公文處理制度
為了實現(xiàn)規(guī)范化,切實提高公文辦理質(zhì)量和效率,結(jié)合工作實際,制定本制度。
一、辦文分工
(一)辦公室主要負責綜合性上報或下發(fā)公文以及公司主要領(lǐng)導(dǎo)講話稿的承辦、催辦、起草、校核、印制、辦結(jié)工作;負責公文(信件)的登記、編號、打印、送簽、發(fā)送、立卷、歸檔等工作,其他各部室予以積極配合。{page_break}
(二)各部室按工作職能,負責做好專項公文的承辦、起草、校對、印制、辦結(jié)工作。
二、收文辦理
(一)收文。外來公文統(tǒng)一由辦公室專門工作人員負責簽收(下載)、登記。
(二)分送。辦公室根據(jù)來文內(nèi)容,結(jié)合公司領(lǐng)導(dǎo)成員的工作分工,附公文處理,及時分送分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)批示后,做好領(lǐng)導(dǎo)批示登記,復(fù)印送有關(guān)部室(人員)辦理。
(三)承辦。承辦人員收到領(lǐng)導(dǎo)批示后,如需發(fā)文,應(yīng)及時起草公文,送辦公室校核后,按程序送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
(四)催辦。辦公室應(yīng)對領(lǐng)導(dǎo)批示的由其他部室研辦的公文進行催辦。對領(lǐng)導(dǎo)批示件的催辦,要提醒注意辦件內(nèi)容的時限要求。一般件每2天 催辦一次,緊急公文隨時催辦,催辦情況應(yīng)做好記錄,并隨時向領(lǐng)導(dǎo)人反饋催辦情況。
三、公文制發(fā)
(一)公文起草 承辦部室(人員)起草公文時,必須準確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖,明白公文的目的要求,對公文所要論述的問題進行充分的調(diào)查研究和取證,遵照公文起草的基本要求進行撰寫。
(二)公文校核 以公司名義正式行文的公文,在送領(lǐng)導(dǎo)審批之前,承辦部室(人員)應(yīng)將公文初稿交辦公室進行校核。公文校核的內(nèi)容包括:
1、政策、法律校核:看是否與黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)相一致;是否與本公司以往政策規(guī)定連續(xù);是否與有關(guān)部門相關(guān)政策規(guī)定相聯(lián)系;政策規(guī)定是否可行。
2、內(nèi)容校核:主題是否鮮明,材料是否真實;表述是否準確,內(nèi)容是否完整。
3、文字校核:文字是否純正,結(jié)構(gòu)是否清晰;字句、標點是否妥貼;人員、地點、時間、數(shù)字、引文是否準確。{page_break}
4、格式校核:文種選擇是否恰當;行文形式是否準確;文體格式是否規(guī)范。
公文印發(fā)前由辦公室主任和承辦人員進行再校核。
校核內(nèi)容為:看領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)手續(xù)是否完備;看領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)的公文清樣的格式是否符合公文處理有關(guān)規(guī)定。
四、公文簽發(fā)
公司上行文由分管領(lǐng)導(dǎo)審核后送主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。下行文、平行文、一般性文件由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),重要性文件須送主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
簽發(fā)文件應(yīng)明確簽署“發(fā)”、“同意”等字樣,并由簽發(fā)人署名和注明簽署日期,用鋼筆、簽字筆或毛筆書寫。
五、公文傳閱
送領(lǐng)導(dǎo)傳閱的公文,按公文傳遞程序送閱,需幾位領(lǐng)導(dǎo)同志傳閱的公文,應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)人排序由前向后遞送;傳簽公文應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)人排序由后向前遞送。
六、發(fā)文處理
(一)校對 在公文正式印發(fā)前,文稿由辦公室負責對公文的審批手續(xù)、文種、格式、內(nèi)容等進行復(fù)核,確定發(fā)文字號、發(fā)文日期、分送單位和印制份數(shù),并進行發(fā)文登記。
(二)印制 印制公文應(yīng)做到準確、及時、規(guī)范、安全、保密,一般件當天完成,急件按規(guī)定時間完成,秘密公文應(yīng)當秘密印制,防止泄密事件發(fā)生。{page_break}
(三)分發(fā) 由公文承辦部室按分發(fā)要求及時分送,辦公室予以配合。
需清退的文件,由各部室按要求退回辦公室,需歸檔的文件材料,要嚴格按照檔案管理要求,做好歸檔工作。
七、公文辦理的基本要求
(一)公文辦理事關(guān)公司日常工作的正常運轉(zhuǎn),事關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)職能的發(fā)揮,事關(guān)公司各項工作部署的貫徹落實。因此,各辦文人員特別是辦公 室各工作人員一定要堅持實事求是,按照公司要求和公文處理的規(guī)定進行公文辦理,做到準確、及時、安全、保密。
(二)努力提高公文辦理質(zhì)量。承辦人員辦理公文,要做到認真、嚴肅、仔細、求實、準確、及時,文章力求簡練、樸實、莊重、規(guī)范、精益求精、反復(fù)琢磨,質(zhì)量不達標不出臺。
(三)努力提高辦文效率。公文處理的各個環(huán)節(jié),都要建立嚴格的崗位責任制和工作程序,辦文人員要樹立熱情服務(wù)的思想,克服拖拉作風,做到收件即辦,急件急辦,主動催辦,按時辦畢。

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