出納操作基礎(chǔ)知識(shí)：怎樣保管會(huì)計(jì)憑證

　　怎樣保管會(huì)計(jì)憑證?保管過(guò)程中應(yīng)注意以下問(wèn)題：

　　(1)會(huì)計(jì)憑證應(yīng)及時(shí)傳遞，不得積壓。記賬憑證在裝訂成冊(cè)之前，原始憑證一般是用回形針或大頭針固定在記賬憑證后面，在這段時(shí)間內(nèi)，凡使用記賬憑證的財(cái)會(huì)人員都有責(zé)任保管好原始憑證和記賬憑證。使用完后要及時(shí)傳遞，并且要嚴(yán)防在傳遞過(guò)程中散失。

　　(2)憑證在裝訂以后存檔以前，要妥善保管，防止受損、弄臟、霉?fàn)€以及鼠咬蟲(chóng)蛀等。

　　(3)對(duì)于性質(zhì)相同，數(shù)量過(guò)多或各種隨時(shí)需要查閱的原始憑證，如收、發(fā)料單，工資卡等，可以單獨(dú)裝訂保管，在封面上注明記賬憑證種類(lèi)、日期、編號(hào)，同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證的名稱及編號(hào)。

　　(4)各種經(jīng)濟(jì)合同和涉外文件等憑證，應(yīng)另編目錄，單獨(dú)裝訂保存，同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”。

　　(5)原始憑證不得外借，其他單位和個(gè)人經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)調(diào)閱會(huì)計(jì)憑證，要填寫(xiě)“會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱表”，詳細(xì)填寫(xiě)借閱會(huì)計(jì)憑證的名稱、調(diào)閱日期、調(diào)閱人姓名和工作單位、調(diào)閱理由、歸還日期、調(diào)閱批準(zhǔn)人等。調(diào)閱人員一般不準(zhǔn)將會(huì)計(jì)憑證攜帶外出。需復(fù)制的，要說(shuō)明所復(fù)制的會(huì)計(jì)憑證名稱、張數(shù)，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)同意后在本單位財(cái)會(huì)人員監(jiān)督下進(jìn)行，并應(yīng)登記與簽字。

　　(6)會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)后，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)分類(lèi)保管，年終應(yīng)登記歸檔。

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　　會(huì)計(jì)工作中，經(jīng)常遇到的差錯(cuò)種類(lèi)很多，其主要表現(xiàn)在：

　　記賬憑證匯總表不平，總分類(lèi)賬不平，各明細(xì)分類(lèi)賬戶的余額之和不等于總分類(lèi)賬有關(guān)賬戶的余額;銀行存款賬戶調(diào)整后的余額與銀行對(duì)賬單不符等。在實(shí)際工作中常見(jiàn)的記錄錯(cuò)誤主要有以下三種：

　　(1)會(huì)計(jì)原理、原則運(yùn)用錯(cuò)誤。這種錯(cuò)誤的出現(xiàn)是指在會(huì)計(jì)憑證的填制、會(huì)計(jì)科目的設(shè)置、會(huì)計(jì)核算形式的選用、會(huì)計(jì)處理程序的設(shè)計(jì)等會(huì)計(jì)核算的各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)不符合會(huì)計(jì)原理、原則、準(zhǔn)則規(guī)定的錯(cuò)誤。例如，對(duì)規(guī)定的會(huì)計(jì)科目不設(shè)，不應(yīng)設(shè)立的卻亂設(shè)，導(dǎo)致資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益不真實(shí);對(duì)現(xiàn)行財(cái)務(wù)制度規(guī)定的開(kāi)支范圍、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不嚴(yán)等。

　　(2)記賬錯(cuò)誤。主要表現(xiàn)為漏記、重記、錯(cuò)記三種。錯(cuò)記又表現(xiàn)為錯(cuò)記了會(huì)計(jì)科目。錯(cuò)記了記賬方向，錯(cuò)用了記賬墨水(藍(lán)黑墨水誤用紅水，或紅水誤用藍(lán)黑墨水)，錯(cuò)記了金額等。

　　(3)計(jì)算錯(cuò)誤。主要表現(xiàn)為運(yùn)用計(jì)算公式錯(cuò)誤;選擇計(jì)算方法錯(cuò)誤;選定計(jì)量單位錯(cuò)誤等等。

　　在實(shí)際工作中記賬憑證所附的原始憑證種類(lèi)繁多，為了便于日后的裝訂和保管，在填制記賬憑證的時(shí)候應(yīng)對(duì)附件進(jìn)行必要的外形加工。過(guò)寬過(guò)長(zhǎng)的附件，應(yīng)進(jìn)行縱向和橫向的折疊。折疊后的附件外形尺寸，不應(yīng)長(zhǎng)于或?qū)捰谟涃~憑證，同時(shí)還要便于翻閱;

　　附件本身不必保留的部分可以裁掉，但不得因此影響原始憑證內(nèi)容的完整;

　　過(guò)窄過(guò)短的附件，不能直接裝訂時(shí)，應(yīng)進(jìn)行必要的加工后再粘貼于特制的原始憑證粘貼紙上，然后再裝訂粘貼紙。原始憑證粘貼紙的外形尺寸應(yīng)與記賬憑證相同，紙上可先印一個(gè)合適的方框，各種不能直接裝訂的原始憑證，如汽車(chē)票、地鐵車(chē)票、市內(nèi)公共汽車(chē)票、火車(chē)票、出租車(chē)票等，都應(yīng)按類(lèi)別整齊地粘貼于粘貼紙的方框之內(nèi)，不得超出。

　　粘貼時(shí)應(yīng)橫向進(jìn)行，從右至左，并應(yīng)粘在原始憑證的左邊，逐張左移，后一張右邊壓位前一張的左邊，每張附件只粘左邊的0.6一1厘米長(zhǎng)，粘牢即可。粘好以后要捏住記賬憑證的左上角向下抖幾下，看是否有未粘住或未粘牢的。最后還要在粘貼單的空白處分別寫(xiě)出每一類(lèi)原始憑證的張數(shù)、單價(jià)與總金額。

　　如某人報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)，報(bào)銷(xiāo)單后面的粘貼單附有0.5元的市內(nèi)公共汽車(chē)票20張，1元的公共汽車(chē)票12張，285元的火車(chē)票1張，869元的飛機(jī)票1張，就應(yīng)分別在汽車(chē)票一類(lèi)下面空白處注明0.5×20=10元，1×12=12元，在火車(chē)票一類(lèi)下面空白處注明285×1=285元，在飛機(jī)票一類(lèi)下面空白處注明869×1=869元。這樣，萬(wàn)一將來(lái)原始憑證不慎失落，也很容易查明丟的是那一種票面的原始憑證，而且也為計(jì)算附件張數(shù)提供了方便。

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