公文處理案例

　　【案例】“公文旅行”三百天辦事效率難體現

　　2001年10月20日，H省重點工程海南瓊州大橋工程建設指揮部向H省電力公司發出《關于加高跨越瓊州大橋高壓線的函》，要求在2001年底完成海南瓊州大橋高壓線升高或遷移工程。

　　這樣一份申請在當年年底完成高壓線遷移工程的公文，先后在省市政府與企業之間經歷了7個“回合”，歷時334天才完成“公文旅行”。據悉，該文先在H省電力公司與H市供電局、H市規劃局往來77天;由市規劃局報市政府歷時33天;在市政府內部“旅行”55天回到市規劃局;在市規劃局內部“休克”21天回到H省電力公司，又“減速運行”70天回到H市規劃局，該局有關科室又分3次向申報單位要求上報有關材料“折騰”51天，其間主管科長竟赴蘭州休假;在H市政府開展政務大整改的環境下，這樣一份?件又“旅行”27天，終于由H市規劃局批發了《規劃臨時許可證》。

　　經過300多天的等待，海南瓊州大橋工程建設指揮部上級主管部門——H省交通廳廳長得知《許可證》終于批發下來，親自致電H市規劃局請速將其傳真至省廳。不料，“命途多舛”的《許可證》在傳真方發送后不致電落實，接受方工作人員對急件“置若罔聞”的工作態度下，又“延誤”1天。案例參考：中新社海口2001年9月24日報道。{page_break}

　　【問題討論】

　　1.這份公文旅行主要體現了辦文程序中的什么弊端?

　　2.在設計這份公文流程中怎樣體現精簡高效原則?

　　本案例涉及精簡高效原則。

　　(一)案例公文的辦理主要存在以下弊端

　　一是部門和各級單位職責分工不清，辦文人員缺乏強烈的責任感和敬業精神，辦文中相互推諉責任，隨意讓公文在部門之間“旅行”和“休克”，貽誤辦文時機;二是程序設計不科學，辦理時限不確定，辦文缺乏具有監督反饋功能的環節，如內外催辦等，無法監控辦理速度和質量;三是辦公手段落后，沒有充分運用現代辦公技術提高效率。

　　(二)公文處理工作必須體現精簡高效原則

　　隨著社會發展節奏的加快，公文處理工作的精簡要求改進流程設計，簡化運轉、送審程序和手續;高效要求辦文及時，加強督促與檢查，加速公文運轉，做到不積壓、不拖延以致不誤時誤事。

　　首先，要簡化辦文手續和程序。要提高公文處理工作的效能，就必須對辦文部門分清職責，對辦文環節和手續進行科學設計和組合，能省則省，能簡則簡。

　　其次，要明確辦文時限。即規定每個具體工作環節的時間，以進行有效的催辦、查辦，確保公文處理工作的整體效率。本案例涉及的工程既定于當年年底完成，工期十分緊張，這是在公文處理工作中必須考慮到的，應該限時加急加快辦理，而不允許隨意讓公文在各個部門“旅行”，近一年時間才批下許可證，更不應該出現在H市規劃局內部“休克”21天的情況。

　　最后，要采用現代化辦公手段。辦文要提速，必須利用現代通訊方式、信息技術和設備，如能夠利用電子郵件、電話、傳真等直接溝通的，就要減少或取消用紙質公文文來文往;能夠用電話會議等方式周知的事項，就不要讓公文在內部依次傳遞;能夠實現網上一站式處理的機關，就不必讓申請人在政府部門之間往復辦理。