常用公文寫作技巧(收藏備用)

一、請示的寫作要求 
(一)概念與分類 
請示“適用于向上級機關請求指示、批準的事項”。 
請示正文一般分為三個部分:①請示的理由。這部分十分重要,它是請示的依據和出發點,是能否得到滿意批復的關鍵,一定要充分說明理由。②請示的具體事項及要求。這部分有什么就寫什么,要明確、具體。③結語。一般用“妥否,請批示”等語。 
(二)寫作要求 
1、請示的理由要充分有力,請示的事項和要求要明確。對請示事項的理由要實事求是,具有說服力,不能虛報。注意行文語言,選用詞語要謙敬、分寸得當,一般不用請馬上、請立即等詞語。 
2、請示要一文一事。切忌在一篇請示中同時請示若干個不同性質、不同類別的問題,如在一個請示件中羅列了很多不相關的請示內容,請示的事項無法分清主次緩急,上級機關無從審批或因請示中某一件事不能解決,使得整個請示擱置下來,影響請示事項的及時批復。

3、切忌多頭主送。請示要根據機關隸屬關系向上級主管機關或主管部門行文,一般只報一個主送機關。如多頭主送,容易造成責任不明,互相推誘,或領導機關的批復不一致。如縣(市)婦聯向省婦聯寫請示,同時也讓設區市婦聯知悉,則可用抄報的形式。請示不能送領導個人,不抄送下級機關。 
4、請示和報告的內容不能混淆。請示與報告是兩個不同的文種,請示適用于向上級機關請求指示、批準;報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問。 
(三)請示與報告的區別 
請示與報告的相同之處在于它們都是上行文。其區別是: 
(1)行文目的不同。請示需要上級對下級有明確的批復;報告 
則是下情上達,上級領導機關只作為閱知件,不作答復。 
(2)行文時間不同。請示必須事前行文,不允許先斬后奏;報 
告可根據實際情況隨時行文。 
(3)行文內容不同。請示主要寫帶有迫切需要上級批示的事項;報告只是匯報事項。請示中可以有報告事項,但報告中不可夾帶有請示事項。在行文過程中請示與報告這兩個文種混用和不分的情況經常發生。有的該用請示用了報告,有的報告中夾帶請示事項,有的請示件標題用“關于xxx的請示報告”,這都是極不規范的。 
二、報告的寫作要求 
(一)概念與分類 
報告“適用于向上級機關匯報工作,反映情況,答復上級機關 
的詢問。” 
報告一般分為三部分:一是報告的原由,即為什么寫報告;二是報告的事項,用“現將……報告如下：”之類的轉接語引出報告的事實和問題,這部分要突出重點,做到點面結合;三是結束語,可根據報告內容的不同寫明"特此報告"、"專此報告"等。 
報告分為綜合報告、專題報告(情況報告)、隨文報告、答復報告和建議報告。 
(1)綜合報告。是下級機關為了使上級機關全面了解下級機關各方面情況,便于上級機關掌握全局,指導工作而寫的公文。綜合報告的主要特點是:匯報的情況和反映的問題比較全面,一般和工作總結結合起來。綜合報告的正文,一般包括報告起因和報告內容兩部分。報告起因即說明為什么要寫報告,報告起因一定要集中、概括、簡要直陳。有時就是幾句話,報告起因與報告內容之間的承上啟下用語,往往用“現將……情況報告如下”。報告內容,是報告正文的主體,一般要寫明完成任務、進行工作、處理事情的依據、過程、措施以及結果、成效與存在的問題,今后的打算與安排。報告正文的結尾用語一般用“特此報告”表述。 
(2)專題報告(情況報告)。是為了向上級著重匯報某項工作和某個問題,以使上級了解情況,做出指示而寫的公文。專題報告的顯著特點是,報告的內容專一。專題報告可分為:反映某項工作 
及其存在問題,并提出解決問題意見的專題報告;為總結某項工作而形成的經驗性的專題報告;為研究和解決某一問題或工作而召開會議所形成的會議專題報告;工作中有了錯誤,需要向上級機關檢討所形成的檢討性專題報告;對某一事情或某種情況進行周密的調查,在分析研究基礎上形成的調查,專題報告。 
各種專題報告的格式大體一致。正文內容,由于專題報告種類不同,在寫法上有所差異。一般說來,專題報告的正文大體包括三部分:一是工作開展情況,二是存在問題及其原因,三是解決問題的意見和辦法。正文開頭一般先詳細敘述新情況產生的緣由、情況和問題等作為“依據”,然后用“為了……”等句式點名主題,再用 “現……如下”句作為過渡語,轉入分旨部分,提出解決問題的具體措施。 
