差旅管理:標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)接各種財(cái)務(wù)系統(tǒng)
出差人士利用等長途汽車、火車或航班的間隙,就可以將已經(jīng)消費(fèi)完成的票據(jù)拍照記錄下來,進(jìn)行報(bào)銷數(shù)據(jù)的快速傳遞。通常而言,差旅場景很急迫,養(yǎng)成記錄的習(xí)慣很重要。待有網(wǎng)絡(luò)時(shí),就可以快速傳遞給管理層,完成報(bào)銷票據(jù)的線上審批流程。
“在大多數(shù)中國公司里,人們還是在沿用傳統(tǒng)的商旅報(bào)銷流程,即由員工先掏腰包墊付差旅費(fèi)用,出差全程走完,再將所有票據(jù)整理好后交給各個(gè)管理層審批,最后送交財(cái)務(wù),領(lǐng)取報(bào)銷費(fèi)用?!边@樣做的結(jié)果是,既影響了公司的現(xiàn)金流,也影響了員工的“現(xiàn)金流”。
肖寧坦誠,改變一個(gè)人的習(xí)慣很難,特別是改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票報(bào)銷的習(xí)慣。但是,對(duì)于公司而言,當(dāng)員工的思維一旦電子化以后,不僅可以提升公司差旅報(bào)銷效率,還可以加快差旅數(shù)據(jù)的分析統(tǒng)計(jì),包括每月出差人數(shù)統(tǒng)計(jì)、費(fèi)用統(tǒng)計(jì)。
“但是,在傳統(tǒng)的紙質(zhì)報(bào)銷流程里,填個(gè)表可能要好幾天,需要各部門領(lǐng)導(dǎo)簽字,最后才能匯總到財(cái)務(wù)手里?!?/p>
如今產(chǎn)品已經(jīng)上線供差旅人士使用,肖寧和雷鳴把主要精力放在了渠道的推廣上。他們計(jì)劃為經(jīng)常出差的人士免費(fèi)提供報(bào)銷用的信封,一趟出差下來,所有票據(jù)被合成后塞到這個(gè)信封里,出差人數(shù)比較多的公司還可以將票據(jù)集中投放到票據(jù)箱里,再送到公司財(cái)務(wù)手中集中處理。這個(gè)票據(jù)箱也是隨身差旅免費(fèi)送的。
隨身差旅做了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的接口,對(duì)接各種財(cái)務(wù)系統(tǒng)。首先通過隨身差旅系統(tǒng)對(duì)票據(jù)進(jìn)行掃描,再用公司自身的財(cái)務(wù)軟件去掃描,所有數(shù)據(jù)就可以實(shí)現(xiàn)快速的自動(dòng)的傳輸。
肖寧有做財(cái)務(wù)管理的經(jīng)歷,深諳中國公司財(cái)務(wù)報(bào)銷的繁瑣流程。例如中國一家知名通信運(yùn)營商,在全國設(shè)立了幾十個(gè)分支機(jī)構(gòu),當(dāng)所有差旅發(fā)票都集中在公司總部幾十個(gè)財(cái)務(wù)的手里去處理的時(shí)候,工作強(qiáng)度之大可想而知。“發(fā)票交上來后,公司專門成立了一個(gè)小組,做發(fā)票掃描和分揀工作,經(jīng)過分揀的發(fā)票再交給下一個(gè)小組去處理?!?/p>
“如果一個(gè)財(cái)務(wù)面對(duì)幾百人,幾百張單據(jù)集中在兩天內(nèi)就可以完成,但是如果一個(gè)財(cái)務(wù)面對(duì)幾千人的時(shí)候,高強(qiáng)度的工作很容易讓他的情緒崩潰掉。”肖寧強(qiáng)調(diào),人為化的報(bào)銷管理很麻煩,財(cái)務(wù)會(huì)遇到各種問題?!耙坏┯行┢睋?jù)有問題,他需要去溝通,去聯(lián)系報(bào)銷者做處理。出差人士的報(bào)銷習(xí)慣千差萬別,一個(gè)信封里裝了一堆票據(jù),沒說明任何用途就發(fā)給了財(cái)務(wù),財(cái)務(wù)還要做二次整理。這是一個(gè)非常耗時(shí)的過程?!?/p>
肖寧與北京很多財(cái)務(wù)公司做過溝通,得知很多公司都面臨著工作效率亟待提升的問題?!八麄兛倳?huì)提出疑問,如果現(xiàn)狀是一個(gè)人服務(wù)一個(gè)企業(yè),那么是否有可能讓一個(gè)人服務(wù)幾十家企業(yè)?可是,如果標(biāo)準(zhǔn)化問題不解決,效率就無從談起?!?/p>
當(dāng)然,國內(nèi)有各種各樣的財(cái)務(wù)表格,表面上看,是增加了在線報(bào)銷的難度,但從另一個(gè)角度來說,也為這一領(lǐng)域的創(chuàng)業(yè)者提供了一個(gè)機(jī)會(huì),就是做出一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化接口,對(duì)接不同公司的財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)。
目前,國內(nèi)各種財(cái)務(wù)軟件數(shù)量多達(dá)近200個(gè),它們的接口和運(yùn)行方式都不一樣。“即使我們的系統(tǒng)與對(duì)方財(cái)務(wù)系統(tǒng)不對(duì)接,也可以快速地將這些數(shù)據(jù)電子化,隨身差旅在每張報(bào)銷單上都留下了唯一的條形碼?!边^去,財(cái)務(wù)人員需要輸入一長串單號(hào)才能錄入一張報(bào)銷單據(jù),如今,只要拿出手機(jī)對(duì)著條形碼一掃,單據(jù)上的數(shù)據(jù)就在電腦上完整地呈現(xiàn)出來了。這樣就大大縮短了差旅單據(jù)的核對(duì)時(shí)間。
“隨身差旅出具的報(bào)銷單據(jù),與傳統(tǒng)的紙質(zhì)報(bào)銷單的格式一模一樣,”當(dāng)發(fā)票被系統(tǒng)記錄下來,就會(huì)被自動(dòng)分類,實(shí)現(xiàn)電子表格的標(biāo)準(zhǔn)化,財(cái)務(wù)只需將數(shù)據(jù)掃描下來,按一下打印,電子報(bào)銷單就能夠以紙質(zhì)的形式傳送到財(cái)務(wù)的手中。未來,隨著網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的普及,只要按動(dòng)手機(jī)里的網(wǎng)絡(luò)打印機(jī),差旅報(bào)銷單據(jù)就能夠直接被打印出來。

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