公司文書管理制度

　　(一)總則

　　第一條為確保管理工作的效率特制定本制度。

　　第二條所謂“文書”是指業務工作上往來公文、報告會議決議、規定、合同書、專利許可證書、電報、各種賬簿圖表、參考書等一切業務用書與公文。

　　第三條全部文書歸公司所有并收藏，任何個人不得私自占有。

　　第四條必須嚴格保守文書的機密。

　　第五條文書按下列要點處置或辦理：

　　1.凡重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達、答復等等，一律以“文書”的形式進行。所有文書的處置都必須以“準確”與“迅速”為原則，必須明確責任。

　　2.即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項，事后也必須以文書形式記錄下來。

　　第六條文書的管理原則規定如下：

　　1.文書的收發、領取與寄送，原則上由總公司總務部負責。

　　2.分公司或分支機構的文書管理，另有文書管理細則做出規定。

　　(二)文書的收發

　　第七條到達文書全部由文書主管部門接收，并按下列要點處置：

　　1.一般文書予以啟封，分送各部門。

　　2.私人文書不必開啟，直接送收信人。

　　3.分送各部門的文書若有差錯，必須立即退回總務部。

　　(三)文書的處理

　　第八條文書按機密程度可分為以下幾類：

　　1.絕密。指極為重要并且不得向無關人員泄漏內容的文書。

　　2.秘密。指次重要并且所涉及內容不能向公司內外無關人員透露的文書。