機關應用文的語言要求

　　準確、簡潔、鮮明、易懂是機關應用文語言的基本要求。

　　(1)準確。機關應用文代表著領導機關或領導集體的聲音和意見，不準確，含糊不清，摸棱兩可，執行的標準就不好把握，就不好執行。

　　(2)簡潔。機關應用文必須簡短扼要，特別是領導講話一定要注意多用短句，忌用長句子，不要用過多修飾，把意思講明白就可以。

　　(3)鮮明。機關應用文，不能像文學作品那樣，含蓄隱晦，深藏不露，更不能含糊不清，意向不明，它要求清楚、明白，無論贊成或反對什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么，都要非常確切地表述和說明，使人心領神會，一目了然。

　　(4)易懂。寫機關應用文不能嘩眾取寵，不能用那些華麗而不易懂的辭藻，不能用那些自己生造的語言，不能有“學生腔”、“文學腔”，不講空泛的“普通話”，多講實實在在的“地方話”，多用群眾語言。

　　相關鏈接：

　　機關應用文有著較強的書面語言的語體色彩。

　　(1)平實。機關應用文是為了解決實際問題而說服讀者的，不是用形象化的描繪去感染讀者。因此在閱讀中，不包含欣賞的因素。這種特點的突出表現是：實在，不用烘托、渲染等手法，而是實實在在地寫下去;質樸，如實地表現事物的本來面目，不允許藝術夸張;通俗，機關應用文的用詞造句，都應當力求大眾化，避免用生僻晦澀的字句。

　　(2)得體。機關應用文的語言要和作者的身份、讀者對象、所要達到的目的，以及客觀環境和諧一致，恰到好處。說什么，不說什么，說到什么程度，用什么語氣，選擇什么詞匯，都要考慮最后的效果。要做到得體，還應當和所寫的文件的體例相符。報喜祝捷要熱烈歡快，頒布政策法令應莊重嚴肅，批駁錯誤觀點要有理有力，提出希望要求應平和委婉等。比如，請示性公文，用語要謙恭，講究禮貌，結尾多使用“望”、“請”、“給以指示”等等，以表示下級對上級的尊重。不能用“必須”、“如此”之類很硬、很大的口氣。而指示，則要嚴謹、周密、明確，不能寫成乞求式的文章。命令的用語，則必須斬釘截鐵，毫不含混。

　　(3)確切。機關應用文多是用來反映情況、指導工作的，一詞一句，一個概念，都必須有確定的含義，只能有一種解釋，不能有多種解釋;更不能給那些善于從文件上找空子的人，留下各取所需的漏洞。如果我們的文件使人讀了產生歧義，那就必然造成思想混亂，給工作帶來損失。

　　(4)概括。機關應用文的用語要求簡捷明快，因此應當特別注重使用論斷性語言、綜合性語言、群眾性語言。在總結、決定、決議、指示等機關應用文中，要善于運用論斷性語言。這樣做，第一可以增強文件的說理性和說服力;第二可以增強文件的無可辯駁、不容置疑的權威性;第三可以用較少的文字說明比較多的、比較深刻的道理。