企業(yè)文檔管理的方式

　　隨著計(jì)算機(jī)辦公的普及，企業(yè)智慧財(cái)產(chǎn)的價(jià)值，不僅是企業(yè)信息化程度的重要考察指標(biāo)，更關(guān)乎到企業(yè)的發(fā)展大計(jì)。

　　傳統(tǒng)上的企業(yè)文檔都是存放在企業(yè)本地電腦中，通過對文檔的不同的分類，可以把企業(yè)文檔保存到相關(guān)目錄中，因此，可能會出現(xiàn)多級子目錄的情況，雖然在理論上可以同從根目錄開始，通過一條也許很長的路徑(例如A電腦D盤C目錄下的B子目錄下的E文件)，直到找到文檔。在效率至上的競爭社會里，是不允許這樣的，于是人們采用了搜索的辦法來解決這一問題，將樹狀的文檔結(jié)構(gòu)扁平化，這同樣也產(chǎn)生了一個(gè)問題，那就是準(zhǔn)確性，這個(gè)問題就需要設(shè)計(jì)合適的排序機(jī)制來解決。實(shí)際上，排序在人機(jī)交互上是一個(gè)值得考慮的細(xì)節(jié)，一個(gè)合適的排序機(jī)制可以使企業(yè)文檔更加有序，具有更好的可讀性，提高文檔管理工作的效率。

　　要理解企業(yè)文檔排序機(jī)制，首先要對企業(yè)文檔的基本構(gòu)成進(jìn)行分析。一般說來，企業(yè)文檔由文字、照片、圖紙、表格、音頻、視頻等等格式構(gòu)成，類型相當(dāng)復(fù)雜，電子文檔的多樣性給文檔管理帶來很大不便。大型企業(yè)一般會針對本企業(yè)的業(yè)務(wù)進(jìn)行分析，動用天文數(shù)字的人力物力財(cái)力，建立起一整套完善的文檔管理機(jī)制，而對于中小型企業(yè)來說，投入大量資源開發(fā)自己的文檔管理機(jī)制是沒有必要的，大都會采取如下幾種方式：

　　一、E-MAIL方式

　　這種方法通常是將文檔保存在郵件附件中，這種方式在中小企業(yè)中很常見，它有自己先天的優(yōu)勢，那就是傳播速度快，利用已有的成熟郵件系統(tǒng)及郵件客戶端(如outlook、foxmail、thunderbird等)，可以對企業(yè)文檔進(jìn)行歸檔和分發(fā)，這種方式，基本上是通過時(shí)間排序來管理企業(yè)文檔的。缺點(diǎn)顯而易見，一是文件必須壓縮后才能上傳，下載解壓后才可以閱覽，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且郵箱的存儲和上傳都有大小限制。如果采取企業(yè)郵箱的方式，一則花費(fèi)很高，二則受網(wǎng)速的影響很大;如果采用大型網(wǎng)站提供的服務(wù)，除了要考慮網(wǎng)速影響文檔管理外，還要考慮郵件附件大小限制對企業(yè)文檔保存的不利因素。更重要的是這些文檔是分散保存在不同的郵箱之中，很難實(shí)現(xiàn)文檔的共享利用，更無法實(shí)現(xiàn)文檔的快速查找，因此無法適應(yīng)一個(gè)企業(yè)文檔可能出現(xiàn)多個(gè)版本的情況以及其他不可預(yù)料的情況。

　　二、文件共享服務(wù)器

　　企業(yè)內(nèi)部搭建起一個(gè)共享的服務(wù)器，將文檔放在服務(wù)器中實(shí)現(xiàn)文檔的存儲和共享。通過在文件服務(wù)器中對文件進(jìn)行分門別類存放，文件共享對文檔進(jìn)行管理，可以實(shí)現(xiàn)比較簡單的搜索功能，但仍然很難對企業(yè)文檔進(jìn)行挖掘和再利用。因?yàn)檫@種方式基本上就是文檔分類排序和時(shí)間排序的簡單結(jié)合體，可以提供基本的文檔管理需求，但功能上遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足企業(yè)文檔管理的需要。

　　三、專業(yè)文檔管理軟件

　　一些比較大的軟件開發(fā)商，如易度、泛微軟件、德雅科技等，為中小企業(yè)提供了許多解決方案，并開發(fā)出了許多專業(yè)的文檔管理軟件，但是考慮到軟件成本和培訓(xùn)成本，更多的企業(yè)采用SVN版本控制工具來管理文檔，尤其是高科技企業(yè)。這種方式比較先進(jìn)，是一種混合型的排序管理，能夠很好控制文檔的來源、流向、時(shí)間等等，只是技術(shù)門檻要求比較高、專業(yè)性較強(qiáng)、相關(guān)軟件也比較復(fù)雜。