企業尋求創新方法管理業務文檔

　　如果企業可以有效地開發并維護內容與文檔，這其中所包含的信息便可以為企業節約時間與成本，甚至帶來利潤。相反，如果對內容與文檔處理不當，則會導致無法找到所需文檔，進而造成企業收入與生產力的流失，甚至引發法律糾紛。

　　這也是為什么許多企業都在尋求創新方法來管理業務文檔與內容的原因。根據高德納咨詢公司(Gartner)發布的研究數據，企業內容管理行業的全球市場營收從2006年的26億美元發展到目前的34億美元以上。

　　Grange Insurance就是采購內容管理解決方案的企業之一。這是一家總部位于俄亥俄州哥倫布市的保險公司。每年它都為數千客戶提供汽車保險、家庭財產保險、生命保險，以及農場保險服務，隨之產生無止境的紙質文檔。Grange需要找到一種方法，方便其眾多的獨立代理商快速為客戶提供報價與保險計劃，并及時處理客戶索賠，回答客戶提問。

　　如今，很多企業都受益于它們在 IBM 企業內容管理解決方案上的投資。該系統每天可以掃描 6 萬份文檔。Grange的業務代表可以通過網絡快速獲取與保險有關的文檔，并通過電子郵件或電話將相關信息提供給客戶。這樣一來，客戶在幾分鐘內就可以收到有關索賠的最新進展、新保險計劃的報價和涵蓋的具體細節，而不再需要等上幾個小時或者幾天。“這是我們所做的最正確的決策，”首席計算機分析師老瓦倫丁(Jerry Valentine Sr.)如是說，“這套解決方案是我們公司信息存儲與處理的基礎。”

　　正如Grange所發現的，文檔與內容管理通常會涉及到紙質文件數字化的轉型。事實上，還涉及到其他一些領域，例如安全、災難恢復、協作、打印機管理等。Baseline雜志最近采訪了一些企業高管，這些企業都已采取了措施，以提高公司文檔監管水平。