公文寫作：怎樣寫好《會議紀要》

　　《會議紀要》的特點：它的主要特點是:第一,會議紀要是對會議情況與議定事項的完整而系統的報道,一般制成于會議后期或會議結束之后,用于反映會議情況與傳達貫徹會議的議定事情。第二,紀要中所記載與傳達的會議議定事項,反映了主持單位和與會單位的共同意志與法定的權威性,因此對于有關的與會單位或下屬單位具有約束力,如認為必要,有權要求受文單位遵守和執行。第三,紀要的性質取決于會議的內容性質與印發會議紀要的目的要求,因此它具有知照、規定、協議、指導多種性質,有匯報、交流會議信息、介紹經驗、指導工作及約束執行的效用。

　　《會議紀要》的結構：第一,標題。會議名稱與文種(紀要)。第二,成文日期。一般用圓括號寫在標題正下方。第三,正文。用于概括反映會議基本情況,會議討論與決定事項及會議的希望、號召。會議紀要的正文表述:首先是會議基本情況。一般應寫明會議的根據、目的、會議名稱、時間、地點、與會范圍(人員)、議題、會議成果等。可用歸納法敘述,也可分設若干條款,分條敘述。專題性會議一般宜用歸納法敘述,比較具體地寫明上述內容。一般例行辦公會議多采用分條列項,寫明會議時間、地點、主持人、參加人即可。交流經驗、交換意見的座談會,可介紹與會者的姓名、身份會議議題等。其次是會議討論、決定的問題。一般先要寫對于會議討論事項的分析評價,如重要意義、成績、缺點,然后寫今后工作的指導原則與具體安排或對有關事項的處理決定。對于這一部分內容的表述,如屬專題性重要會議,可按會議討論與議定事項內容的邏輯關系,歸納概括成若干層次,每個層次用序數或小標題表示:如屬座談會紀要,可在分列若干問題之后,再按發言的順序分別表述:屬于例會,可以按會議討論的順序逐項敘述。再次,寫會議的希望、要求或號召。

　　撰寫要求

　　(1)以實事求是的態度真實準確地反映會議的各項內容。對與會者的發言與議定事項可歸納概括、提煉或作出必要的刪節,但絕不要按主觀意圖,隨意增添內容,甚至加以歪曲或篡改。對于會后工作的安排,包括責任分工、時限要求務求準確、具體,以利傳達貫徹與督促檢查。對于會議中出現的重大分歧,應如實記載反映。為了保證紀要的真實性與準確性,紀要寫成后應提請會議主持人審核與簽發,重要會議的紀要,應經與會者討論認可。

　　(2)突出重點,簡明精煉。應根據會議性質確定紀要的重點,對于重點部分應作詳盡的闡述。對于會議內容應加強分析與歸納概括,以便做到深入淺出,重點明確,語言簡明。如對于會議中產生的各種觀點,應加以集中與分析鑒別,作出理論上的概括,使紀要具有說理性;對會議中反映出的各情況,也應認真進行分析,從中提煉出最典型、最有說服力的事例與數據并作概括說明;對于會議的過程與情節也應概括介紹,舍棄繁瑣的細枝末節。

　　(3) 層次分明,條理清楚。紀要的各個層次除可用分標題、序數表示外,還可使用“會議決定”、“會議同意”、“會議聽取了……并經討論決定……”等慣用詞語表示。