教你從容參加國際性商業展覽

　　如何正確選擇展覽會

　　國際性商業展覽是代理商接觸進口產品最直接的途徑，當然也是參展廠商錄求代理商，并與潛在客戶商談的絕佳商機。然而參展，尤其是參加國際大展，并非易事，從展前準備、展覽期間的應對至展后的后續連擊，都與參展的效果息息相關。美國展覽者雜志指出，參加國際展最好能在一年前即開始準備，并將整年計劃劃分為四個階段，依序完成，方能達至預期的理想目標。以下為多家專業展覽后勤服務公司的專業經驗，提供廠商參考。

　　一、計劃時間表：

　　(一)12個月前1、從展覽的規模、時間、地點、專業程度、目標市場等各方面，綜合專家意見，選定全年展覽計劃;2、與展覽主辦單位或代理公司進行聯系取得初步資料;3、選定場地;(一般而言，首次參加國際大展，較難取得最佳位置);4、了解付款形式，考慮匯率波動，決定財務計劃;

　　(二)9個月前1、設計展覽結構;2、取得展覽管理公司的設計批準;3、選擇并準備參展產品;4、與國外潛在客戶及目前顧客聯絡;

　　(三)6個月前1、以廣告或郵件等進行推廣活動;2、確定旅行計劃;3、支付展覽場地及其他服務所須預先付款;4、復查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等、并準備必要和翻譯;5、安排展覽期間翻譯員;6、向服務承包商及展覽組織單位定購廣告促銷;

　　(四)3個月前1、繼續追蹤產品推廣活動;2、最后確定參展樣品，并準備大量代表本公司產品品質及特色的樣品，帖上公司標簽，贈送索取樣品的客商;3、將展位結構設計做最后的決定;4、計劃訪客回應處理程序;5、訓練參展員工;6、排定展覽期間的約談;7、安排展覽現場或場外的招待會;8、購買外匯;

　　(五)四天前1、將運貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放人公事包;2、搭乘飛機至目的地;

　　(六)三天前1、抵達，飯店登記;2、視查展覽廳及場地;3、咨詢運輸商，確定所有運送物品的抵達;4、指示運輸承包商將物品運送至會場;5、連絡所有現場服務承包商，確定一般準備就緒;6、與展覽組織代表連絡，告知通訊方法;7、訪問當地顧客;

　　(七)兩天前1、確定所有物品運送完成;2、查看所訂設備及所有用品的可得性及功能;3、布置展位;4、將所有活動節目做最后的決定;

　　(八)一天前1、將攤位架構、設備及用品做最的檢查;2、將促銷用品發送直接分配中心;3、與公司參展員工、翻譯員等進行展覽前最后簡報;

　　(九)展覽期間1、盡早到會場;2、于展覽第一天即將新聞稿送到會場的記者通訊廳;3、實地觀察后盡早預約明年場地;4、詳細記錄每一個到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶;5、對于沒有把握的產品需求，不要當場允諾，及時回報總部作出合理答復，一旦應承，必須按質按期完成，以取得客戶合作信心;6、每日與員工進行簡報;7、每天將潛在商機及顧客資料送回公司，以便即時處理及回應;

　　(十)展覽結束1、監督攤位拆除;2、處理商機;3、寄出謝卡。