中列示的供應商發生改變時，差旅部門應及時將新供應商名單告知全體員工，同時定期更新和增加差