機(jī)關(guān)應(yīng)用文的語言要求

　　準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、鮮明、易懂是機(jī)關(guān)應(yīng)用文語言的基本要求。

　　(1)準(zhǔn)確。機(jī)關(guān)應(yīng)用文代表著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)集體的聲音和意見，不準(zhǔn)確，含糊不清，摸棱兩可，執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)就不好把握，就不好執(zhí)行。

　　(2)簡(jiǎn)潔。機(jī)關(guān)應(yīng)用文必須簡(jiǎn)短扼要，特別是領(lǐng)導(dǎo)講話一定要注意多用短句，忌用長(zhǎng)句子，不要用過多修飾，把意思講明白就可以。

　　(3)鮮明。機(jī)關(guān)應(yīng)用文，不能像文學(xué)作品那樣，含蓄隱晦，深藏不露，更不能含糊不清，意向不明，它要求清楚、明白，無論贊成或反對(duì)什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么，都要非常確切地表述和說明，使人心領(lǐng)神會(huì)，一目了然。

　　(4)易懂。寫機(jī)關(guān)應(yīng)用文不能嘩眾取寵，不能用那些華麗而不易懂的辭藻，不能用那些自己生造的語言，不能有“學(xué)生腔”、“文學(xué)腔”，不講空泛的“普通話”，多講實(shí)實(shí)在在的“地方話”，多用群眾語言。

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　　機(jī)關(guān)應(yīng)用文有著較強(qiáng)的書面語言的語體色彩。

　　(1)平實(shí)。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是為了解決實(shí)際問題而說服讀者的，不是用形象化的描繪去感染讀者。因此在閱讀中，不包含欣賞的因素。這種特點(diǎn)的突出表現(xiàn)是：實(shí)在，不用烘托、渲染等手法，而是實(shí)實(shí)在在地寫下去;質(zhì)樸，如實(shí)地表現(xiàn)事物的本來面目，不允許藝術(shù)夸張;通俗，機(jī)關(guān)應(yīng)用文的用詞造句，都應(yīng)當(dāng)力求大眾化，避免用生僻晦澀的字句。

　　(2)得體。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的語言要和作者的身份、讀者對(duì)象、所要達(dá)到的目的，以及客觀環(huán)境和諧一致，恰到好處。說什么，不說什么，說到什么程度，用什么語氣，選擇什么詞匯，都要考慮最后的效果。要做到得體，還應(yīng)當(dāng)和所寫的文件的體例相符。報(bào)喜祝捷要熱烈歡快，頒布政策法令應(yīng)莊重嚴(yán)肅，批駁錯(cuò)誤觀點(diǎn)要有理有力，提出希望要求應(yīng)平和委婉等。比如，請(qǐng)示性公文，用語要謙恭，講究禮貌，結(jié)尾多使用“望”、“請(qǐng)”、“給以指示”等等，以表示下級(jí)對(duì)上級(jí)的尊重。不能用“必須”、“如此”之類很硬、很大的口氣。而指示，則要嚴(yán)謹(jǐn)、周密、明確，不能寫成乞求式的文章。命令的用語，則必須斬釘截鐵，毫不含混。

　　(3)確切。機(jī)關(guān)應(yīng)用文多是用來反映情況、指導(dǎo)工作的，一詞一句，一個(gè)概念，都必須有確定的含義，只能有一種解釋，不能有多種解釋;更不能給那些善于從文件上找空子的人，留下各取所需的漏洞。如果我們的文件使人讀了產(chǎn)生歧義，那就必然造成思想混亂，給工作帶來損失。

　　(4)概括。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的用語要求簡(jiǎn)捷明快，因此應(yīng)當(dāng)特別注重使用論斷性語言、綜合性語言、群眾性語言。在總結(jié)、決定、決議、指示等機(jī)關(guān)應(yīng)用文中，要善于運(yùn)用論斷性語言。這樣做，第一可以增強(qiáng)文件的說理性和說服力;第二可以增強(qiáng)文件的無可辯駁、不容置疑的權(quán)威性;第三可以用較少的文字說明比較多的、比較深刻的道理。