外貿函電的寫作要領

　　寫作表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。圍繞這一點，我們總結了幾方面的內容，希望對您寫作商務信函有借鑒作用。

　　1、口語化

　　每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎?只不過是把交談的內容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。

　　2、語氣語調

　　由于您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語氣語調也應該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什么樣的目的，您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢?是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調來表現。

　　3、禮貌

　　我們這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。如果本著這樣的態度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今后合作的機會。

　　特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現一下您的高姿態，您可以據理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言。

　　還要提醒一點，中國人有句話叫做“過猶不及”。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚。所以最關鍵的還是要把握好“度”，才能達到預期的效果。

　　4、簡潔

　　就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復雜的單詞。一個單詞可以表達，就不要用詞組。多用短句，因為短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長的連詞。在同一封信函里，不要使用多個相同含義的單詞。比如，您前面寫了“goods have been sent”，那后面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因為這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。

　　寫作商務信函并不要求您使用華麗優美的詞句。所有您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。圍繞這一點，我們總結了幾方面的內容，希望對您寫作商務信函有借鑒作用。

　　5、回復迅速及時

　　給買家的回復，千萬要迅速及時。因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應商。如果您的回復不夠及時，就可能因為搶不到先機而失去商機。

　　6、標題

　　這一點是特別針對寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識到，事實上，E-mail的標題是很重要的一個部分，您的郵件給對方的第一個印象就是通過標題來完成的。如果標題沒有內容，看起來象群發的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。比如這樣的標題“How are you?”，“Can we work together?”，建議您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile’s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”這樣您的郵件會顯得更加專業。{page_break}

　　7、精確

　　當涉及到數據或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助于加快事務的進程。

　　8、針對性

　　請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發的通函，從而表示對此的重視。當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“DearSirs”or“DearSirorMadam”。

　　商務函電的作用，一是索取信息或傳遞信息，二是處理商務交流中有關事宜，三是聯絡與溝通感情。

　　商務函電的寫作應掌握7C原則，即：

　　完整(complete)

　　正確(correctness)

　　清楚(clearness)

　　簡潔(concreteness)

　　具體(concreteness)

　　禮貌(courtesy)

　　體諒(consideration)

　　完整：商務函電應完整表達所要表達內容和意思，何人、何時、何地、何事、何種原因、何種方式等。

　　正確：表達的用詞用語及標點符號應正確無誤，因為商務函電的內容大多涉及商業交往中雙方的權利、義務以及利害關系，如果出錯勢必會造成不必要的麻煩。

　　清楚：所有的詞句都應能夠非常清晰明確地表現真實的意圖，避免雙重意義的表示或者模棱兩可。用最簡單普通的詞句來直截了當地告訴對方。

　　簡潔：在無損于禮貌的前提下，用盡可能少的文字清楚表達真實的意思。

　　清楚和簡潔經常相輔相成，摒棄函電中的陳詞濫調和俗套，可以使交流變得更加容易和方便。而一事一段則會使函電清楚易讀和富有吸引力。

　　具體：內容當然要具體而且明確，尤其是要求對方答復或者對之后的交往產生影響的函電。

　　禮貌：文字表達的語氣上應表現出一個人的職業修養，客氣而且得體。最重要的禮貌是及時回復對方，最感人的禮貌是從不懷疑甚至計較對方的坦誠。商務交往中肯定會發生意見分歧，但禮貌和溝通可能化解分歧而不影響雙方的良好關系。

　　體諒：為對方著想，這也是擬定商務函電時一直強調的原則：站在對方立場。在起草商務函電時，始終應該以對方的觀點來看問題，根據對方的思維方式來表達自己的意思，只有這樣，與對方的溝通才會有成效。

　　商務函電的種類包括：商洽函、詢問函、答復函、請求函、告知函、聯系函。從商務函

　　電的具體使用功能來講，又可分為：來函處理答復函、訂貨函、任命函、祝賀函、感謝函、介紹函、邀請函、聯絡函、致歉函、慰問函、唁函、推銷函。