出納操作基礎知識：怎樣保管會計憑證

　　怎樣保管會計憑證?保管過程中應注意以下問題：

　　(1)會計憑證應及時傳遞，不得積壓。記賬憑證在裝訂成冊之前，原始憑證一般是用回形針或大頭針固定在記賬憑證后面，在這段時間內，凡使用記賬憑證的財會人員都有責任保管好原始憑證和記賬憑證。使用完后要及時傳遞，并且要嚴防在傳遞過程中散失。

　　(2)憑證在裝訂以后存檔以前，要妥善保管，防止受損、弄臟、霉爛以及鼠咬蟲蛀等。

　　(3)對于性質相同，數量過多或各種隨時需要查閱的原始憑證，如收、發(fā)料單，工資卡等，可以單獨裝訂保管，在封面上注明記賬憑證種類、日期、編號，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證的名稱及編號。

　　(4)各種經濟合同和涉外文件等憑證，應另編目錄，單獨裝訂保存，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”。

　　(5)原始憑證不得外借，其他單位和個人經本單位領導批準調閱會計憑證，要填寫“會計檔案調閱表”，詳細填寫借閱會計憑證的名稱、調閱日期、調閱人姓名和工作單位、調閱理由、歸還日期、調閱批準人等。調閱人員一般不準將會計憑證攜帶外出。需復制的，要說明所復制的會計憑證名稱、張數，經本單位領導同意后在本單位財會人員監(jiān)督下進行，并應登記與簽字。

　　(6)會計憑證裝訂成冊后，應由專人負責分類保管，年終應登記歸檔。

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　　會計工作中，經常遇到的差錯種類很多，其主要表現在：

　　記賬憑證匯總表不平，總分類賬不平，各明細分類賬戶的余額之和不等于總分類賬有關賬戶的余額;銀行存款賬戶調整后的余額與銀行對賬單不符等。在實際工作中常見的記錄錯誤主要有以下三種：

　　(1)會計原理、原則運用錯誤。這種錯誤的出現是指在會計憑證的填制、會計科目的設置、會計核算形式的選用、會計處理程序的設計等會計核算的各個環(huán)節(jié)出現不符合會計原理、原則、準則規(guī)定的錯誤。例如，對規(guī)定的會計科目不設，不應設立的卻亂設，導致資產、負債、所有者權益不真實;對現行財務制度規(guī)定的開支范圍、標準執(zhí)行不嚴等。

　　(2)記賬錯誤。主要表現為漏記、重記、錯記三種。錯記又表現為錯記了會計科目。錯記了記賬方向，錯用了記賬墨水(藍黑墨水誤用紅水，或紅水誤用藍黑墨水)，錯記了金額等。

　　(3)計算錯誤。主要表現為運用計算公式錯誤;選擇計算方法錯誤;選定計量單位錯誤等等。

　　在實際工作中記賬憑證所附的原始憑證種類繁多，為了便于日后的裝訂和保管，在填制記賬憑證的時候應對附件進行必要的外形加工。過寬過長的附件，應進行縱向和橫向的折疊。折疊后的附件外形尺寸，不應長于或寬于記賬憑證，同時還要便于翻閱;

　　附件本身不必保留的部分可以裁掉，但不得因此影響原始憑證內容的完整;

　　過窄過短的附件，不能直接裝訂時，應進行必要的加工后再粘貼于特制的原始憑證粘貼紙上，然后再裝訂粘貼紙。原始憑證粘貼紙的外形尺寸應與記賬憑證相同，紙上可先印一個合適的方框，各種不能直接裝訂的原始憑證，如汽車票、地鐵車票、市內公共汽車票、火車票、出租車票等，都應按類別整齊地粘貼于粘貼紙的方框之內，不得超出。

　　粘貼時應橫向進行，從右至左，并應粘在原始憑證的左邊，逐張左移，后一張右邊壓位前一張的左邊，每張附件只粘左邊的0.6一1厘米長，粘牢即可。粘好以后要捏住記賬憑證的左上角向下抖幾下，看是否有未粘住或未粘牢的。最后還要在粘貼單的空白處分別寫出每一類原始憑證的張數、單價與總金額。

　　如某人報銷差旅費，報銷單后面的粘貼單附有0.5元的市內公共汽車票20張，1元的公共汽車票12張，285元的火車票1張，869元的飛機票1張，就應分別在汽車票一類下面空白處注明0.5×20=10元，1×12=12元，在火車票一類下面空白處注明285×1=285元，在飛機票一類下面空白處注明869×1=869元。這樣，萬一將來原始憑證不慎失落，也很容易查明丟的是那一種票面的原始憑證，而且也為計算附件張數提供了方便。

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