實踐中公文文種使用錯誤的情況

　　公文擬制中，有的同志不太注意文種的選擇，比如，把“請示”寫成了“報告”。“請示”需要上級機關答復，“報告”只需要上級機關閱知即可。名不正則事不順。如果用錯了，請示的問題就可能得不到及時的回應。

　　在實踐中，公文文種使用錯誤的情況，主要有以下幾類：

　　一

　　缺少文種

　　規范的公文標題應當包含發文機關、事由、文種三個要素。一些同志往往只注重事由，把公文標題寫成了新聞標題。如“今年我省高考招生計劃超額完成15%”，這樣的標題，作為一則消息是可以的，但如果作為公文就不夠妥當。因為收文單位很難迅速判斷出，你的行文目的是什么，是請示問題還是提出建議、報告工作。

　　二

　　使用非法定文種

　　實踐中，一些單位不是使用規定的15個文種，而是用總結、要點、方案、計劃、安排、綱要、規劃、建議、答復、匯報等作為文種。如“關于2015年工作要點”，這樣的標題在起草過程中或非正式行文時可以使用，一旦作為公文印發，就要規范起來，應改為“×××印發《2015年工作要點》的通知”。

　　三

　　文種重疊使用

　　如“×××關于做好×××工作的請示報告”，這種公文呈送到上級機關，經辦人員就不清楚，是作為一般的閱件處理還是需要答復。還有的單位出于各種考慮，故意寫成“請示報告”，這樣對具體辦理人員來說，就更難處理了。同樣的錯誤還有“意見報告”等。又如轉發類公文，因為轉發環節較多，會出現“通知的通知的通知”，其實可以省略中間環節，使用“通知的通知”即可。當然，文種重疊也有例外情況。“通知”可以和其他文種混合使用。如，“×××印發《關于深化本市體教結合工作的意見》的通知”。

　　四

　　越級使用規定文種

　　有的公文文種的適用范圍雖然沒有明確規定由哪一級機關使用，但涉及一個使用層級的問題。如黨的機關發布“會議公報”，只能是黨的全國代表大會及其中央委員會，地方黨組織不能發布“會議公報”。實踐中，有的地方黨委全會閉幕時也要發布一個公報，這就超越了層級。同樣的道理，“聯合公報”的內容也只能是反映國家外交事宜，地方與地方之間不能發布“聯合公報”。

　　五

　　其他錯用文種的情況

　　除本文開頭談到的“請示”與“報告”錯用之外，“請示”“報告”與“函”也容易用錯，主要表現是該用“函”的時候使用“請示”“報告”。出現這種情況的原因，一方面是起草者不清楚這幾個文種的使用規范;另一方面是明知不對，不得已而為之，因為這樣有利于申請事項獲得“綠燈”。日常行文中，確實有不少申請或報告事項因為使用了函卻被收文單位退回的現象。原因是這些收文單位往往強調某一事項屬于其職權范圍內審批的，要求對方單位必須寫“請示”。其實，“函”這種公文也具有請示和報告的功能，完全可以用于請示需要審批的事項。再往深層次講，兩個平級機關或沒有隸屬關系的機關之間，一家向另一家“請示”，從各方面講，都是不妥當的。

　　以上文種使用錯誤的情況比較常見。