(3)隨文報告。是指報送文件或物件時隨件附文。它的范圍 
比較明確,寫法也較簡單,一般只對報送的文件、物件作簡要說明。 
(4)答復報告。是被動回答上級詢問的一種隨機性呈報,正文開頭一般先引用上級來文(或領導批示要求、函電)作為“依據”,然后用“現將……報告如下。”一句點明“意圖主旨”兼作過渡語,轉入分旨部分的詳細敘述。答復報告結尾處常用“以上報告如有不妥,請指示”做結語。 
(5)建議報告。是主動向上級提出建議要求批轉的一種祈使性上行文,一旦被批轉后,便可作為下行文下發。正文開頭應先逐一說明本建議的“事實依據”、“理論依據”、“目的主旨”和“意圖主旨”等,然后用“具體建議如下”一句過渡語轉入用“一、二、三”序號列項,或用小標題分列的分旨要素。建議報告的結束語常用“以上報告(建議)如無不妥,請批轉各地各部門執行”。 
(二)寫作要求 
1、重點突出,中心明確,詳略得當,即使是綜合報告,也要重點突出幾個問題,對其他問題簡略帶過。 
2、要有分析,不能只羅列現象,要著力揭示問題的實質,分析 
發展趨勢。 
3、要注意反映新情況、新問題即報告的內容要有新意,要注 
意時效性。 
4、內容要真實可靠,實事求是,要一分為二,報喜也要報憂,講成績也要找出差距和不足。 
5、注意一文一事,不要夾帶請示事項,簡明扼要,文字精煉。 
三、通知的寫作要求 
通知“適用于批轉下級機關的公文,轉發上級機關和不相隸屬機關的公文傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項,任免人員。” 
通知按內容性質和寫作方法不同可分為:①用于頒布行政法規的公布性通知,②用于批轉下級機關來文的批轉性通知,③用于轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關來文的轉發性通知,④用于對下級機關發布指示的批示性通知⑤告知一般事項的一般性通知,⑥會議通知。其內容構成一般由“原由”和“具體事項”組成。“原由”要講清目的；“具體事項”的內容要直截了當明確具體,有的很簡短,另起一段寫明所要求的事項即可。 
通知的適用范圍廣泛使用頻率高靈活及時不受單位級別限制,無論機關、學校、企業、部隊、群眾團體都可以使用。同時,它行文簡便、寫法靈活、種類多樣,寫作方式可以不拘一格,長篇、短篇、大事、小事都可以根據需要制發通知。 
四、總結的寫作要求 
總結是對前一階段社會實踐活動進行全面回顧、檢查、分析、評判,從理論認識的高度概括經驗教訓,并從中歸納出某些規律性的東西,以明確努力方向,促進和指導今后工作的一種公文。 
(一)分類和作用 
1、總結的分類。依據不同的劃分標準,總結可以分為若干類。 
(1)按內容可分為綜合性總結(全面總結)和專題性總結(經驗總結)。 
(2)按性質可分為工作總結、教學總結、學習總結等。 
(3)按時間可分為月份總結、季度總結、年度總結等。 
2、總結的作用。總結是工作中常用的一種公文,其作用具體 
如下: 
1、總結是推動工作前進的重要環節。任何一項工作,不論是個人或群體去進行,都需要多次反復操作、辛勤勞動才能完成。每一次具體實踐,都有成績與失誤、經驗與教訓。及時總結,就會及時取得經驗教訓,提高認識和工作技能。不斷總結,那么人們對客觀事物的認識也就越來越深刻,知識越來越廣,智慧越來越高,所進行的事業通過總結才會不斷發展、前進。 
2、總結是尋找工作規律的重要手段。任何一種事物,都存在著內在聯系、外部制約,都有它自身的發展、運動規律。遵循這些規律辦事就能順利達到預期的目的,否則就會受到違背規律的懲罰而招致失敗。而要找尋、發現客觀規律,就需要總結。 
3、總結是培養、提高工作能力的重要途徑。一個人的工作能力是指這個人能否承擔某項工作氣執行某項任務的能力。具體表現有兩個方面:一是專業知識水平,二是解決、處理實際工作中所遇問題的能力。在實踐中,二者常常是揉合在一起的,相得益彰。運用所學到的知識,處理實際工作中的問題,并不斷總結經驗的過程, 就是工作能力不斷提高的過程。因此,總結是提高工作能力的重要手段。 
4、總結是團結群眾,爭取領導支持的好渠道。一項工作任務完成之后,必須進行總結。總結能全面深入地回顧、檢查,對成績與不足、成功與失敗、經驗與教訓, 實事求是地做出正確評價,使大家認識統一。這樣的總結群眾心服口服,把群