差旅管理：標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)接各種財(cái)務(wù)系統(tǒng)

　　出差人士利用等長途汽車、火車或航班的間隙，就可以將已經(jīng)消費(fèi)完成的票據(jù)拍照記錄下來，進(jìn)行報(bào)銷數(shù)據(jù)的快速傳遞。通常而言，差旅場景很急迫，養(yǎng)成記錄的習(xí)慣很重要。待有網(wǎng)絡(luò)時(shí)，就可以快速傳遞給管理層，完成報(bào)銷票據(jù)的線上審批流程。

　　“在大多數(shù)中國公司里，人們還是在沿用傳統(tǒng)的商旅報(bào)銷流程，即由員工先掏腰包墊付差旅費(fèi)用，出差全程走完，再將所有票據(jù)整理好后交給各個(gè)管理層審批，最后送交財(cái)務(wù)，領(lǐng)取報(bào)銷費(fèi)用?！边@樣做的結(jié)果是，既影響了公司的現(xiàn)金流，也影響了員工的“現(xiàn)金流”。

　　肖寧坦誠，改變一個(gè)人的習(xí)慣很難，特別是改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票報(bào)銷的習(xí)慣。但是，對(duì)于公司而言，當(dāng)員工的思維一旦電子化以后，不僅可以提升公司差旅報(bào)銷效率，還可以加快差旅數(shù)據(jù)的分析統(tǒng)計(jì)，包括每月出差人數(shù)統(tǒng)計(jì)、費(fèi)用統(tǒng)計(jì)。

　　“但是，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)報(bào)銷流程里，填個(gè)表可能要好幾天，需要各部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，最后才能匯總到財(cái)務(wù)手里?！?/p>

　　如今產(chǎn)品已經(jīng)上線供差旅人士使用，肖寧和雷鳴把主要精力放在了渠道的推廣上。他們計(jì)劃為經(jīng)常出差的人士免費(fèi)提供報(bào)銷用的信封，一趟出差下來，所有票據(jù)被合成后塞到這個(gè)信封里，出差人數(shù)比較多的公司還可以將票據(jù)集中投放到票據(jù)箱里，再送到公司財(cái)務(wù)手中集中處理。這個(gè)票據(jù)箱也是隨身差旅免費(fèi)送的。

　　隨身差旅做了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的接口，對(duì)接各種財(cái)務(wù)系統(tǒng)。首先通過隨身差旅系統(tǒng)對(duì)票據(jù)進(jìn)行掃描，再用公司自身的財(cái)務(wù)軟件去掃描，所有數(shù)據(jù)就可以實(shí)現(xiàn)快速的自動(dòng)的傳輸。

　　肖寧有做財(cái)務(wù)管理的經(jīng)歷，深諳中國公司財(cái)務(wù)報(bào)銷的繁瑣流程。例如中國一家知名通信運(yùn)營商，在全國設(shè)立了幾十個(gè)分支機(jī)構(gòu)，當(dāng)所有差旅發(fā)票都集中在公司總部幾十個(gè)財(cái)務(wù)的手里去處理的時(shí)候，工作強(qiáng)度之大可想而知。“發(fā)票交上來后，公司專門成立了一個(gè)小組，做發(fā)票掃描和分揀工作，經(jīng)過分揀的發(fā)票再交給下一個(gè)小組去處理?！?/p>

　　“如果一個(gè)財(cái)務(wù)面對(duì)幾百人，幾百張單據(jù)集中在兩天內(nèi)就可以完成，但是如果一個(gè)財(cái)務(wù)面對(duì)幾千人的時(shí)候，高強(qiáng)度的工作很容易讓他的情緒崩潰掉。”肖寧強(qiáng)調(diào)，人為化的報(bào)銷管理很麻煩，財(cái)務(wù)會(huì)遇到各種問題?！耙坏┯行┢睋?jù)有問題，他需要去溝通，去聯(lián)系報(bào)銷者做處理。出差人士的報(bào)銷習(xí)慣千差萬別，一個(gè)信封里裝了一堆票據(jù)，沒說明任何用途就發(fā)給了財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)還要做二次整理。這是一個(gè)非常耗時(shí)的過程?！?/p>

　　肖寧與北京很多財(cái)務(wù)公司做過溝通，得知很多公司都面臨著工作效率亟待提升的問題?！八麄兛倳?huì)提出疑問，如果現(xiàn)狀是一個(gè)人服務(wù)一個(gè)企業(yè)，那么是否有可能讓一個(gè)人服務(wù)幾十家企業(yè)?可是，如果標(biāo)準(zhǔn)化問題不解決，效率就無從談起?！?/p>

　　當(dāng)然，國內(nèi)有各種各樣的財(cái)務(wù)表格，表面上看，是增加了在線報(bào)銷的難度，但從另一個(gè)角度來說，也為這一領(lǐng)域的創(chuàng)業(yè)者提供了一個(gè)機(jī)會(huì)，就是做出一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化接口，對(duì)接不同公司的財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)。

　　目前，國內(nèi)各種財(cái)務(wù)軟件數(shù)量多達(dá)近200個(gè)，它們的接口和運(yùn)行方式都不一樣。“即使我們的系統(tǒng)與對(duì)方財(cái)務(wù)系統(tǒng)不對(duì)接，也可以快速地將這些數(shù)據(jù)電子化，隨身差旅在每張報(bào)銷單上都留下了唯一的條形碼?！边^去，財(cái)務(wù)人員需要輸入一長串單號(hào)才能錄入一張報(bào)銷單據(jù)，如今，只要拿出手機(jī)對(duì)著條形碼一掃，單據(jù)上的數(shù)據(jù)就在電腦上完整地呈現(xiàn)出來了。這樣就大大縮短了差旅單據(jù)的核對(duì)時(shí)間。

　　“隨身差旅出具的報(bào)銷單據(jù)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)報(bào)銷單的格式一模一樣，”當(dāng)發(fā)票被系統(tǒng)記錄下來，就會(huì)被自動(dòng)分類，實(shí)現(xiàn)電子表格的標(biāo)準(zhǔn)化，財(cái)務(wù)只需將數(shù)據(jù)掃描下來，按一下打印，電子報(bào)銷單就能夠以紙質(zhì)的形式傳送到財(cái)務(wù)的手中。未來，隨著網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的普及，只要按動(dòng)手機(jī)里的網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)，差旅報(bào)銷單據(jù)就能夠直接被打印出來。